Menu

Bestuurlijke informatie

Vergaderplanning seizoen 2015/16

ALV :                        2015 maandag 23 november

                                2016 maandag 18 april 2016 

PM/Secr. Overleg:      2015 12 oktober

                                2016 7 maart

Badwater overleg:      2015 oktober

                                2016 mei en juni

Bestuursvergadering: 2015 16 november

                                2016 1 februari,4 april en 13 juni

Dagelijks Bestuur:      2015 9 november

                                2016 25 januari, 21 maart, 23 mei.

 

Concept Notulen Algemene Ledenvergadering VZC E&P 23 november 2015

Aanwezig: Meindert Boorsma, Henk Berlang, Erik van Brakel, Wim Scheidt, Ab van’t Veen jr. Ab van’t Veen Sr., Sjoerd Veltman, Wies Vullings, Marlies van Hoek, Peter Beek, Erik Schinkel, Peter van de Kraats, Gerry van de Berg, Marieke Seising, Remco Bouman, Henry Overeem.

  1. Opening

Meindert heet allen welkom, Annette Paardekooper, Jan Bulsink, Monique Rijnsburger, Dhr. van Manen, Cora Mulder en Frank van de Bovenkamp hebben zich afgemeld.

  1. Notulen algemene ledenvergadering 22 april 2015

De notulen worden zonder wijzigingen vastgesteld.

  1. Vooruitblik 2016

Presentatie van de meerjarenplannen 2016-2020

 

Alg. Bestuur: Meindert Boorsma presenteert de koers voor komende jaren: “Plezier Prestatie, Binding” blijft onverkort het motto. VZC E&P blijft zich inzetten voor zowel breedte- als prestatiesport. Voor binding zijn van belang o.a. evenementen, niet alleen binnen in de vereniging, maar ook met andere verenigingen. Bijv.  met de Stichting Triatlon. Veel aandacht zal worden besteed aan opleiding en instroom (jeugd)

Focus 2016

De financiële administratie wordt deels elders ondergebracht. Op 2 december a.s. wordt gesproken met een professional ter verlichting werk van de penningmeester.

Verder ook gesprekken met professionele PR organisatie: de wens blijft een jaarlijkse glossy

Veiligheidsbeleid staat inmiddels op de rit en moet verder uitgebouwd worden.

Sponsoring, is nu een moeilijk punt, Hier zal veel energie in gestoken moeten worden.

Sportservice de samenwerking heeft duidelijk een toegevoegde waarde en moet verder uitgebouwd worden.

Vrijwilligersbeleid behoeft extra aandacht

Meer samenwerking met Stichting triatlon

Langere termijn focus:

Meer contact binnen KNZB, betere zichtbaarheid. Idem NOC*NSF

Versterking samenwerking met andere Veenendaalse sportverenigingen

Betere benutting clubhuis. Vrijwilligersinzet!

Nodig: coördinator Sponsoring, evenementen, Media en communicatie

Zwemmen: Peter van de Kraats licht toe. Naast alle successen is er een zorgpunt: de jeugdinstroom op dit moment zijn er 23 Swimkickleden.

Sponsoren allen hebben binding met VZC. Externe sponsoren blijven moeilijk vindbaar. De zwemprestaties zijn boven verwachting. VZC E&P is in de hoofdklasse geëindigd als 4e van NL ( dit is te vergelijke met de eredivisie voetbal) Heel veel trainingsinzet van de kinderen wordt geëist. De wens voor komende jaren is dat kinderen ook op hoog niveau aan VZC E&P verbonden blijven. Gestreefd wordt naar continuïteit. Van belang hierbij is zowel de opleiding van trainers als ook grote betrokkenheid van ouders. Er zijn helaas nog steeds ouders die kinderen “dumpen” en verder geen betrokkenheid of inzet tonen.

Verder organiseert de afdeling ook in 2016 weer de zwem4daagse, schoolzwemkampioenschappen. Ook komend jaar (juni 2016) wordt op verzoek van de KNZB de landelijke finale georganiseerd. Er wordt naar sponsoring gezocht, ook op kleine schaal, o.a. ten behoeve van de nieuwe professionele startblokken. Binding: wordt niet vergeten, zo is er bijv. de “oliebollenwedstrijd” op 29 december aanstaande.

