Notulen ALV

Datum van de vergadering: 18 april 2016, aanvang 20.00 uur
Plaats van de vergadering: CLUBHUIS VZC E&P

Aanwezig: Meindert Boorsma (vz.) Peter van de Kraats, Erik van Brakel, Wim Scheidt, Marieke Seising, Erik Schinkel, Peter Beek, Frank van de Bovenkamp, Wies Vullings, Gerry van de Berg, Remco Bouman, Rob Barel, Sjoerd Veltman, Inge Walta (secr.)  

  1. Opening

Er zijn berichten van verhindering binnengekomen van: Inez Alkema, Marinus van den Berg, Liesbeth Achterberg, Marco Gerritsen, Yaël Aarts (en ouders), Onno Walta, Adri Janssen, Jan Bulsink, Henk Berlang, Yoeri Scheidt, Annette Paardekooper

  1. Mededelingen voorzitter

Er zijn geen mededelingen.

  1. Notulen algemene ledenvergadering  23 november 2015

Naar aanleiding van de rondvraag meldt Gerry dat de link voor afmeldingen op de website nu werkt.

 De notulen zijn daarna zonder op– of aanmerkingen vastgesteld.

  1. Jaarverslag secretaris

Inge gaf een samenvatting . Erik Schinkel vroeg naar de voortgang van het ICT onderzoek door Hans van de Braak. Inge meldde dat Hans op 4 april gerapporteerd had en als vervolgopdracht had gekregen met vertegenwoordigers van alle afdelingen nader te bespreken welke opties voor interne communicatie, externe presentatie etc., het meest kansrijk zijn en hoe deze uitgewerkt moeten worden.

 

  1. Jaarverslagen van de afdelingen

Zwemmen: Peter van de Kraats deed verslag aan de hand van het jaarverslag: ook  afgelopen jaar hebben de prestaties de verwachtingen  overtroffen. Ledenaantal ca. 105 jeugdleden en ca 54 masterleden. Bij trainingen krijgt niet alleen de top, maar ook de B-selectie voldoende aandacht. De zwemcommissie is zeer stabiel, voor komende jaren is het mogelijk en wenselijk dat er nieuw kader komt. Er is een intern verbetertraject opgestart met werkgroepjes. Tevens wordt gewerkt aan de eerste aanzetten voor een nieuw beleidsplan. Peter memoreert de nieuwe startblokken. Het streven is nu elektronische tijdwaarneming mogelijk te maken.

Triathlon: Sjoerd Veltman verwoordt de belangrijkste feiten uit het jaarverslag. Het aantal Goldmembers is nog steeds stijgend.  De nieuwe clubkleding komt  nu snel. De wekelijkse kleine evenementen vormen de ruggengraat van de afdeling. Deze worden georganiseerd voor leden, door leden. De meerderheid van de leden zijn breedtesporters, maar de afdeling prijst zich rijk met enkele topsporters.

Waterpolo: bij afwezigheid van Jan Bulsink doetFrank van de Bovenkamp verslag.  In 2015 zijn enkele interlands georganiseerd i.s.m. KNZB  dit zet Waterpolo in Veenendaal op de kaart en Veenendaal landelijk. Er zit veel potentie in de jeugdteams, deelname Jong Oranje (lijkt) voor een deel van hen haalbaar. Veel teams, veel successen en ook aandacht voor de zaken die minder gaan. Ook 2016 zal dit aandacht krijgen. Hoop dat 2016 net zo goed gaat.

Opm. van Rob Barel: compliment voor opruimen van berging! Sterke verbetering met voorgaande jaren.

Synchroonafdeling: Wies Vullings doet verslag; het betreft hier feitelijk een halfjaarverslag omdat pas halverwege 2015 begonnen is met de nieuwe start. Inmiddels zwemmen er 12 meisjes, maar zijn er nog geen wedstrijden gedaan. In juni is er wel één voor de oudere meisjes gepland. Eerste focus is gelegd op teambuildng en plezier. Er zijn verschillende keren demonstraties gegeven, bijv. bij een waterpolo-interland.

Het grootste probleem is dat er te weinig trainers zijn om zo door te gaan. Hulp van ouders groot, maar er zijn te weinig ervaren krachten, diverse lijntjes staan uit. Naar aanleiding van een vraag van Erik Schinkel al met Corné Siteur contact opgenomen worden om Facebook beter te kunnen inzetten.

AquaFun Marieke vertelt dat 2015 een zeer goed jaar was. Na de zomervakantie werd al meteen begonnen met 40 leden. Door besluiten van de zwembaddirectie over het badwater zijn veel trainers en leden verdwenen. Grote vrees dat volgend jaar niet gaat lukken door de gewijzigde trainingstijden van  15.00-15,45 u. , dit werkt niet.

Valleiduikers.: hHet bestuur is helaas afwezig. Meindert doet kort verslag aan de hand van het jaarverslag. Behalve de eigen activiteiten is er ook extra inzet bij triathlon, brandweer en de nieuwjaarsduik.

