Menu

Vrijwilligersbeleid

Jan Nap is aanspreekpersoon voor het vrijwilligersbeleid en beheert alle functieomschrijvingen.

 

Vrijwilligersbeleid bij VZC E&P

Veenendaal, maart 2009

Werkgroep vrijwilligersbeleid

Cathy Brouwer

Ferdinand van Dop

Roelie Grit

Peter Hoevens

Jan Nap

Carla van Rees

Inge Walta


Inhoudsopgave

                                                                                                              pagina

Hoofdstuk 1         Inleiding en analyse                                                       3

Hoofdstuk 2                   De organisatie en de randvoorwaarden vrijwilligersbeleid          6

Hoofdstuk 3                   Het werven van vrijwilligers                                           8

Hoofdstuk 4                   Het behouden van vrijwilligers                                       11

Hoofdstuk 5                   Samenvatting actieplan                                                  13

Bijlage 1                Voorbeeld aanvraagformulier vrijwilligers

Bijlage 2                Functie- en taakomschrijving vrijwilligerscoördinator

Bijlage 3                Overzicht vrijwilligersfuncties binnen VZC E&P

Bijlage 4                Checklist functieomschrijving

Bijlage 5                Voorstel reglement Lid van verdienste en erelid


Hoofdstuk 1  Inleiding en analyse

  1. Inleiding

Zoals in het beleidsplan van VZC E&P aangegeven is het streven om het vrijwilligersbeleid van VZC E&P nader uit te werken. Breed werd en wordt de behoefte binnen VZC E&P gevoeld naar een meer inhoudelijk vrijwilligersbeleid en een concreet stappenplan voor het werven en behouden van vrijwilligers. In dit beleidsplan is getracht het vrijwilligersbeleid zoveel mogelijk concreet te maken.

Een goed vrijwilligersbeleid is er op gericht om mensen te stimuleren vrijwilligerswerk binnen de vereniging op te pakken en dit goed en met plezier uit te blijven voeren. Dit vergroot ook de binding met de vereniging. Het vrijwilligersbeleid heeft ten doel het aanbod van vrijwilligers zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de vraag naar vrijwilligers.

Allereerst zal gestart worden met een visie en de uitgangspunten van het vrijwilligersbeleid (zie hoofdstuk 1.2) alsmede een analyse van de huidige problematiek (zie hoofdstuk 1.3).

Vervolgens zal het beleid in de volgende onderdelen worden uitgewerkt:

  • de organisatie en randvoorwaarden(zie hoofdstuk 2)
  • het werven van vrijwilligers (hoofdstuk 3)
  • het behouden van vrijwilligers (hoofdstuk 4)
  • Samenvatting actieplan (hoofdstuk 5)

De werkgroep heeft tijdens haar onderzoek gesproken met leden van de diverse afdelingen binnen de vereniging. Tevens is gebruik gemaakt van het commentaar vanuit de Algemene Ledenvergadering d.d. 12 november 2008.

  1. Visie en uitgangspunten vrijwilligersbeleid

Binnen VZC E&P leeft breed het gevoel dat VZC E&P een club “voor en door” leden is en dat de club dit vooral ook in de toekomst moet blijven koesteren. Dit bepaalt voor een groot deel de sfeer en de identiteit van de club en ook de binding die de leden hebben met de club.

VZC E&P is een recreatieve zwemclub waarbij het mogelijk is alle takken van de zwemsport te beoefenen. Een club met vooral de nadruk op breedtesport, waarbij getracht wordt talenten, indien mogelijk, te begeleiden. Plezier en prestatie op “ieders niveau” staat hierbij voorop.

Bovengenoemde visie betekent concreet dat er binnen de club geen betaalde functies zijn (uiteraard is wel een eventuele vergoeding van gemaakte onkosten mogelijk). Het invoeren van betaalde functies (bijvoorbeeld de aanstelling van een betaalde verenigingsmanager) heeft naar de mening van de werkgroep namelijk de volgende nadelen:

  • Betaalde functies zullen onvermijdelijk leiden tot een forse verhoging van de contributies van de leden en/of meer afhankelijkheid van sponsorgelden.
  • Invoering van een goed vrijwilligersbeleid zal juist moeten leiden tot een betere structuur ten aanzien van het werven en behouden van vrijwilligers. Dit zal “automatisch” meer leiden tot plezier en binding. Voordat een goed vrijwilligersbeleid is opgezet, is de invoering van betaalde functies niet opportuun.
  • Het is bovenal strijdig met de bovengenoemde identiteit van VZC E&P. Invoering van betaalde functies binnen de club zal leiden tot een ongewenste verandering van de identiteit van VZC E&P (consumentisme van de leden wordt erdoor vergroot ).
  • Het kan leiden tot een zekere “bestuurlijke luiheid” in de organisatie waarbij de betaalde krachten geacht worden alle problemen in de club op te lossen. Tevens kan het leiden tot motivitatieproblemen bij vrijwilligers. Immers de verenigingsmanager krijgt een “forse” financiële beloning en de vrijwilligers die ook veel werkzaamheden voor de club verrichten krijgen “niets”.