Triatlon

Sjoerd Veltman showt allereerst de net uitgekomen nieuwe clubkleding. De afdeling draait goed. Er zijn 200 leden en er is een kleine wachtlijst. De afdeling heeft zowel breedte- (90% recreanten) als prestatiesporters. De looptraining vindt plaats bij VAV en elke week wordt een klein evenement georganiseerd.

Ook prestatiesport heeft zijn plek VZC E&P heeft sporters in de: ere, eerste, 2e en 3e divisie. Bekende toppers blijven Jorik van Egdom en Rob Barel.

Sponsoring vindt plaats door 5 zgn. “Goldmembers”, verbonden aan de club.

Doelstellingen voor de toekomst. Ook Plezier, Prestatie Binding blijft belangrijk. Verder ligt de nadruk op continuïteit. Groei is niet persé beter.

Wel wordt gestreefd naar uitbreiding van het aantal Goldmembers van 5 naar 10.

Op dit moment is er geen plek voor jeugdafdeling. Een belangrijke bottleneck is de beperkte beschikbaarheid van badwater.

Waterpolo

Meindert neemt waar voor de onverwacht verhinderde afdelingsvoorzitter Jan Bulsink, het Waterpolo is onder de nieuwe trainers bezig de weg omhoog weer te vinden belangrijk hierbij de jeugdtrainer Wim de Weerd (uit Elst). De WP jeugd van VZC E&P heeft een goede naam ook bij Oranje.

De KNZB heeft enkele interlands door VZC E&P in het Valleibad laten organiseren, dit verliep succesvol er kwam veel publiek op af Op 28 december vindt de damesinterland Nederland Rusland plaats in het Valleibad.

Ook voor de afdeling Waterpolo blijft het motto PPB belangrijk, veel leden zijn bereid zich hiervoor in te zetten.

Spelers kunnen kiezen voor breedte-of topsport,

Voor de komende jaren wordt gestreefd naar verbetering relaties RWPC-Midwest, en de KNZB- WP afdeling.

Binnen de afdeling is een grote rol weggelegd voor “cultuurdragers”; oud-spelers die zich voor de club blijven inzetten.

Voor de komende jaren wordt gestreefd naar het bereiken en handhaven van een positie op het hoogste niveau.

Synchroonzwemmen

Wies Vullings vertelt als nieuwe voorzitter kort wat de afgelopen maanden vooraf gegaan is aan de nieuwe start en wat de plannen voor korte en middellange termijn zijn: allereerst moet veel geïnvesteerd worden in opleiding van trainers i.s.m. KNZB, Seizoen 2015/16 wordt geen wedstrijdjaar, eerst moet de basis gelegd worden. Indien mogelijk wordt in voorjaar meegedaan met enkele wedstrijden. Ook een voorstelling voor ouders etc. zit in het vat. Ook bij deze afdeling staat het motto PPB hoog in het vaandel. Plezier en breedtesport moeten een plek hebben en mogelijk op termijn ook weer prestatiesport.

Nodig om dit doel te bereiken zijn: motivatie zwemsters, trainers en vrijwilligers, evenals een betrokken bestuur en ouders. Er is duidelijk ook aandacht voor sociale activiteiten.

Uiteraard is ook geld nodig: muziekinstallatie is stuk, verder kleding, opleidingen, website. Het doel is te groeien naar 50 leden. Op termijn ook juryleden nodig.

De aanwezigen complimenteerden Wies met de grote plannen.

AquaFun

Op dit moment is AquaFun zonder noemenswaardige ledenwerfacties gegroeid van 25 naar 35 leden dit jaar. Werkt met sterrenplan. De afdeling vormt een brug tussen zwemles en plezier in zwemmen bij VZC E&P. Er wordt gesproken of wij C –diploma lessen kunnen gaan geven i.s.m. sportservice. Kinderen zijn maximaal 1,5 jaar bij AquaFun, maar kunnen eerder doorstromen.

