Inleiding Zoals in het beleidsplan van VZC aangegeven is het streven om het vrijwilligersbeleid van VZC nader uit te werken. In dit beleidsplan wordt getracht het werven en behouden van vrijwilligers de basis voor een goed functionerend vrijwilligersbeleid zoveel mogelijk concreet te maken. Een goed vrijwilligersbeleid is er op gericht om mensen te stimuleren vrijwilligerswerk binnen de vereniging op te pakken en dit goed en met plezier uit te blijven voeren. Dit vergroot ook de binding met de vereniging. Het vrijwilligersbeleid heeft ten doel het aanbod van vrijwilligers zoveel mogelijk aan te laten sluiten bij de vraag naar vrijwilligers. Allereerst zal gestart worden met een visie en de uitgangspunten van het vrijwilligersbeleid (zie hoofdstuk 1.2) alsmede een analyse van de huidige problematiek (zie hoofdstuk 1.3). Vervolgens zal het beleid in de volgende onderdelen worden uitgewerkt: de organisatie en randvoorwaarden(zie hoofdstuk 2) het werven van vrijwilligers (hoofdstuk 3) het behouden van vrijwilligers (hoofdstuk 4) Samenvatting actieplan (hoofdstuk 5) Visie en uitgangspunten vrijwilligersbeleid Binnen VZC leeft breed het gevoel dat VZC een club “voor en door” leden is en dat de club dit vooral ook in de toekomst moet blijven koesteren. Dit bepaalt voor een groot deel de sfeer en de identiteit van de club en ook de binding die de leden hebben met de club. VZC is een recreatieve zwemclub waarbij het mogelijk is alle takken van de zwemsport te beoefenen. Een club met vooral de nadruk op breedtesport, waarbij getracht wordt talenten, indien mogelijk, te begeleiden. Plezier en prestatie op “ieders niveau” staan hierbij voorop. Bovengenoemde visie betekent concreet dat er binnen de club geen betaalde functies zijn (uiteraard is wel een eventuele vergoeding van gemaakte onkosten mogelijk). Het invoeren van betaalde functies (bijvoorbeeld de aanstelling van een betaalde verenigingsmanager) heeft naar de mening van de werkgroep namelijk de volgende nadelen: Betaalde functies zullen onvermijdelijk leiden tot een forse verhoging van de contributies van de leden en/of meer afhankelijkheid van sponsorgelden. Invoering van een goed vrijwilligersbeleid zal juist moeten leiden tot een betere structuur ten aanzien van het werven en behouden van vrijwilligers. Dit zal “automatisch” meer leiden tot plezier en binding. Voordat een goed vrijwilligersbeleid is opgezet, is de invoering van betaalde functies niet opportuun. Het is bovenal strijdig met de bovengenoemde identiteit van VZC. Invoering van betaalde functies binnen de club zal leiden tot een ongewenste verandering van de identiteit van VZC (consumentisme van de leden wordt erdoor vergroot ). Het kan leiden tot een zekere “bestuurlijke luiheid” in de organisatie waarbij de betaalde krachten geacht worden alle problemen in de club op te lossen. Tevens kan het leiden tot motivatieproblemen bij vrijwilligers. Immers de verenigingsmanager krijgt een “forse” financiële beloning en de vrijwilligers die ook veel werkzaamheden voor de club verrichten krijgen “niets”. Op bovengenoemde regel kan alleen een uitzondering gemaakt worden voor de technische functies binnen de club (trainers) om op die manier een minimaal technisch niveau binnen de club te kunnen blijven waarborgen. Hiervan kan elk lid ook binnen de club profiteren (bijvoorbeeld betere trainingen). Elke afdeling zal zelf moeten besluiten in