De werkgroep wil op bovengenoemde regel eventueel alleen een uitzondering maken voor de technische functies binnen de club (trainers) om op die manier een minimaal technisch niveau binnen de club te kunnen blijven waarborgen. Hiervan kan elk lid ook binnen de club profiteren (bijvoorbeeld betere trainingen). Elke afdeling zal zelf moeten besluiten in hoeverre dit binnen de afdeling wenselijk en/of noodzakelijk is.    

  1. Analyse huidige problematiek

Helaas ontkomt ook VZC E&P niet aan de maatschappelijke tendens waarmee vrijwel iedere club of vereniging te maken heeft in Nederland: het is lastig en soms onmogelijk om voldoende vrijwilligers te vinden en alle posities binnen de vereniging bezet te houden. Vooral structurele vrijwilligersfuncties (bijvoorbeeld bestuursfuncties) zijn moeilijk te vervullen.

Dit leidt ertoe dat vrijwilligers vaak meerdere functies binnen de vereniging bezetten. Mede door bovenstaande maatschappelijke tendens is ook op dit moment binnen VZC E&P sprake van een “harde kern” van een relatief beperkt aantal (zeer) actieve vrijwilligers die een groot aantal functies binnen de vereniging vervult. Voor sommige van deze vrijwilligers dreigt “overbelasting”, aangezien het vele vrijwilligerswerk een te groot beslag op hun vrije tijd legt. Daarnaast kan het hebben van een dergelijke “harde kern” voor een nieuw lid/relatieve buitenstaander een belemmering zijn om zich aan te melden als vrijwilliger. Hij of zij denkt dat alles wel goed geregeld is binnen de club en dat er geen behoefte is aan zijn of haar inzet.

Om een gezonde en vitale club te behouden is het belangrijk dat het werven en behouden van vrijwilligers meer aandacht krijgt. De werkgroep signaleert hierbij de volgende knelpunten:     

  • Binnen de vereniging kan het inzicht in en de voorlichting over het aantal benodigde vrijwilligers en de door hem/haar uit te voeren taken worden verbeterd (vacaturebank). Nieuwe leden hebben vaak geen idee wat er bijvoorbeeld komt kijken om een zwem- of waterpolowedstrijd te organiseren.
  • Er is geen goede organisatie rondom het werven van vrijwilligers. De werving gebeurt vaak adhoc en een actieve benadering van de leden vindt niet gestructureerd plaats. Vooral nieuwe leden en ouders van kinderen worden niet actief benaderd terwijl zij juist een belangrijke bron van vrijwilligers kunnen zijn.
  • Tevens is er geen goed zicht op de capaciteiten en vaardigheden van de leden van de vereniging (inclusief ouders). Een gestructureerde vastlegging hiervan vindt niet plaats. Hierdoor mist de vereniging kansen in de werving van vrijwilligers.
  • De communicatie met de (potentiële) vrijwilligers kan worden verbeterd. Maak vooraf goed duidelijk wat wel en niet verwacht mag worden.
  • Het beleid ten aanzien van het al dan niet geven van onkostenvergoedingen verschilt per onderdeel binnen de vereniging. Voorbeeld: binnen de zwemafdeling krijgen de officials bijvoorbeeld niet alle onkosten vergoed bij het volgen van een “klokkers”cursus. Binnen de waterpoloafdeling worden dit soort onkosten wel vergoed of er wordt voor gezorgd dat alle benodigde materialen aanwezig zijn. Gevolg hiervan is dat een vrijwilliger soms met extra kosten wordt geconfronteerd in vergelijking met een lid die geen vrijwilligerstaken uitvoert!
  • Samenhangend met het bovenstaande mag de waardering van de vrijwilliger (naast reeds bestaande uitingen van waardering voor onze vrijwilligers, zoals de jaarlijkse vrijwilligersavond) verder worden vergroot.

Samengevat komt het bovenstaande erop neer dat met name een goede (organisatie)structuur rondom het vrijwilligersbeleid ontbreekt. Het ontbreken van een vrijwilligerscoördinator, verenigingsbreed, en binnen de diverse afdelingen van VZC E&P doet zich hier voelen. Deze persoon/functie zou deze structuur juist mede gestalte kunnen geven.

Hoofdstuk 2  De organisatie en de randvoorwaarden

 

2.1     De vrijwilligerscoördinator

Zoals tijdens de knelpuntenanalyse is vastgesteld, behoeft de structuur van het vrijwilligersbeleid verbetering. Met name een vrijwilligerscoördinator verenigingsbreed en eventueel per afdeling zou dit gestalte kunnen geven.

De vrijwilligerscoördinator zorgt voor een goede match tussen vraag en aanbod van vrijwilligers. Zijn taken staan in de taakomschrijving vrijwilligerscoördinator (zie bijlage 2). Kort samengevat heeft de vrijwilligerscoördinator de taak te zorgen voor voldoende en opgeleid kader. De coördinator maakt en beheert daarvoor een kaartenbak met (potentiële) vrijwilligers met daarbij bijbehorende kwaliteiten en

werkzaamheden die deze persoon zou kunnen of willen verrichten. Voor de inhoud van zo’n kaartenbak verwijzen we naar hoofdstuk 3.1 van het beleidsplan. Verder moet de vrijwilligerscoördinator op tijd signaleren waar zich in de nabije toekomst tekorten kunnen voordoen.