Duiken/Valleiduikers

Bij deze afdeling is het speerpunt gezelligheid. Als prestatiedoel is gesteld het halen van brevetten er is veel aandacht voor verantwoord duiken. Ab zorgt goed voor bijscholing voor licentie PDIC. De activiteiten bestaan verder uit natuurduiken in NL ook naar buitenland: Curaçao of Egypte.

Het ledental schommelt maar is nu weer stabiel op 25. De afdeling is financieel gezond, uitrusting op orde, regelmatig vernieuwd.

Wordt nog gewerkt aan pakken en clubkleding. Professionaliseren waar mogelijk. Afgelopen jaar aantal mensen opgeleid. Veiligheid staat altijd voorop. Na 1e brevet mag je nooit het openwater in zonder begeleiding van een “Advanced” duiker.

De Valleiduikers ondersteunen evenementen als de Triatlon en de Nieuwjaar duik. De Valleiduikers willen graag bij nog meer evenementen ingezet worden, en ook assisteren van politie, brandweer (rescue opleiding is onderdeel van PDIC) Streven is ook meer instructeurs binnen te halen.

Concurrentie is er van een commerciële partij die minder op kwaliteit let. ( bijv. minder aantal duiken om brevet te krijgen etc.)

Vanaf 8 jaar kunnen kinderen opgeleid worden, eerst snorkelen etc. wordt heel langzaam opgebouwd, vooral in ondiep water.

Vraag van Wies: wordt er regelmatig iets als een open dag gedaan? Antw: er zijn regelmatig initiatieven in die richting, al dan niet door Sportservice geïnitieerd. Het blijkt moeilijk voor alle afdelingen op één dag hiervoor tijd vrij te maken. Vaak neemt één afdeling aan dergelijke activiteiten deel. Nuttig voor de PR en als mogelijkheid tot ledenwerving.

Clubhuis

De afdelingen WP, Masters (Zwemmen) en Duiken, gebruiken clubhuis nu het meeste. Meer gebruik nodig, daarvoor ook meer vrijwilligers nodig. (ouders?) Het aantal beheerders moet weer aangevuld worden met nieuwe leden. Er wordt gestreefd naar een bedrijfsmatige voering. Voor de toekomst wordt gestreefd naar een directe geluids- en beeldverbinding met het zwembad om wedstrijden te kunnen volgen. Hierover moet met Sportservice contact worden opgenomen. Het clubhuis heeft relatief veel vaste lasten (hoge vaste kosten) daarom tot nu toe niet meer dan Break-even gedraaid.

Meer vrijwilligers uit de afdelingen zijn nodig. Peter geeft aan dat er binnen de masters potentieel zit.

Inge vraagt in hoeverre sponsoren weten dat sport-gerelateerde activiteiten in het clubhuis gehouden kunnen worden. Alle afdelingen worden opgeroepen dit vooral duidelijk door te geven aan de sponsoren.

.

Vooruitblik financiën

Remco Bouman geeft een korte blik in de financiële toekomst.

Alle afdeling zijn gezond en er is geen vrees voor onverwachte ontwikkelingen. Wel is aandacht nodig voor de terugloop van het clubhuis, Positief is: geen verhoging badwaterprijs wij dus ook éénmalig geen verhoging contributie, Op termijn zal deze wel weer verhoog moeten worden omdat de overige kosten (m.n. door het door de KNZB opgelegde Sportlink) wel stijgen. Sportlinkprogramma.  Uitdaging voor de komende jaren is een nieuwe hoofdsponsor zoeken.