hoeverre dit binnen de afdeling wenselijk en/of noodzakelijk is. Analyse huidige problematiek Helaas ontkomt ook VZC niet aan de maatschappelijke tendens waarmee vrijwel iedere club of vereniging te maken heeft in Nederland: het is lastig en soms onmogelijk om voldoende vrijwilligers te vinden en alle posities binnen de vereniging bezet te houden. Vooral structurele vrijwilligersfuncties (bijvoorbeeld bestuursfuncties) zijn moeilijk te vervullen. Dit leidt ertoe dat vrijwilligers vaak meerdere functies binnen de vereniging bezetten. Door bovenstaande maatschappelijke tendens is ook op dit moment binnen VZC sprake van een “harde kern” van een relatief beperkt aantal (zeer) actieve vrijwilligers die een groot aantal functies binnen de vereniging vervult. Voor sommige van deze vrijwilligers dreigt “overbelasting”, aangezien het vele vrijwilligerswerk een te groot beslag op hun vrije tijd legt. Daarnaast kan het hebben van een dergelijke “harde kern” voor een nieuw lid/relatieve buitenstaander een belemmering zijn om zich aan te melden als vrijwilliger. Hij of zij denkt dat alles wel goed geregeld is binnen de club en dat er geen behoefte is aan zijn of haar inzet. Om een gezonde en vitale club te behouden is het belangrijk dat het werven en behouden van vrijwilligers meer aandacht krijgt. Hierbij zijn de volgende knelpunten: Binnen de vereniging kan het inzicht in en de voorlichting over het aantal benodigde vrijwilligers en de door hem/haar uit te voeren taken worden verbeterd (vacaturebank). Nieuwe leden hebben vaak geen idee wat er bijvoorbeeld komt kijken om een zwem- of waterpolowedstrijd te organiseren. Er is onvoldoende organisatie rondom het werven van vrijwilligers. Vooral nieuwe leden en ouders van kinderen worden actief benaderd. Tevens is er geen goed zicht op de capaciteiten en vaardigheden van de leden van de vereniging (inclusief ouders). Een gestructureerde vastlegging hiervan heeft een tijdlang plaatsgevonden, maar heeft amper tot meer vrijwilligers geleid. vindt niet plaats. De communicatie met de (potentiële) vrijwilligers kan worden verbeterd. Maak vooraf goed duidelijk wat wel en niet verwacht mag worden. Het beleid ten aanzien van het al dan niet geven van onkostenvergoedingen verschilt per onderdeel binnen de vereniging. Voorbeeld: binnen de zwemafdeling krijgen de officials bijvoorbeeld niet alle onkosten vergoed bij het volgen van een “klokkers”cursus. Binnen de waterpoloafdeling worden dit soort onkosten wel vergoed of er wordt voor gezorgd dat alle benodigde materialen aanwezig zijn. Gevolg hiervan is dat een vrijwilliger soms met extra kosten wordt geconfronteerd in vergelijking met een lid die geen vrijwilligerstaken uitvoert! Samenhangend met het bovenstaande mag de waardering van de vrijwilliger (naast reeds bestaande uitingen van waardering voor onze vrijwilligers, zoals de jaarlijkse vrijwilligersavond) verder worden vergroot. Hierbij moet beseft worden dat de gegeven onkostenvergoedingen, verenigingskledij en blijken van waardering tezamen met een eventuele vrijwilligersvergoeding bij elkaar opgeteld niet boven de totale waarde van de fiscale vrijstelling voor vrijwilligersvergoedingen mogen komen. Samengevat komt het bovenstaande erop neer dat met name de (organisatie)structuur rondom het vrijwilligersbeleid nog steeds onvoldoende is. Een actieve vrijwilligerscoördinator zou hier verbetering in kunnen brengen.