De werkgroep beveelt aan om de taak van vrijwilligerscoördinator binnen het hoofdbestuur, alsmede binnen de afdelingen van VZC E&P te laten uitvoeren door een bestuurslid van het hoofdbestuur respectievelijk de betreffende afdeling zodat er overal “bestuurlijk” draagvak is. Uiteraard kan een deel van de werkzaamheden van de vrijwilligerscoördinator gedelegeerd zijn aan bepaalde vrijwilligers binnen de vereniging. Het is echter wel belangrijk dat één bestuurslid altijd direct verantwoordelijk en aanspreekbaar is voor de portefeuille “vrijwilligerszaken”. Periodiek dient overleg plaats te vinden tussen de diverse vrijwilligerscoördinatoren binnen de club.

2.2.    Wel of geen vrijwilligerscontract

Wij zijn geen voorstander van een standaard vrijwilligersovereenkomst. Dit wordt door veel vrijwilligers als niet motiverend beschouwd en niet passend bij het karakter van vrijwilligerswerk. Uiteraard is het wel belangrijk dat we al tijdens de intake van nieuwe vrijwilligers uitdragen dat vrijwilligerswerk niet vrijblijvend is.

2.3     Screening van vrijwilligers

Voornamelijk bij vrijwilligers die werkzaam zijn bij de jeugdafdelingen van de vereniging of in andere gevoelige (bijvoorbeeld financiële) functies binnen de club opereren, is een goede screening van belang. Voor sommige functies kan het helpen een verklaring van “goed gedrag” te vragen, zoals dat kan worden aangevraagd via de gemeente . In zijn algemeenheid vinden wij het echter een te zwaar middel. Bovendien is een dergelijke verklaring ook niet “waterdicht”.

Belangrijk blijft natuurlijk om binnen de vereniging een open cultuur te hebben waarin eventuele misstanden bespreekbaar zijn en ook in vroegtijdig stadium aan de orde kunnen worden gesteld zonder direct iemand te beschuldigen.

Wij bevelen aan om dit punt binnen het bestuur aan de orde te stellen en beleidsmatig verder uit te werken. 

De aanstelling van een vertrouwenspersoon binnen de vereniging kan hierbij een belangrijk hulpmiddel zijn..    

2.4     Onkostenvergoedingen

Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is dat hiertegenover in principe geen financiële vergoeding staat. Zoals in hoofdstuk 1.2. aangegeven kan hiervoor per afdeling een uitzondering worden gemaakt voor technische functies. Wel acht de werkgroep het van belang dat een vrijwilliger de daadwerkelijk gemaakte kosten krijgt vergoed van de vereniging. Uitgangspunt hierbij is dat de vrijwilliger in principe niet duurder uit is dan een lid die geen vrijwilligerswerk uitvoert. Zoals eerder aangegeven is het van belang dat het declaratiebeleid voor gemaakte kosten binnen de vereniging wordt geüniformeerd. Per afdeling kan dit geuniformeerde beleid nader worden uitgewerkt.

  1. Verzekeringen

Ter stimulering van het vrijwilligerswerk heeft sinds 1 januari 2009 de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een verzekeringsaanbod voor alle gemeenten ontwikkeld waarmee zij op eenvoudige wijze vrijwilligers in hun gemeenten collectief kunnen verzekeren tegen risico’s die deze vrijwilligers lopen bij de uitoefening van hun vrijwilligerswerk. De gemeente betaalt een premie op basis van het aantal inwoners. Het hiervoor benodigde geld wordt apart via het gemeentefonds aan gemeenten ter beschikking gesteld. De vrijwilliger hoeft zelf geen administratieve handelingen te verrichten.  

Voorzover bekend is tot op heden de Gemeente Veenendaal nog niet op het aanbod van de VNG ingegaan. Dit betekent dat VZC nog zelf verantwoordelijk is voor de verzekering van haar vrijwilligers. Bijzondere aandacht verdient in dit verband de verzekering van ouders van (jeugd)leden die vrijwilligerswerk verrichten. Wij hebben begrepen dat hiervoor een aparte verzekering is afgesloten.


Hoofdstuk 3 Het werven van vrijwilligers

3.1     Het aanbod van vrijwilligers

Zoals in hoofdstuk 1.3. aangegeven,  is op dit moment  geen goed zicht op de capaciteiten en vaardigheden van de leden van de vereniging (inclusief ouders). Een gestructureerde vastlegging hiervan vindt niet plaats. Om hierin verbetering te brengen bevelen wij de volgende maatregelen aan:

  • De vereniging zal bij aanmelding een aanmeldingsformulier laten invullen waarin o.a. staat dat de vereniging ervan uitgaat dat iedereen in meer of mindere mate zijn/haar steentje zal bijdragen aan de vereniging. Dit houdt dus geen verplichting in om vrijwilligerswerk te doen, maar wel een sterk appel om je actief in te zetten voor de club.
  • Elk nieuw lid (of ouder van jeugdlid) is in dit kader tevens verplicht om bij aanmelding een aantal extra vragen (nog te integreren in het huidige aanmeldingsformulier) in te vullen. Via deze vragen kan het nieuwe lid zijn/haar hobby’s en beroep
    • Op basis van de “kaartenbak” zoals beschreven in hoofdstuk 3.1. kan eerst een actieve benadering plaatsvinden van de leden en/of ouders/familie van leden die hebben aangegeven geïnteresseerd te zijn.
    • Brief naar ouders/familie van jeugdleden
    • In het clubblad AquaVaria vermelden dat er een vacature is (komt).  informatie bij de vrijwilligerscoördinator krijgen.
    • Informatiebord in het clubhuis van VZC E&P hangen.
    • Korte presentatie bij grote evenementen tijdens de wedstrijden etc.
    • Netwerken van andere leden

Ook bestaande leden dienen dit formulier alsnog in te vullen. Via coaches/trainers of bij wedstrijden zullen wij de (ouders van) leden verzoeken het formulier in te vullen.