Clubhuis:  Erik van Brakel doet verslag : het Clubhuis is op eigen wijze ook presterend, resultaatgericht. Break-even draaien is al mooi resultaat, helaas afgelopen jaar klein verlies, Vermoedelijk door gewijzigd uitgavenpatroon van mensen.  M.n. de vrijdagavond moet intensiever draaien. Veel inzet van vrijwilligers. Toekomst: vooral streven naar minder cashgeld door eigen clubhuispassysteem. Waterpolo nog steeds verantwoordelijk voor ¾ van omzet en vrijwilligers, andere afdelingen graag ook meer gebruik maken van het clubhuis. A.s. Zaterdag 23 april vindt een club breed feest plaats

  1. Verslag penningmeester

Remco meldt nog niet geheel gereed te zin met de jaarcijfers. Wel heeft hij een samenvatting van de cijfers geleverd.

-       Resultatenrekening 2015

Zwemmen licht positie ca. €1100.

Waterpolo: iets meer postitief ca.  €5100. (Damesinterland leverde winst op plus opheffen Talent Centraal)

Triathlon enkele aanvullende cijfers werden gisteren nog nageleverd. Clubkleding is een verwachte, grote kostenpost, waardoor kleine min van €3000.

Synchroon, is een kleine groep, oude trainers kregen cadeaubonnen, daardoor klein negatief resultaat €1280. Ook kosten van de vorige synchroon-groep en het afscheid daarvan zijn nog in deze resultaatrekening verwerkt.

Duiken; Badhuur relatief hoog omdat ze op zondag trainen. Klein positief resultaat €784,

AquaFun: Klein positief resultaat €951.

Clubhuis: cijfers komen nog.

Bestuur: De Vrijwilligersvergoeding vormt het grootste deel van de kosten.

-       Balans

Deze is nog niet gereed. Afgesproken wordt, dat Remco zal de cijfers compleet zal maken. Daarna wil hij stoppen als penningmeester. Schuiteman zal in toekomst verlichting moeten brengen.

  1. Begroting 2016

Is vergelijkbaar met 2015, maar moet nog worden afgerond.

  1. Verslag kascontrolecommissie

De Kascommissie is nog niet bijeen geweest en ook niet aanwezig.

 

  1. Voorstel tot décharge van het bestuur voor het gevoerde

       financiële beleid in 2015

Deze vergadering kan geen décharge worden verleend.  Wat nu? Opties: 1e . In juni extra ALV. Of  2e verschuiven naar 2e ALV en dan décharge.  De vergadering besluit tot dit laatste. Op voorstel van Wim Scheidt, wordt ook besloten dat alle penningmeesters vóór 1 juli bij elkaar gaan zitten om alles in elkaar te schuiven. Zodat het financiële jaarverslag  voor de zomer gereed is. Remco zal dit organiseren en ook een datum met de kascontrole commissie vaststellen vóór 1 mei. Wim Scheidt zal Remco ondersteunen.

  1.  Vrijwilligersbeleid, bestuursopvolging

In november wil het bestuur een nieuwe penningmeester benoemen, bij voorkeur afkomstig uit de triathlonafdeling. Remco zegt dat bekendheid met VZC E&P wel helpt bij deze functie. Tijdsbeslag is nog niet helemaal duidelijk omdat deel van taken worden overgenomen door Schuiteman. Remco zal opschrijven welke taken bij de penningmeester blijven liggen.

Meindert doet tevens oproep voor nieuwe enthousiaste leden in om invulling te kunnen geven aan evenementen, communicatie en sponsoring.

Zo hebben Sanne en Marieke hebben paasfeest georganiseerd. Meer uitvoerende enthousiastelingen erbij is noodzakelijk. Het blijkt dat er vele handen bereid zijn mee te werken. Inge ondersteunt het belang van een evenementencie. Zij wil absoluut niet bij de feitelijke uitvoering betrokken zijn. Onder dat voorbehoud wil Inge de evenementen commissie i.s.m. het clubhuis gaan coördineren.

Tenslotte geeft de vergadering aan om kort te omschrijven wat er verwacht mag worden bij de verschillende rollen. Meindert zegt toe dit kort op papier te zetten incl. de ingeschatte tijdsbesteding.

Mochten zich mensen aandienen of geschikt geacht worden voor een van  de verschillende rollen, graag de namen opgeven aan Meindert.

 

  1. Veiligheidsbeleid

Tijdens de presentatie van het jaarverslag heeft Inge al gemeld welke stappen gezet zijn en welke in 2016 zullen volgen.

 

  1. Rondvraag en sluiting

 

Peter: overwogen wordt i.v.m. de geringe opkomst over te gaan tot 1x per jaar ALV en daarnaast geeft hij aan dat het lastig is dat kalenderjaren en seizoenen niet congruent zijn. Idem financieel.  Overweging aan het bestuur om dit verder uit te werken en met een concreet voorstel te komen. Dit impliceert overigens wel een statutenwijziging.

Inge maakt format voor jaarverslag

Sjoerd: oproep voor vrijwilligersfuncties, s.v.p.  sturen  met een  begeleidend schrijven zodat dat voorzitters dat makkelijk kunnen doorsturen.

Zomerbadwater: mails van zwembadleiding vervelend. Peter heeft als reactie al mail naar Frank Hafkamp gestuurd.

Play-off Jeugdteam <17  27 mei, hiervoor is extra trainingswater nodig.

Wies: Kom zaterdag  223 april s.v.p. kijken naar demonstratie voorafgaand aan de wedstrijd.

Hierna werd de vergadering gesloten en de aanwezigen uitgenodigd  voor een drankje aan de bar.

                                                                                  *****