2.1 De vrijwilligerscoördinator Zoals tijdens de knelpuntenanalyse is vastgesteld, behoeft de structuur van het vrijwilligersbeleid verbetering. Met name een vrijwilligerscoördinator verenigingsbreed en eventueel per afdeling zou dit gestalte kunnen geven. De vrijwilligerscoördinator zorgt voor een goede match tussen vraag en aanbod van vrijwilligers. Zijn taken staan in de taakomschrijving vrijwilligerscoördinator (zie bijlage 2). Kort samengevat heeft de vrijwilligerscoördinator de taak te zorgen voor voldoende en opgeleid kader. Verder moet de vrijwilligerscoördinator op tijd signaleren waar zich in de nabije toekomst tekorten kunnen voordoen. 2.2. Wel of geen vrijwilligerscontract Uiteraard is het belangrijk dat we al tijdens de intake van nieuwe vrijwilligers uitdragen dat vrijwilligerswerk niet vrijblijvend is. Daarnaast onderschrijven alle vrijwilligers de binnen VZC geldende gedrags en omgangsregels. 2.3 Screening van vrijwilligers Voor alle vrijwillgers wordt een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) aangevraagd. Belangrijk blijft natuurlijk om binnen de vereniging een open cultuur te hebben waarin eventuele misstanden bespreekbaar zijn en ook in vroegtijdig stadium aan de orde kunnen worden gesteld. 2.4 Onkostenvergoedingen Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is dat hiertegenover in principe geen financiële vergoeding staat. Zoals in hoofdstuk 1.2. aangegeven kan hiervoor per afdeling een uitzondering worden gemaakt voor technische functies. Wel acht de werkgroep het van belang dat een vrijwilliger de daadwerkelijk gemaakte kosten krijgt vergoed van de vereniging. Uitgangspunt hierbij is dat de vrijwilliger in principe niet duurder uit is dan een lid die geen vrijwilligerswerk uitvoert. Zoals eerder aangegeven is het van belang dat het declaratiebeleid voor gemaakte kosten binnen de vereniging wordt geüniformeerd. Per afdeling kan dit geuniformeerde beleid nader worden uitgewerkt. Verzekeringen: Alle geregistreerde vrijwilligers vallen onder de KNZB WA verzekering.
3.1 Het aanbod van vrijwilligers Alhoewel hiervoor een cultuuromslag nodig zal zijn is de volgende maatregel onvermijdelijk: Elk nieuw lid (of ouder van jeugdlid) zal bij aanmelding geïnformeerd worden dat een beperkte inspanning als vrijwilliger voor de club verlangd zal kunnen worden. Tevens kan hij/zij aangeven voor welk vrijwilligerswerk hij of zij belangstelling heeft. Een voorbeeld van een vragenformulier is opgenomen in bijlage 1. De gegevens worden vervolgens vastgelegd in de (leden)administratie en bijgehouden op afdelingsniveau onder verantwoordelijkheid van de afdelingscoördinator. Ter vermindering van de administratieve workload beveelt de werkgroep aan om de aan- en afmeldingen uitsluitend via de website van VZC te laten verlopen. Op deze wijze heeft de vereniging een beter zicht op de kennis en vaardigheden, alsmede de eventuele interesses van haar leden. Bij het invullen van vacatures voor vrijwilligers kan de vereniging hiervan uiteraard gebruik maken. 3.2. De vraag naar vrijwilligers Nog steeds ontbreekt voor veel functies een duidelijke functieomschrijving. In veel gevallen is het hierdoor niet duidelijk wat de functie inhoudt, wat bij eventueel (plotseling) vertrek de overdracht naar een andere vrijwilliger bemoeilijkt. Wij bevelen aan dat er voor iedere positie een functiebeschrijving wordt gemaakt. In veel gevallen zal dit het beste door de vrijwilliger, die op dat moment de functie vervult, gedaan kunnen worden. De in bijlage 4 opgenomen checklist kan hierbij behulpzaam zijn. 3.3. De werving van vrijwilligers Zodra er een vacature is, zal dit door de betreffende afdeling bij de vrijwilligerscoördinator aangegeven worden en op de website en sociale media. Op dat moment moet er geworven worden. In eerste instantie is de doelgroep uiteraard de leden of de ouders/familie van de leden. Werven een continu proces. Door mensen te blijven motiveren en te vragen naar hun behoeften binnen de vereniging houd je een gezonde doorstroming van vrijwilligers. Een andere bron van vrijwilligers kunnen de studenten van diverse sportopleidingen zijn (ROC’s, HBO en Universiteit studierichting Sport en Beleid). Denk hierbij bijvoorbeeld aan stagiaires en/of ondersteuning van studenten bij grote projecten/wedstrijden. Goede contacten met de betreffende onderwijsinstellingen zijn hierbij belangrijk. Ook dit zal een taak van de vrijwilligerscoördinator moeten zijn. Hierbij mag niet vergeten worden dat studenten doorgaans maar beperkte tijd beschikbaar zijn. De taken moeten daarbij aansluiten. Daarnaast is het van belang om jeugdleden ouder dan 16 jaar actief te benaderen en te vragen vrijwilligerswerk te verrichten. 