Notulen Algemene Ledenvergadering VZC E&P

Datum van de vergadering: 25 november 2016, aanvang 19.30 uur
Plaats van de vergadering: CLUBHUIS VZC E&P 
Aanwezig: Erik Schinkel, Marlies van Hoek, Harrie Scholten, Ron Smit, Marco Gerritsen, Helena Slagter, Gerry van de Berg, Wim Scheidt, Remco Bouman, Peter van de Kraats, Bram berg, Boudewijn van Achter, Corné Siteur, Sjoerd Veltman, Cees van Ede, Marco Slot, Wies Vullings, Frank van de Bovenkamp, Meindert Boorsma (voorzitter) en Inge Walta (notulen)

  1. Opening

Meindert heet allen welkom en betreurt alweer de geringe opkomst. Het eerdere plan aan deze avond een opkomst verhogende sociale activiteit te koppelen moest afgelast worden in verband met langlopende afspraken over clubhuisverhuur met een derde partner.

Meindert stelt nu voor het aantal ALV’s naar 1x per jaar terug te brengen. Allen zijn akkoord. Statutair gezien zal deze ALV in het voorjaar moeten plaatsvinden binnen vier maanden na start van het kalenderjaar.

  1. Mededelingen

Er zijn berichten van verhindering gekomen van: Ivonne van der Meer, Marieke Seising, Marja Koens, Henk Berlang, Eric van Brakel, Adri Janssen, Corrie van Ginkel, Annette Paardekooper, André Knoop en Henk Uri.

Van theater de Lampegiet kregen we het verzoek onze leden te wijzen op de voorstelling “Beter” die op 13 december gegeven zal worden door Maarten van de Weijden, ex-kankerpatiënt en Olympisch Kampioen 2012 Open Water Zwemmen.

De opgaven voor de nominaties van het sportgala zijn gedaan, als nakomend verzoek is nu gevraagd per vereniging een “sportvrijwilliger” op te geven.

  1. Notulen algemene ledenvergadering 18 april 2016

Deze worden zonder op- of aanmerkingen vastgesteld

  1. Vooruitblik 2017

Sjoerd Veltman meldt dat de Triatlon afdeling voor 2017 haar eredivisieteam heeft teruggetrokken i.v.m. het vertrek van enkele leden. Individueel wordt nog wel op eredivisieniveau meegestreden en er zijn wel teams in 1e, 2e en 3e divisie actief en de hoop is dat op termijn hieruit ook weer een eredivisieteam zal gevormd kunnen worden. Het aantal leden is stabiel en er is nog steeds een korte wachtlijst.

Frank van de Bovenkamp spreekt voor de Waterpolo afdeling en spreekt de hoop uit dat het Heren I team naar de eredivisie kan promoveren. Vanaf 1 januari 2017 is een extra training per week mogelijk.

Peter van de Kraats memoreert dat VZC E&P afgelopen seizoen 4e van Nederland werd en nu al goed is voor een 5e plaats. Onder de 25 kinderen van Swimkick lijkt veel talent aanwezig.

AquaFun heeft door alle onzekerheid over het voortbestaan door het beslag dat het zwembad op het badwater legde vorig jaar veel leden verloren en heeft slechts de helft van de leden overgehouden. Door interne samenwerking binnen de club is inmiddels de zwemtijd weer veiliggesteld en zal AquaFun moeten herstellen en terug groeien naar het oude aantal leden.

De duikcommissie is vanavond niet vertegenwoordigd, maar alle berichten lijken te wijzen op stabiliteit in het ledenbestand.

Wies Vullings vertelt over het herstel van de Synchroonafdeling. Inmiddels wordt door de oudste meiden weer meegedaan aan wedstrijden. Onlangs hebben 2 van hen een diploma gehaald en is er 1 limiet gezwommen (bij 2 limieten mag deelgenomen worden aan een NK)  De aanloopgroep mag gaan diplomazwemmen in Amersfoort en er zijn 3 nieuwe leden gekomen. Nu de training veiliggesteld is kan met ledenwerving begonnen worden.

  1. Boudewijn van Achter

Meindert vertelt waarom hij Boudewijn van Achter gevraagd heeft zich te buigen over de eenheid in huisstijl, PR en communicatie van de vereniging. Boudewijn heeft een achtergrond van ervaring in werving en selectie, communicatie en ICT en is momenteel bestuurslid bij ICT Valley.