Op deze wijze heeft de vereniging een beter zicht op de kennis en vaardigheden, alsmede de eventuele interesses van haar leden. Bij het invullen van vacatures voor vrijwilligers kan de vereniging hiervan uiteraard gebruik maken.

 

3.2.    De vraag naar vrijwilligers

Er bestaat op dit moment geen goed zicht op alle aanwezige vrijwilligersfuncties binnen de vereniging. In bijlage 3 is een eerste aanzet voor een inventarisatie opgenomen van de diverse vrijwilligersposities binnen de vereniging. Door het bestuur van de diverse afdelingen dient dit overzicht zo snel mogelijk nog te worden aangevuld/bijgewerkt. Hierdoor ontstaat een compleet beeld van alle vrijwilligersposities binnen de vereniging. Tevens verdient het aanbeveling om, waar mogelijk, aan te geven hoe lang de betreffende vrijwilliger zich heeft gecommitteerd aan de functie.  Hierdoor bestaat vroegtijdig zicht op eventuele vacatures.

Tevens ontbreekt voor vrijwel alle functies een duidelijke functieomschrijving. In veel gevallen is het hierdoor niet duidelijk wat de functie inhoudt, wat bij eventueel (plotseling) vertrek de overdracht naar een andere vrijwilliger bemoeilijkt. Wij bevelen aan dat er voor iedere positie een functiebeschrijving wordt gemaakt. In veel gevallen zal dit het beste door de vrijwilliger, die op dat moment de functie vervult, gedaan kunnen worden. De in bijlage 4 opgenomen checklist kan hierbij behulpzaam zijn.

3.3.    De werving van vrijwilligers

Zodra er een vacature is, zal dit door de betreffende afdeling bij de vrijwilligerscoördinator aangegeven worden. Op dat moment moet er geworven worden. In eerste instantie is de doelgroep uiteraard de leden of de ouders/familie  van de leden. Eigenlijk is werven een continu proces. Door mensen te blijven

motiveren en te vragen naar hun behoeften binnen de vereniging houd je een gezonde doorstroming van vrijwilligers.

De vrijwilligerscoördinator zal de volgende acties ondernemen (hij zal hierin ondersteund worden door bestuursleden van de afdeling, trainers, etc.):

Een andere bron van vrijwilligers kunnen de studenten van diverse sportopleidingen zijn (ROC’s,  HBO en Universiteit studierichting Sport en Beleid). Denk hierbij bijvoorbeeld aan stagiaires en/of ondersteuning van studenten bij grote projecten/wedstrijden. Goede contacten met de betreffende onderwijsinstellingen zijn hierbij belangrijk. Ook dit zal een taak van de vrijwilligerscoördinator moeten zijn.

Daarnaast is het van belang om jeugdleden ouder dan 16 jaar actief te benaderen en te vragen vrijwilligerswerk te verrichten.

3.4.    Het inwerken van nieuwe vrijwilligers

Een aantal zaken moet goed geregeld zijn voordat met de werving begonnen wordt, waardoor geïnteresseerden ook daadwerkelijk binnenkomen en blijven:

  • zorg voor een goede bereikbaarheid via telefoon, e-mail etc.
  • in principe doet de vrijwilligerscoördinator samen met de vertrekkende vrijwilliger het eerste informatieve gesprek met de nieuwe vrijwilliger.
  • de vertrekkende vrijwilliger informeert de nieuwe vrijwilliger over de taakomschrijving en wat er van hem/haar (de nieuwe vrijwilliger) verwacht wordt.
  • duidelijke informatie over de hoeveelheid tijd die de functie zal gaan kosten.
  • proberen een minimale tijdsperiode af te spreken voor de functie die hij/zij gaat uitvoeren. Bijvoorbeeld minimaal twee jaar voor bestuursfuncties. Of een aantal maanden voor een evenement; bijvoorbeeld een lustrumfeest.
  • zoveel mogelijk oude en bekende informatie doorgeven bij voorkeur schriftelijk vastgelegd.
  • aangeven wie de begeleider of het aanspreekpunt is.
  • proberen de sterke en zwakke kanten van hem/haar bespreekbaar te maken, zodat hier gedurende de eerste tijd door de begeleider rekening mee gehouden kan worden en waar nodig bijstand verleend wordt.
  • vriendelijk duidelijk maken, dat een vrijwilligersfunctie niet betekent, dat de functie ook een vrijblijvende functie is. Er wordt ook op je gerekend!


Hoofdstuk 4 Het behouden van vrijwilligers

4.1.    Waarderen en belonen van vrijwilligers

Binnen VZC E&P kennen we op dit moment al een aantal activiteiten om de waardering voor de  vrijwilligers te laten blijken. Denk hierbij aan de jaarlijkse vrijwilligersavond. 