3.4. Het inwerken van nieuwe vrijwilligers Een aantal zaken moet goed geregeld zijn voordat met de werving begonnen wordt, waardoor geïnteresseerden ook daadwerkelijk binnenkomen en blijven: zorg voor een goede bereikbaarheid via telefoon, e-mail etc. in principe doet de vrijwilligerscoördinator samen met de vertrekkende vrijwilliger het eerste informatieve gesprek met de nieuwe vrijwilliger. de vertrekkende vrijwilliger informeert de nieuwe vrijwilliger over de taakomschrijving en wat er van hem/haar (de nieuwe vrijwilliger) verwacht wordt. duidelijke informatie over de hoeveelheid tijd die de functie zal gaan kosten. proberen een minimale tijdsperiode af te spreken voor de functie die hij/zij gaat uitvoeren. Bijvoorbeeld minimaal twee jaar voor bestuursfuncties. Of een aantal maanden voor een evenement; bijvoorbeeld een lustrumfeest. zoveel mogelijk oude en bekende informatie doorgeven bij voorkeur schriftelijk vastgelegd. aangeven wie de begeleider of het aanspreekpunt is. proberen de sterke en zwakke kanten van hem/haar bespreekbaar te maken, zodat hier gedurende de eerste tijd door de begeleider rekening mee gehouden kan worden en waar nodig bijstand verleend wordt. vriendelijk duidelijk maken, dat een vrijwilligersfunctie niet betekent, dat de functie ook een vrijblijvende functie is. Er wordt ook op je gerekend!
Binnen VZC kennen we op dit moment weinig verenigingsbrede activiteiten om de waardering voor de vrijwilligers te laten blijken. Denk hierbij aan de jaarlijkse vrijwilligersavond/barbecue. Daarnaast kan gedacht worden aan de volgende zaken om het plezier en de binding van vrijwilligers te vergroten: Elk jaar rond kerst een fantasierijk cadeautje voor de vrijwilligers. Schouderklopje: Het is goed is om zo nu en dan een vrijwilliger persoonlijk te benaderen en een complimentje te geven. De vrijwilliger houdt hier een positief gevoel aan over en zal zich met hetzelfde enthousiasme voor de vereniging in blijven zetten. Ook is de communicatie een belangrijk onderdeel. Door zaken duidelijk te houden en goede contact/aanspreekpunten binnen de vereniging aan te stellen. Via een al dan niet digitale nieuwsbrief (bij een aantal afdelingen al praktijk) of de website of social media kunnen de belangrijkste besluiten vanuit het bestuur duidelijk worden gemaakt en toegelicht. Stipte betaling van onkostenvergoedingen/declaraties. Voor vrijwilligers met (zeer) bijzondere verdiensten voor de vereniging bestaat ook nu al de mogelijkheid om deze te benoemen tot lid van verdienste of erelid. Op deze wijze kan de vereniging haar bijzondere waardering uitspreken. Thans zijn er nog geen vastgelegde criteria wanneer een vrijwilliger tot lid van verdienste dan wel erelid kan worden benoemd. In bijlage 5 is derhalve, mede op verzoek van het bestuur, een voorstel opgenomen voor een reglement voor leden van verdienste en ereleden.
4.2. Opleiding en deskundigheidsbevordering Het begeleiden en coördineren van de opleidingen zijn taken van de vrijwilligerscoördinator. Hoewel de coördinator vrijwel alles delegeert aan deskundigen (zoals afdelingsleden en opleiders) blijft de vrijwilligerscoördinator de aangewezen contactpersoon voor algemene zaken. Bij sommige werkzaamheden, zoals training geven , EHBO en barbeheer is een opleiding noodzakelijk. In het begin kan wellicht worden volstaan met een interne opleiding, maar op een gegeven moment is een externe (en officiële) opleiding onvermijdelijk. Uiteraard moet dit passen binnen het hiervoor beschikbaar gestelde budget. De vrijwilligerscoördinator heeft een lijst met noodzakelijk en mogelijke opleidingen met daarbij de kosten en de duur van de opleiding. Indien een opleiding gestart wordt, zal er een overeenkomst tussen de secretaris en de belanghebbende getekend moeten worden. In die overeenkomst staat duidelijk beschreven wat van de cursist wordt verwacht indien de kosten (deels) worden vergoed. Naast officiële opleidingen kunnen we ook externe personen uitnodigen bij ons een presentatie te geven. Elk jaar kunnen we iemand uitnodigen met een specifieke deskundigheid. Dit heeft niet alleen tot doel om de kennis bij ons te vergroten, maar dit motiveert onze (potentiële) vrijwilligers en bevordert de verenigingsfeer. Dit kan goed in de vorm van een jaarlijkse thema avond.