Boudewijn heeft al met diverse afdelingen kennisgemaakt en datgene waar volgens hem binnen VZC E&P aan gewerkt kan worden in een powerpointpresentatie verwerkt. Bijvoorbeeld is momenteel de éénvormigheid in uitingen waarbij het Logo wordt gebruikt ver te zoeken.

Zie de bijlage voor de PowerPoint presentatie.

Boudewijn op verschillende terreinen met kleine groepjes kijken wat uitgewerkt kan worden en met voorstellen komen. Uit elke afdeling zullen vertegenwoordigers gevraagd worden. Erik Schinkel en Wim Scheidt geven meteen aan een bijdrage te willen leveren. Andere geïnteresseerden kunnen nadere informatie opvragen bij Boudewijn of zich direct bij hem opgeven.

Contactgegevens: tel.: 0318823268/0653668357 Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

  1. Naamswijziging: VZC E&P wordt VZC

Helaas wordt vanavond het statutair benodigde quorum niet gehaald. (Statuten: artikel 20, lid 1 t/m 6) Dit betekent dat er in de periode tussen twee en vier weken na nu een tweede ALV moet worden uitgeschreven. Dan zal met 2/3e meerderheid beslist worden. Ongeacht het aantal aanwezigen boven de minimaal vereiste drie.

Aangezien er bij een statutenwijziging de noodzaak van notariële inbreng is en eventuele naamsponsoring eigenlijk niets van doen heeft met de statuten, maar met een contract met een sponsor heeft de ALV de besloten om – indien mogelijk - naast de naamswijziging de statuten dusdanig aan te passen dat voor een naamswijziging als gevolg van een sponsorovereenkomst geen statutenwijziging meer nodig is. Notaris Roland Ottens zal gevraagd worden dit tevens te verwerken in het voorstel tot statutenwijziging.

De nieuwe ALV zal op 19 december, voorafgaand aan de Bestuursvergadering in het clubhuis georganiseerd worden en slechts één agendapunt hebben, namelijk de statutenwijziging zoals voorgesteld en akkoord bevonden in deze ALV.

Tenslotte wordt notaris Ottens bedankt voor het wijzigen van onze statuten zonder daarvoor kosten in rekening te brengen.

  1. Financiën

Presentatie cijfers 2015 met verslag van de kascontrolecommissie

Remco begint met het uitspreken van dank voor de (onmisbaar gebleken) steun die hij gekregen heeft van Wim Scheidt. De kerncijfers worden als bijlage bij dit verslag aan de leden meegezonden.

Samenvattend kan gezegd worden dat 2015 een gezond jaar was. Alles verliep grosso modo conform begroot was. Er waren enkele tegenvallers. Maar ook meevallers. Het verlies bij de synchroon afdeling was verwacht en is verklaarbaar, Vorig jaar zijn voor het eerst cadeaubonnen aan trainers gegeven die om niet elke week vele uren langs de badrand staan.

Bij Waterpolo bleek de organisatie van interlands winstgevend. Ook de Triatlon afdeling draaide weer prima,
Wel zorgelijk is de neergaande lijn in het clubhuis, Verklaarbaar door de nieuwe horecaregels, waarbij het aantal externe feesten begrensd wordt en sterke drank (met grotere winstmarge) niet meer geschonken mag worden. Zorgelijk is ook dat er te weinig geld is voor reserveringen t.b.v. vervangingen. VZC E&P heeft wel een redelijk eigen vermogen en het resultaat voor 2015 was beter dan verwacht. Voor 2016 zal het verlies van de naamsponsor meetbaar zijn, maar geen consequenties hebben. Meindert meldt dat er nieuwe sponsoren in aantocht zijn. Als eerste heeft “Prometheus Informatics”, leverancier van technologisch innovatieve oplossingen rondom boordcomputers en Chiptechnologie zich bereid verklaart VZC  voor €1000 te sponsoren in 2017.