Daarnaast kan gedacht worden aan de volgende zaken om het plezier en de binding van vrijwilligers te vergroten:

  • Elk jaar rond kerst een fantasierijk cadeautje voor de vrijwilligers.
  • Sponsoring: een club t-shirt, zwemtas, schrijfblokken, etc voor de vrijwilliger.
  • Schouderklopje: Het is goed is om zo nu en dan een vrijwilliger persoonlijk te benaderen en een complimentje te geven. De vrijwilliger houdt hier een positief gevoel aan over en zal zich met hetzelfde enthousiasme voor de vereniging in blijven zetten.
  • Ook is de communicatie een belangrijk onderdeel. Door zaken duidelijk te houden en goede contact/aanspreekpunten binnen de vereniging aan te stellen. Via een nieuwsbrief (bij een aantal afdelingen al praktijk) of via het clubblad kunnen de belangrijkste besluiten vanuit het bestuur duidelijk worden gemaakt en toegelicht.
  • Stipte betaling van onkostenvergoedingen/declaraties.
  • Ik kan/wil regelmatig wat doen en heb daar …… uur per week/maand* de tijd voor
  • Ik kan/wil zo nu en dan wat doen
  • Jureren bij wedstrijden (jurylid)
  • Leiden van een wedstrijd als scheidsrechter
  • Begeleiden tijdens wedstrijden
  • Begeleiden van een pupillen / aspiranten / jeugdgroep*
  • Begeleiden/trainen* van een wedstrijdgroep
  • Verrichten van onderhoudswerkzaamheden
  • Beheren van materialen
  • Organiseren van toernooien
  • Organiseren van activiteiten voor de jeugd
  • Organiseren van festiviteiten e.d.
  • Bekleden van een functie in hoofdbestuur / afdeling*
  • Verrichten van administratieve taken - notuleren / ledenadministratie / financiën*
  • Verzorgen van voorlichting en PR
  • Verzorgen van kopij voor het clubblad
  • Ledenwerving
  • Werven van adverteerders en sponsors
  • Aanwezig zijn als EHBO’er bij wedstrijden / trainingen*
  • Onderhoud website
  • Gastheer/vrouw zijn tijdens thuiswedstrijden
  • Assisteren in het clubhuis,  bar / schoonmaak / onderhoud *
  • Rijden naar uitwedstrijden
  • Official (jurylid)
  • Scheidsrechter
  • Trainer
  • EHBO’er

Voor vrijwilligers met (zeer) bijzondere verdiensten voor de vereniging bestaat ook nu al de mogelijkheid om deze te benoemen tot lid van verdienste of erelid. Op deze wijze kan de vereniging haar bijzondere waardering uitspreken. Thans zijn er nog geen vastgelegde criteria wanneer een vrijwilliger tot lid van verdienste danwel erelid kan worden benoemd. In bijlage 5 is derhalve, mede op verzoek van het bestuur, een voorstel opgenomen voor een reglement voor leden van verdienste en ereleden.   

4.2.    Opleiding en deskundigheidsbevordering

Het begeleiden en coördineren van de opleidingen zijn taken van de vrijwilligerscoördinator. Hoewel de coördinator vrijwel alles delegeert aan deskundigen (zoals afdelingsleden en opleiders) blijft de vrijwilligerscoördinator de aangewezen contactpersoon voor algemene zaken.

Bij sommige werkzaamheden, zoals training geven , EHBO en barbeheer is een opleiding noodzakelijk. In het begin kan wellicht worden volstaan met een interne opleiding, maar op een gegeven moment is een externe (en officiële) opleiding onvermijdelijk. Uiteraard moet dit passen binnen het hiervoor beschikbaar gestelde budget.

De vrijwilligerscoördinator heeft een lijst met noodzakelijk en mogelijke opleidingen met daarbij de kosten en de duur van de opleiding. Indien een opleiding gestart wordt, zal er een overeenkomst tussen de secretaris (namens het bestuur) en de belanghebbende getekend moeten worden. In die overeenkomst staat duidelijk beschreven wat van de cursist wordt verwacht indien de kosten (deels) worden vergoed. Naast officiële opleidingen kunnen we ook externe personen uitnodigen bij ons een presentatie te geven. Elk jaar kunnen we iemand uitnodigen met een specifieke deskundigheid. Dit heeft niet alleen tot doel om de kennis bij ons te vergroten, maar dit motiveert onze (potentiële) vrijwilligers en bevordert de verengingsfeer. Dit kan goed in de vorm van een jaarlijkse thema avond.


Hoofdstuk 5  Samenvatting actieplan

 

 

Omschrijving

Wie

Wanneer

1

Aanstellen van vrijwilligerscoördinator per afdeling en binnen het hoofdbestuur

bestuur afdeling en hoofdbestuur

2009

2.

Beleid tav screening vrijwilligers ontwikkelen en eventueel aanstellen vertrouwenspersoon

bestuur afdeling en hoofdbestuur

2009

3.

Uniformering beleid onkostenvergoedingen tav vrijwilligers

bestuur afdeling en hoofdbestuur

2009

4.