 

  1. Begroting 2016

Voorstel voor contributie / ongewijzigd t.o.v. 2015

                                                              Contributie 2016

Activiteit

Automatisch

 

Acceptgiro Acceptgiro
Maand Maand Kwartaal
AquaFun € 11.00 € 13.50 € 40.50

Zwemmen

en

Waterpolo

10 jaar en jonger € 18.00 € 20.50 € 61.50
11 t/m 14 jaar € 23.00 € 25.50 € 76.50
15 t/m 17 jaar € 25.00 € 27.50 € 82.50
18 jaar en ouder € 29.50 € 32.00 € 96.00
Triatlon Junioren (22<) € 8.50 € 11.00 € 33.00
  Senioren € 14.00 € 16.50 € 49.50
Masterzwemmen € 14.50 € 17.00 € 51.00
Duiken € 23.00 € 25.50 € 76.50
Synchroon        10 jaar en jonger € 18.50 € 21.00 € 63.00
11 t/m 14 jaar € 29.50 € 32.00 € 96.00
15 t/m 17 jaar € 31.50 € 34.00 € 103.50
           

     Het inschrijfgeld blijft €12,50

     Er worden geen bezwaren geuit en de contributie wordt ongewijzigd vastgesteld.

     De invoering van de automatische maandafschrijvingen heeft het aantal wanbetalers tot bijna nul teruggebracht.

     Inmiddels zijn er nog maar twee leden die via de ( per maand €2,50 duurdere en meer werk vergende) kwartaal

     acceptgiro betalen.

     Voorgesteld wordt de acceptgiro mogelijkheid voor nieuwe leden geheel te schrappen. Hiermee wordt ingestemd.

  1. Bestuur opvolging

     Synchroonzwemmen Wies Vullings wordt benoemd tot voorzitter van de afdeling Synchroonzwemmen en

     daarmee bestuurslid van VZC E&P. Oud penningmeester en waarnemend voorzitter Ineke Daalwijk is weliswaar 

     nog niet ontheven van de financiële verantwoordelijkheid, maar niet meer in functie.

      Namens de aanwezigen wordt Wies gefeliciteerd en succes gewenst.

Aftreden Henk Berlang, Meindert dankt Henk voor alle werkzaamheden afgelopen 15 jaar. De vereniging is onder zijn penningmeesterschap financieel gezond gemaakt. Namens de club overhandigt Meindert een fles Whisky als dank. Henk blijft als penningmeester aan het clubhuis verbonden en met de overige bestuursleden wordt nog een afscheidsdiner gehouden op 10 december.

Benoeming Remco Bouman tot 1e penningmeester. Na anderhalf jaar als 2e penningmeester gewerkt te hebben benoemt de vergadering Remco Bouman tot 1e penningmeester. Remco zegt zelf dat de inhoud van de functie zal veranderen omdat Remco minder tijd beschikbaar heeft dan Henk er in heeft gestoken. Externe ondersteuning komt hopelijk via een professionele Accountant. Dit zal ook wat verandering tot gevolg hebben richting afdelingspenningmeesters. Zelf hoopt Remco meer invulling aan de commerciële kant van het penningmeesterschap te kunnen geven.

Henk geeft aan alle vertrouwen in Remco te hebben.

 

  1.  Rondvraag en sluiting

       Gerry: De derde brievenbus bij de ingang van het clubhuis is van de ledenadministratie. Naar aanleiding van

       problemen bij het doorgeven van afmeldingen wordt afgesproken dat afmeldingen niet meer via de trainers

       kunnen lopen het zal alleen schriftelijk bij de ledenadministratie kunnen. De afmeldingen via de website zijn

       omslachtig. Wel functioneert op de website: de link “wijzigingen”. Er wordt naar een oplossing van de IT

       problemen gezocht in samenwerking met Hans van Braak. Dit ook om Corné te ontlasten die tot dan gevraagd

       zal worden de acute problemen op te lossen.

.      Peter: hoe halen we meer leden naar ALV’s?

       Inge vraagt of alle afdelingen de namen, met voorletters, geboortedatum, en e-mailadres, willen doorgeven ten

       behoeve van de benodigde VOG aanvragen van trainers en begeleiders.

       Henry is vol lof over de organisatie en verloop van de activiteit van afd. Triatlon afgelopen zaterdag in het

       clubhuis.

        .

        Hierna sloot Meindert de vergadering om 21.45 uur en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje aan de bar.