Marlies van Hoek doet namens de kascontrolecommissie verslag. Er zijn twee avonden controles uitgevoerd en alles is in orde bevonden. Er zijn twee aanbevelingen gegeven: er zou een protocol moeten komen bij evenementen met een grote cashflow zoals bijv. de waterpolo-interlands en er is  de afgelopen periode veel via privé rekeningen gegaan omdat WP niet bij de eigen bankrekening kon pinnen. Dit laatste probleem is inmiddels opgelost. Tot slot de opmerking dat de bankkosten hoog zijn en mogelijk lager kunnen door het aantal banken te beperken. Meindert geeft als antwoord dat inmiddels vrijwel alle rekeningen via de ING lopen, alleen door een technisch probleem is het clubhuis gebonden aan de Raborekening voor het pinapparaat.

Meindert vraagt en het bestuur krijgt daarna van de vergadering décharge voor de financiële cijfers over 2015.

  1. Nieuwe Kascontrolecommissie.

Marlies van Hoek is penningmeester van de synchroon afdeling geworden en moet vervangen worden. Wim Scheidt meldt dat Jan Nap bereid is in de kascontrolecommissie zitting te nemen en Harrie Scholten is bereid nog een jaar zitting te nemen.  Daarmee vormen Jan Nap en Harrie Scholten de kascommissie voor 2017.

  1. Begroting 2017

Contributies: afgesproken wordt dat betalen per acceptgiro €2,50 per maand meer moet kosten dan bij automatische incasso en acceptgiro moet 1x per kwartaal betaald worden.

De zwemafdeling heeft de opbouw van de contributie gewijzigd naar veel of weinig gebruik van het badwater in plaats van volgens leeftijdsopbouw. De A-selectie traint vaker dan de B- selectie etc. ok is gekeken naar de contributies die verenigingen in de regio vragen, wij blijken nog steeds relatief goedkoop te zijn.

Ook voor 2017 geldt dat het badwater niet duurder wordt dan in 2016. Dank aan Sportservice!

Gerry vraagt of de afdelingen dan aan haar willen doorgeven wanneer een lid overstapt naar een andere categorie. Dat wordt toegezegd en zal binnen twee weken plaatsvinden.

Allen stemmen in met het gewijzigde voorstel en de contributies voor 2017 zijn dan als volgt opgebouwd:

Contributie 2017 Automatisch incasso per maand Acceptgiro per kwartaal
AquaFun €11,00 €49,50  
Waterpolo 10 jaar en jonger €18,50 €66,00  
11 t/m 14 jaar €23,50 €78,00  
15 t/m 17 jaar €25,50 €84,00  
18 jaar en ouder €30,00 €97,50  
Triatlon Junioren (<22 jaar) € 8,50 €33,00  
Senioren €14,00 €48,00  
Zwemmen Swimkick €18,00 €61,50  
Minoren €25,00 €82,50  
B-selectie €25,00 €82,50  
A-selectie €29,50 €96,00  
Masterzwemmen €15,00 €52,50  
Duiken €25,00 €82,50  
Synchroon Aanloopgroep €18,50 €63,00  
AGE €23,00 €76,50  

Het inschrijfgeld blijft 12,50

  1. Bestuur opvolging,

Remco Bouman legt nu zijn taken neer en Wim Scheidt zal ad interim de penningmeesterstaken waarnemen. Hij zal met Schuiteman het financieel beheer inrichten en daarna een nieuwe taakomschrijving opstellen, waarna een nieuwe penningmeester gezocht kan worden.

Enkele namen worden genoemd om te nomineren als Sportvrijwilliger (na toestemming) te nomineren. Gerry vraagt allen om z.s.m. de ledenlijst en in welke groep gezwommen wordt door te geven. Peter zal dit binnen twee weken doen.

Marco Gerritsen vraagt naar de communicatie over het clubhuisgebruik. Dat moet beter.  Ook ad hoc vergaderingen moeten zo mogelijk per mail gemeld worden. Er zijn plannen gemaakt om het rendement te verbeteren, de medewerkers van het clubhuis willen graag de visie van het bestuur hierover. Marco zal de voorstellen aan Meindert sturen. Meindert geeft aan al een gesprek te hebben gehad met Erik en Henk en het clubhuis de bijzondere aandacht heeft van het bestuur. De komende bestuursvergadering is de toekomst van het clubhuis een belangrijk onderwerp.

Erik Schinkel vraagt of iets bekend is over de voorzitter van de WP afdeling, Meindert hoopt in december daar meer duidelijkheid over te krijgen.

  1.  Rondvraag en sluiting

Bijlagen: Powerpoint presentatie Boudewijn van Achter

               Kerncijfers financiën 2015