Adequate verzekering van vrijwilligers checken. Tevens volgen of gemeente Veenendaal gebruik maakt van aanbod VNG vrijwilligersverzekering

hoofdbestuur

2009

5.

Aan- en afmeldingen uitsluitend via website. Eventuele aanpassingen in de IT structuur regelen ter verlichting taak ledenadministrateur

hoofdbestuur

2009

6.

Aanmeldingsformulier nieuwe leden wijzigen mbt interesse vrijwilligersfuncties

vrijwilligerscoördinator

2009

7.

Bestaande leden het vrijwilligersformulier laten invullen

vrijwilligerscoördinator

2009

8.

Alle formulieren verwerken in (leden)administratie

vrijwilligerscoördinator

2009

9.

Overzicht van alle vrijwilligersposities binnen vereniging per afdeling verder uitwerken

Vrijwilligerscoördinator in samenwerking bestuur afdelingen

2009

10.

Functieomschrijving per vrijwilligerspositie (laten) opstellen

vrijwilligerscoördinator

2009

11.

Contacten (laten) leggen met ROC’s HBO instellingen etc. als potentiele bron van vrijwilligers

vrijwilligerscoördinator

2009

12.

Jeugdleden ouder dan 16 jaar actief benaderen voor vrijwilligerswerk

Vrijwilligerscoördinator in samenwerking bestuur afdelingen

2009

13.

Beleid tav waarderen vrijwilligers vaststellen en uitwerken

bestuur afdeling en hoofdbestuur

2009

14.

Beleid tav opleidingen vrijwilligers vaststellen en uitwerken

bestuur afdeling en hoofdbestuur

2009


Bijlage 1 : Voorbeeld aanvraagformulier vrijwilliger

 

Beste leden en ouders/verzorgers van jeugdleden,

Gelukkig zijn veel vrijwilligers bereid zich voor onze vereniging in te zetten. Zonder hen zouden er heel veel activiteiten niet mogelijk zijn. Aangezien wij nog enthousiaste mensen kunnen gebruiken, verzoeken wij je vriendelijk om onderstaande vragen in te vullen en dit formulier bij ............. of ............. in te leveren. Wij gebruiken de informatie om te weten te komen wie bereid en in staat is iets voor de vereniging te doen. Wij geven geen gegevens van je aan anderen door. Indien je één of meer vragen niet wilt beantwoorden, hoef je dat vanzelfsprekend niet te doen.

Het is namelijk heel leuk om met elkaar in een gezellige sfeer dingen voor elkaar te krijgen. Aangezien wij nog veel enthousiaste leden en ouders van leden willen inzetten voor kleine en minder kleine klusjes.. Wij willen daarmee een lijst maken van vrijwilligers en mogelijke vrijwilligers.

Voor- en achternaam:

 

Ouder van:

 

Straat en huisnummer:

 

Postcode en plaats:

 

Geboortedatum:

 

Telefoonnummer:

 

Mobielnummer:

 

E-mailadres:

 

Bank- gironummer:

 

Ervaring met VW werk

 

Hobby’s:

 

Beroep:

 

Ik vind de volgende dingen leuk om te doen: (*= aankruisen wat van toepassing is)

Ik heb belangstelling voor:

Ik ben geïnteresseerd om op kosten van de vereniging een cursus te volgen voor:


Bijlage 2 : Functieomschrijving Vrijwilligerscoordinator

A. Taken en verantwoordelijkheden van een vrijwilligerscoördinator

  1. voert overleg met en informeert/adviseert het bestuur/ de vereniging rond:Inventariseert stand van zaken rond het vrijwilligersbeleid, aantal vrijwilligers en de diverse werkzaamheden.
    1. De visie op vrijwilligersbeleid
    2. Voordelen en mogelijkheden van een structurele aanpak van vrijwilligersbeleid binnen de vereniging.
    3. De bijdrage die vrijwilligersbeleid kan leveren aan het bereiken van de algemene doelstellingen van de vereniging.
    4. Het inpassen van vrijwilligersbeleid in de structuur van de organisatie.
  2. Is verantwoordelijk voor het tot stand komen van een deelplan vrijwilligersbeleid (i.s.m. anderen).
  3. Maakt een planning waarin de toekomstige behoefte aan vrijwilligers binnen de vereniging wordt beschreven, maar ook maatregelen worden aangegeven om ervoor te zorgen dat in deze behoefte kan worden voorzien.
  4. Maakt een opzet en aanzet voor taak- en functieomschrijvingen voor alle functies die er binnen de vereniging worden uitgevoerd.
  5. Draagt zorg voor een planmatige aanpak van werving van nieuwe vrijwilligers.
  6. Stimuleert maatregelen om ondervertegenwoordigde doelgroepen voor vrijwilligersfuncties aan te trekken.
  7. Inventariseert de wensen, behoeften en motieven van vrijwilligers.
  8. Stimuleert dat er bij de taakinvulling zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen, behoeften en motieven van de verschillende vrijwilligers.
  9. Zet zich in voor de positie van de vrijwilligers en stimuleert maatregelen om hen te betrekken bij het verenigingsbeleid.
  10. Coördineert het plaatsen en verplaatsen van vrijwilligers en de introductie van (nieuwe) vrijwilligers in hun functie, taken en werkzaamheden.
  11. Verzorgt de begeleiding van de vrijwilligers door het organiseren van diverse overlegsituaties en vrijwilligersbijeenkomsten.
  12. Geeft eventueel ‘leiding’ aan de diverse vrijwilligers van de vereniging.
  13. Stimuleert maatregelen die erop zijn gericht waardering voor de inzet van de vele vrijwilligers uit te drukken.
  14. Inventariseert de behoefte aan deskundigheidsbevordering van de verschillende vrijwilligers.
  15. Treft maatregelen voor interne en externe scholingsmogelijkheden van vrijwilligers.
  16. Draagt zorg voor duidelijke afspraken met vrijwilligers rond:Stimuleert het schriftelijk vastleggen van de diverse afspraken.
    1. Taakomschrijvingen/werkzaamheden/werktijden/werkomstandighe-den.
    2. Opzegtermijn/overdracht van taken/informatie/materialen.
    3. Begeleiding, scholing en deskundigheidsbevordering van vrijwilligers.
    4. Interne communicatie/inspraak/medezeggenschap vrijwilligers.
    5. Onkostenvergoeding/reiskostenvergoeding/verzekeringen.
  17. Beschikken over een grote dosis enthousiasme en de wil om het werk goed uit te voeren.
  18. Beschikken over goede communicatieve eigenschappen: luisteren en overleggen.
  19. Goed kunnen samenwerken, bemiddelen en onderhandelen.
  20. Goed om kunnen gaan met mensen, relaties opbouwen, vertrouwen scheppen.
  21. Beschikken over een grote dosis overtuigingskracht.
  22. Anderen kunnen motiveren.
  23. Ervaring in vrijwilligerswerk is een pre.
  24. Knelpunten kunnen inventariseren en analyseren.
  25. Beleidsmatig kunnen denken.
  26. Oog hebben voor allerlei belangen bij het aanpakken van de vrijwilligersproblematiek binnen de sportvereniging.
  27. Feedback kunnen geven.
  28. Om kunnen gaan met weerstanden en conflicten.
  29. is lid van het bestuur van de ............afdeling binnen VZC E&P
  30. Algemeen

B. Vaardigheden

C. Positie

D. Tijdsbeslag

nader vast te stellen


Bijlage 3: Overzicht vrijwilligersfuncties binnen VZC E&P


 


Functie                                  Naam                        Beschikbaar tot en met       Vacature

 