Notulen Algemene Ledenvergadering VZC E&P 22 april 2015

Aanwezig: Meindert Boorsma (vz) Inge Walta (verslag) Erik Schinkel, Wim Scheidt, Henk Berlang, Peter Beek, Jannes de Groot, Annette Paardekooper, Marije Bouman, Frank van de Bovenkamp, Remco Bouman, Ineke Daalwijk, Marlies van Hoek, Barbara van de Weerd, Erik van de Weerd, Corrie van Ginkel, Peter van de Kraats, Peter van Leeuwen, Henry Overeem, Ronald Prins, Jan Schinkel, Harrie Scholten, Sjoerd van Stokkum  (verlaat)

Verhinderd: Rien van Kooten, Hans van Manen, Liesbeth en Olaf Achterberg, Ab van’t Veen, Erik van Brakel, Gerry van de Berg, Joeri Scheidt, Marieke Seising, Jan Bulsink.

  1. Opening

Meindert Boorsma opende de vergadering om 20.05 uur en heetten de aanwezigen welkom.

  1. Mededelingen voorzitter

De voorzitter gaat met Peter van de Kraats en Jan Bulsink 25 april naar de Ledenvergadering van de KNZB.

Vanuit de Waterpolo afdeling meldde Erik Schinkel per 1 mei zijn functie als secretaris over te dragen aan Frank van de Bovenkamp. Wel blijft Erik wedstrijdsecretaris.

  1. Notulen algemene ledenvergadering  11 november 2014

De notulen worden zonder op en aanmerkingen vastgesteld.

  1. .
    1. Jaarverslag secretaris

Inge verwijst naar p. 9 t/m 14 van het rondgedeelde paper met stukken van deze vergadering. De belangrijkste activiteiten uit 2014 worden nogmaals genoemd, waarbij nadrukkelijk gevraagd wordt een nieuwe voorzitter voor de evenementencommissie te zoeken.

 

  1. Jaarverslagen van de afdelingen

Deze zijn te vinden op de pagina’s 15 t/m 34. De volgorde is bepaald door het moment van aanlevering en wordt nu verlaten als de vertegenwoordigers van de respectievelijke afdelingen e.e.a. toelichten.

Zwemmen.

Voorzitter Peter van de Kraats: 2014 was een zeer succesvol jaar en succes leidt tot verlies van de toppers. Zo hebben zowel trainers Thijs Hagelstein als zwemmer Ruben van Leeuwen voor het nieuwe seizoen voor PSV gekozen waar ze meer mogelijkheden zien zich verder te ontwikkelen.

Zeer tevreden is de afdeling ook met de Masterzwemmers, inmiddels al 52 leden en daarnaast met de Bloksponsoren die extra financiële armslag geven.

De zwem4daagse vindt plaats op 29,30 juni en 1 en 2 juli.

Op verzoek van de KNZB werd in 2014 de finale van de schoolzwemkampioenschappen in Veenendaal gehouden, ook in 2015 zal deze hier plaatsvinden.

De Swimkick biedt een goede instroom van leden voor de zwemafdeling. Komend jaar wordt de samenwerking met AquaFun verstevigd en wordt er een gezamenlijke folder gemaakt om uit te delen bij het diplomazwemmen.

Triathlon

Voorzitter Sjoerd Veltman meldt dat er sprake is van grote continuïteit bij zowel zwem- als looptrainers. Na drie jaar stopt naamsponsor Fuse met sponsoring. Er is veel tijd gestoken in het vinden van opvolging. Er is een nieuwe naamsponsor gevonden en 5 Goldmembers als kleinere sponsoren.

Er wordt nieuwe clubkleding aangeschaft, een tijdrovend proces. Elke week wordt er een laagdrempelig clubevenement georganiseerd als bijv. een bijzondere looptraining. Het overlijden van Jan van de Pol heeft bij de triathlonafdeling zware sporen nagelaten.

Omdat de vereniging zich primair op breedtesport richt betekent dat echte toppers ook hierbij verdere ontwikkelingen elders zoeken. De afdeling heeft momenteel 200 leden en een wachtlijst omdat het badwater te beperkt is voor meer leden. Er wordt naarstig, ook in de regio, naar extra badwater gezocht.