Bijlage 1: Voorstel reglement Leden van verdienste en ereleden Onderscheidingen: De vereniging kent ereleden en leden van verdienste. Dit wordt in het ledenregister geadministreerd. De criteria om tot het voorstel te komen om tot erelid of lid van verdienste benoemd te worden, zijn hieronder weergegeven. Benoeming tot erelid: ereleden kunnen voorgedragen worden door het bestuur of minimaal 10 stemgerechtigde seniorleden . Dit kan tot 2 weken voor elke ALV gebeuren. Op de ALV kan dit voorstel ter stemming gebracht worden. Het voorgedragen lid is dan ook direct vanaf dat moment erelid. Ereleden hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de overige leden doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling. Benoeming tot lid van verdienste LvV kunnen door het bestuur worden benoemd, zij hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de overige leden doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling Bij het aandragen van ereleden of leden van verdienste wordt een uitgebreide verklaring met daarin een motivering verwacht van diegenen die de persoon aandragen. Criteria om tot lid van verdienste benoemd te worden: Wanneer er naar de mening van het zittende bestuur of van de Algemene Ledenvergadering sprake is van uitzonderlijke verdiensten voor de vereniging in bijvoorbeeld financiële zin of anderszins, kan een voorstel gedaan worden. (bijv. langdurig lid van een commissie). De benoeming geldt voor een periode van maximaal 5 jaar. Na deze periode vindt door het bestuur een evaluatie plaats of het betreffende lid van verdienste in de afgelopen periode nog steeds actief lid is. Bij aantoonbare, blijvende inzet, kan het bestuur besluiten deze periode telkens met 5 jaar te verlengen. Vindt er geen verlenging plaats, dan is het lid van verdienste na 5 jaar automatisch weer gewoon (betalend) lid. Criteria om tot erelid benoemd te worden: Het erelidmaatschap wordt verleend door de Algemene Ledenvergadering uitsluitend op voordracht van het bestuur of 10 seniorledenDe ALV beslist over de voordracht met meerderheid van stemmen; de voordracht geschiedt door het bestuur of 10 seniorleden in de ledenvergadering. Een lid dient minimaal 10 jaar onafgebroken bestuurslid te zijn; Hij dient in de daarvoor in aanmerking komende periode een meer dan gemiddelde inzet getoond te hebben met een positieve uitstraling binnen- en buiten de vereniging. Rechten van ereleden: vrijstelling van het betalen van contributie van de vereniging voor het leven. vrije en gratis toegang tot alle door VZC georganiseerde bijeenkomsten, toernooien en wedstrijden voor het leven. toezending van stukken voor de algemene ledenvergadering. Rechten van leden van verdienste: vrijstelling van het betalen van contributie van de vereniging, telkens een periode van 5 jaar. vrije en gratis toegang tot alle door VZC georganiseerde bijeenkomsten, toernooien en wedstrijden gedurende deze periode. Tijdstip van toekenning: Toekenning van bovengenoemde rechten kan geschieden na beëindiging van een functie c.q. de werkzaamheden. Het is ook mogelijk de onderscheidingen tussentijds en gedurende het functioneren aan het lid toe te kennen. Tijdens de algemene ledenvergadering zal het bestuur een voordracht tot benoeming van een erelidmaatschap c.q. de benoeming tot lid van verdienste bekend maken. Voorbehoud: Het bestuur van de vereniging kan op gegronde redenen afwijken van de hierboven gestelde criteria.