Bestuur

1. Voorzitter                           Adrie Jansen               2010

2. Penningmeester                  Henk Berlang              2009

3. Secretaris                            Wim Meurs                 2008

4. Lid Aqua-Fun                     Inge Walta                  2008

5. Lid Synchro                        Sander de Fluiter        2009

6. Lid Waterpolo                    Harm Nieboer             2008

7. Lid Triatlon                        Ferdinand van Dop     2010

8. Lid Zwemmen                    Peter vd Kraats           2010

Kascommissie

9.   Lid                                    Onno J. Walta

10. Lid                                    Henri Gommers

Ledenadministratie

11. Ledenadminstratie                        Brenda Muller

12. Ledenadministratie                       Jolanda vd Kraats       2008                                       ja

Vrijwilligerscommissie/coördinator

13. ………………………………..   ……………………………

   …………………………………

Afdeling Aqua-Fun

14. Voorzitter                         Inge Walta

15. Penningmeester                Aris van Hardeveld

16. Secretaris                          Marjan vd Berg

17. Lid                                    Wim Scheidt

Afdeling Synchro

18. Voorzitter             a.i.       Sander de Fluiter

19. Vice voorzitter                 Patrick Werkman

20. Penningmeester    a.i.       Bianca Vos

21. Secretaris                          Theresa van Harten

22. Lid wedstrijden                 Nelleke Krüger

23. PR                                    Miriam Geursen

Afdeling Waterpolo

24. Voorzitter                         Harm Nieboer

25. Penningmeester                Marcel van Kooten

26. Secretaris                          Merian Rijnsaardt

27. Wedstrijdsecr                    Erik vd Bos

28. Lid                                    Carla van Rees

29. Lid                                    Astrid van Peursem

30. Lid                                    Fedor Lammers

31. Lid                                    Cathy Brouwer

Afdeling Triatlon

32. Voorzitter                         Ferdinand van Dop

33. Penningmeester                Leo de Man

34. Secretaris                          Wim Korving

Afdeling Zwemmen

36. Voorzitter                         Peter vd Kraats          

37. Penningmeester                Wim Scheidt

38. Secretaris                          Winfried Boere

39. Lid                                    Stella Snijder

40. Lid                                    Ron Smit

Commissie Beheer VZC Internetsite

40. Hoofdred. Website beheer           Marleen Groeneveld

41. Technisch Beheer             Corné Siteur

42. Redacteur Synchro                       Theresa v Harten

43. Redacteur Zwemmen       Piet Erdbrink

44. Redacteur Triatlon                       Jan Bos

45. Redacteur Triatlon                       Sjoerd Veltman

46. Redacteur Aqua Fun        Inge Walta

47. Redacteur Waterpolo        vacature

Commissie Redaktie

Clublad Aqua Varia

48. Redactie Aqua varia         Erik vd Weerd

49. Redacteur Synchro           Miriam Geursen

50. Redacteur Zwemmen       Wout v Beek

51. Redacteur Triatlon                       Gert v Zanten

52. Redacteur Waterpolo        vacature

53. Vormgeving                      Barbara vd Weerd

54. Aquisitie adverteerders     Ton Boers

Commissie Sponsoring

55. Lid VZC Best                   Adri Janssen

56. Lid Synchro                      Renee Nagtegaal

57. Lid Zwemmen                 Wim Scheidt

58. Lid Waterpolo                  Harm Nieboer

59. Lid Triatlon                      Ferdinand van Dop

60. Lid Aqua Fun                   Inge Walta

Commissie Beheer Clubhuis

61. Voorzitter                         Adri Janssen

62. Lid Bestuur (financiën)     Henk Berlang

63. Lid exploitatie                  Jan Willem vd Craats

Evenementencie

64. Voorzitter                         Aris van Hardeveld

65. Lid                                    Cathy Brouwer

66. Lid                                    Stella Snijder

67. Lid                                    Theresa van Harten

 


Bijlage 4 Checklist functieomschrijving

  • functie
  • locatie waar de functie wordt uitgeoefend
  • data waarop men beschikbaar moet zijn
  1. Functie-inhoud/takenpakket
  • Takenpakket
  • Doelstellingen
  • Verantwoordelijkheden
  1. Vereist minimaal niveau/ eventuele opleidingseisen
  2. Arbeidsomstandigheden
  • eventuele risico’s/voorzorgsmaatregelen
  • gebruik van hulpmiddelen (bijvoorbeeld bij bardiensten)
  1. Samenwerking
  • moet er samengewerkt worden met andere afdelingen
  • aan wie moet verantwoording afgelegd worden
  • Een lid dient minimaal 10 jaar onafgebroken bestuurslid te zijn;
  • Hij dient in de daarvoor in aanmerking komende periode een meer dan gemiddelde inzet getoond te hebben met een positieve uitstraling binnen- en buiten de vereniging;
  • vrijstelling van het betalen van contributie van de vereniging voor het leven.
  • vrije en gratis toegang tot alle door VZC georganiseerde bijeenkomsten, toernooien en wedstrijden voor het leven.
  • toezending van stukken voor de algemene ledenvergadering.
  • vrijstelling van het betalen van contributie van de vereniging, telkens een periode van 5 jaar.
  • vrije en gratis toegang tot alle door VZC georganiseerde bijeenkomsten, toernooien en wedstrijden gedurende deze periode.


Bijlage 5 Voorstel reglement Leden van verdienste en ereleden

Onderscheidingen

De vereniging kent ereleden en leden van verdienste. Dit wordt in het ledenregister geadministreerd. De criteria om tot het voorstel te komen om tot erelid of lid van verdienste benoemd te worden, zijn hieronder weergegeven.

Benoeming tot erelid of lid van verdienste:

Leden van verdienste kunnen net zoals ereleden voorgedragen worden door het bestuur of minimaal 5 gewone- en/of buitengewone leden. Dit kan tot 8 weken voor elke ALV gebeuren. Op de ALV kan dit voorstel ter stemming gebracht worden. Bij een meerderheid van minimaal 2/3 van de stemmen wordt de voorgedragen persoon lid van verdienste. Het voorgedragen lid is dan ook direct vanaf dat moment lid van verdienste. 


Bij het aandragen van ereleden of leden van verdienste wordt een uitgebreide verklaring met daarin een motivering verwacht van diegenen die de persoon aandragen.

Criteria om tot lid van verdienste benoemd te worden:
Wanneer er naar de mening van het zittende bestuur of van de Algemene Ledenvergadering sprake is van uitzonderlijke verdiensten voor de vereniging in bijvoorbeeld financiële zin of anderszins, kan een voorstel gedaan worden. (bijv. langdurig lid van een commissie). 

De benoeming geldt voor een periode van maximaal 5 jaar. Na deze periode vindt door het bestuur een evaluatie plaats of het betreffende lid van verdienste in de afgelopen periode nog steeds actief lid is. Bij aantoonbare, blijvende inzet, kan het bestuur besluiten deze periode telkens met 5 jaar te verlengen.

Vindt er geen verlenging plaats, dan is het lid van verdienste na 5 jaar automatisch weer gewoon (betalend) lid.

Criteria om tot erelid benoemd te worden: 
Het erelidmaatschap wordt verleend door de Algemene Ledenvergadering uitsluitend op voordracht van het bestuur. Het bestuur beslist over de voordracht met meerderheid van stemmen; de voordracht geschiedt door het bestuur in de ledenvergadering.

Rechten:

Rechten van ereleden:

Rechten van leden van verdienste:

Tijdstip van toekenning:

Toekenning van bovengenoemde rechten kan geschieden na beëindiging van een functie c.q. de werkzaamheden. Het is ook mogelijk de onderscheidingen tussentijds en gedurende het functioneren aan het lid toe te kennen.

Tijdens de algemene ledenvergadering zal het bestuur een voordracht tot benoeming van een erelidmaatschap c.q. de benoeming tot lid van verdienste bekend maken. 

Voorbehoud: 

Het bestuur van de vereniging kan op gegronde redenen afwijken van de hierboven gestelde criteria.

Hoofdmenu

Over VZC

Leden

Volg ons