Waterpolo.

Secretaris Erik Schinkel doet verslag. De afdeling kijkt terug op een succesvol jaar. De NK ’s voor de jeugd onder de 13 en onder de 15 zijn in Veenendaal gehouden. De jeugdteams opereerden zeer succesvol, wat VZC E&P een goede naam bezorgd heeft. Het Nederlands team speelt daarom in 2015 twee keer een interland wedstrijd in Veenendaal. Heren I promoveerde naar de 1e Klasse (dat is de op één na hoogste klasse). Organisatorisch liep alles achter de schermen zeer goed, grote dank aan de talloze vrijwilligers die zich hiervoor ingezet hebben.

Bert van de Grift is na vier jaar gestopt als trainer en is opgevolgd door RIntske van Wijk. De jeugd kreeg een nieuwe trainer in de persoon van Wim de Weerd. Beiden zijn ervaren trainers die elders hun sporen reeds verdiend hebben.

Er zijn 2 nieuwe seniorenteams gevormd en Dames 3 is inmiddels kampioen geworden, bij een wedstrijd die veel publiek trok.

Synchroonzwemmen

Waarnemend voorzitter Ineke Daalwijk spreekt van een stabiel jaar. De meisjes die deelnamen aan de synchrobeat haalden helaas de finale niet. Door de week is het aantal trainsters teruggelopen naar 1. De afdeling heeft meegedaan met de Boni actie en op eenvoudige wijze enkele honderden Euro’s voor de afdeling verdiend.

Er is een bijzonder gezellig trainingskamp in het clubhuis geweest. Ook hebben enkele meiden meegedaan aan het KNZB trainingskamp wat ook zeer geslaagd was. De commissie liep in 2014 goed. De toekomst is echte onzeker.

Meindert neemt het woord over en licht toe: de trainsters hebben aangegeven te willen stoppen en het bestuur (Jan Bulsink) kijkt nu of een doorstart mogelijk is. O.a. wordt gekeken naar evt. samenwerking met PolarBears waar vergelijkbare problemen zijn. Hij hoort graag suggesties en verwacht eind mei met een besluit te kunnen komen. 

Clubhuis.

Het is niet gelukt een jaarverslag gereed te krijgen. Henk zal als penningmeester de financiën toelichten.

Aqua Fun

Het jaarverslag toont een stabiele afdeling. Uit de zaak wordt gevraagd of AF nog steeds leden werft bij het diplomazwemmen. Peter van de Kraats meldt dat dit is overgedragen aan de Swimkick en dat er inderdaad elke keer iemand staat. Zie ook de folder die in de maak is voor zowel Swimkick als Aqua Fun.

Duiken

Marije licht het jaarverslag toe. Duiken is vnl. recreatief aanwezig. Het ledental lijkt lager dan het is omdat verschillende leden ook lid van een andere afdeling van VZC E&P zijn en dan bij die afdeling geregistreerd worden. De Duikafdeling ondersteunt ook regelmatig activiteiten van andere afdelingen en Sportservice.

 

  1. Verslag penningmeester

Henk beperkt zich tot het algemene verhaal en de twee afdelingen waar hij de kas van beheert. De andere afdelingen laten de penningmeester het eigen verhaal doen. Wie gedetailleerde informatie wil kan deze bij de betreffende penningmeester opvragen.

Het bij de stukken geleverde overzicht geeft aan dat alle afdelingen een (soms zeer kleine) winst gemaakt hebben.

Bij AquaFun is duidelijk sprake van een stabiel ledental en lage kosten, alle badrandvrijwilligers werken zonder vergoeding. Hierdoor is de financiële positie goed en is contributieverhoging niet nodig.

Het clubhuis heeft amper winst gemaakt. Er is een grote omzet nodig alleen al om de kosten te dekken. Belemmerende factoren hierbij zijn de beperkte openingstijden en –dagen. Aangezien de omzet relatief bescheiden is, is de inkoopprijs voor bijv. bier relatief hoog. Sportservice onderzoekt of samenwerking tussen sportverenigingen een inkoopvoordeel kan opleveren. Het clubhuis is zeer belangrijk voor de binding aan de club en onderling. Probleem is dat er sprake is van een langzame, maar gestage afname van het aantal vrijwilligers. Ook het horecabeleid van de gemeente heeft negatieve gevolgen gehad. De hoeveelheid sterke drank die geschonken werd, was gering. Nu het echter niet meer mag blijkt het relatief grote gevolgen voor de omzet te hebben.  Er mag 5x per jaar een feest voor een externe partij gegeven worden, maar ook hierbij blijkt het verbod op sterke drank verstorend.

Het algemeen bestuur heeft de kosten binnen budget gehouden. Ook voor 2015/16 is de sponsorbijdrage door de naamsponsor toegezegd.

De jeugdsportsubsidie is gelijk gebleven. De afdracht aan de KNZB is echter verhoogd omdat de KNZB minder geld van het rijk ontvangt en daarom meer geld aan de verenigingen vraagt.

Peter Beek meldt dat de Waterpolo-afdeling tevreden is met de kleine winst, gezien de enorme hoeveelheid grote activiteiten die georganiseerd zijn. Mede dank zij de actieve sponsorjacht zijn de georganiseerde NK’s financieel goed afgesloten. De afdracht aan de KNZB drukte in 2014 extra zwaar op de rekening. Het is toch nog gelukt de kosten voor badwater en KNZB uit de contributies te dekken. De sponsoren zijn echter zeer belangrijk voor alles wat extra gedaan werd.

Ineke Daalwijk memoreert hoe de Synchroon-afdeling in een paar jaar tijd van noodlijdend naar financieel gezond is gegaan. Dit is mede gelukt omdat bijv. de trainers geen vergoeding ontvangen en er badwater is ingeleverd. Dit jaar kwam er een paar honderd Euro extra binnen door de Boni actie, waaraan de afdeling heeft deelgenomen.

Jan Prins geeft aan dat de 200 leden die nu het maximum voor de Triathlon-afdeling zijn, door het te beperkte badwater bepaald worden; meer groei is mogelijk. Er wordt dan ook naar badwater buiten Veenendaal gezocht. De contributie-inkomsten zijn sterker gestegen dan de badwaterkosten, er wordt zo gespaard voor nieuwe kleding. De verwachte sponsorinkomsten voor 2015-18 geven mogelijkheden voor extra trainingen.

Meindert vult aan dat hij samen met Sportservice ook zoekt naar meer badwater in de regio. Ook Waterpolo loopt tegen de grenzen van de hoeveelheid badwater aan.

Marij Bouman schets ook een positief beeld van de financiële positie van de afdeling Duiken. De kosten worden vnl. gevormd door badwater, een kleine trainersvergoeding en afdracht aan de PDIC.

Wim Scheidt van de afdeling Zwemmen, kan ook positieve cijfers melden. Gestreefd wordt naar een neutrale begroting. De afdracht aan de KNZB en de kosten van het badwater worden uit de contributies gedekt.  De 5 vaste sponsoren worden steeds belangrijker. Naast deze sponsoren wordt voordeel behaald door kortingen bij de inkoop van supplementen voor de zwemmers. De kosten voor NK’s lopen op bij meer succesvolle zwemmers. Deze kosten worden deels door de afdeling gedragen.

Tegelijker tijd vraagt hij zich af in hoeverre er reservepotjes gecreëerd moeten worden. De jaarlijkse contributieverhoging lijkt hem niet nodig.

Henk antwoordt dat het financieel reglement een reserve van een ½ jaar contributie-inkomsten eist, wijst tevens op de financieel barre tijden die nog geen twintig jaar achter de vereniging liggen en het feit dat sommige afdelingen de reserves gebruiken voor incidentele grote uitgaven als clubkleding, zuurstofflessen etc. Incidenteel moeten tegenslagen of investeringen overbrugd kunnen worden. Ook moet een vereniging voorbereid zijn op politieke risico’s als het bijv. wijzigen van subsidiëring c.q. kostendekkend maken van sport accommodaties. WP geeft aan te reserveren voor hogere competitiekosten door promotie.

 

  1. Begroting 2015

De begrotingen zijn ingediend, het blad met financiële kerncijfers geeft enige informatie, Wie meer wil weten kan bij de penningmeester(s) langsgaan.

 

  1. Verslag kascontrolecommissie

Als voorzitter van de Kascontrole commissie doet Peter van Leeuwen verslag. Hij verhaalt hoe in drie avonden samen met Harry Bouman alles is doorgenomen alles verantwoordt blijkt te zijn.

Als opmerkingen c.q. adviezen geeft hij mee:

  • de kosten van Badwater, KNZB en trainersvergoedingen moeten 2x per jaar tussentijds afgestemd worden om correctieboekingen te voorkomen.
  • Henk Berlang heeft teveel verschillende petten op. Functiescheiding is wenselijk.

Meindert dankt de commissie voor het gedane werk. Aangezien Peter nu drie jaar deze functie vervuld heeft moet er een nieuw lid voor de kascommissie gevonden worden.

Henk Berlang dankt Peter in warme bewoordingen. De inspanningen zijn zeer gewaardeerd en Henk zwaait Peter lof voor zijn grote deskundigheid toe, wat bijgedragen heeft aan de goede samenwerking.

(NB> 23 april is namens VZC E&P een boeket bij Peter bezorgd)

Na een oproep van Meindert meldt Marlies van Hoek zich al nieuw kascommissielid. Harry Scholten kan aanblijven.

 

  1. Voorstel tot decharge van het bestuur voor het gevoerde financiële beleid in 2014

Unaniem akkoord

                                              

Allen verklaren de pauze te willen overslaan en verder te gaan met de agenda

 

  1.  Vrijwilligersbeleid, wijziging Huishoudelijk Reglement, bestuursopvolging

Inge licht de voorgestelde wijziging van het Huishoudelijk Regelement toe. De acute aanleiding tot dit voorstel was het groeiend tekort aan vrijwilligers voor het clubhuis. Erik van Brakel en Inge doen daarom het voorliggende voorstel. Het kan van toepassing zijn voor andere taken en andere afdelingen. Maar elk afdelingsbestuur beslist zelf of ze er gebruik van wil maken. Hiermee kan het clubhuis vermoedelijk met minder mensen de bar open houden en worden vanzelf meer mensen vertrouwd gemaakt met het werk in het clubhuis wat tot meer clubhuisvrijwilligers zal leiden.

Gevraagd werd of dit kleine gezelschap tot zo’n wijziging van het Huishoudelijk Reglement kan besluiten. Het antwoord is ja. Het voorstel is tijdig aan alle leden gezonden en er zijn geen bezwaren ingebracht.

De aanwezigen gaan akkoord met het voorstel.

Meindert verwijst naar de lijst met aan en aftredende bestuursleden en benadrukt allereerst de reeds enige jaren geleden ontstane noodzaak een nieuwe penningmeester te zoeken, verwijst ook naar de opmerkingen van de kascommissie.  Hij hoopt binnenkort een oplossing te kunnen bieden door een sponsor deze taken te laten overnemen.

Sjoerd Veltman, Peter van de Kraats en Ineke Daalwijk zullen in de najaars ALV aangeven of zij voor een nieuwe bestuurstermijn zullen gaan.

Meindert geeft aan van deze najaars ALV een themabijeenkomst te willen maken: Het beleid voor de komende 5 jaar voor zowel de vereniging als geheel als de afdelingen afzonderlijk.

 

  1. Veiligheidsbeleid

Inge doet verslag van de nieuwste wijze waarop VOG’s moeten worden aangevraagd.  De vereniging heeft nog geen erkenning van het Ministerie van Justitie, nodig voor nieuwe aanvragen. Alle aanvragen lopen nu weer langs Inge.

 

Meindert zegt div. gesprekken met grotere sponsoren te voeren. Daarnaast organiseert Sportservice bijeenkomsten met verschillende Veenendaalse sportverenigingen waaronder VZC E&P, de afdelingen kunnen zich met hun sponsoren via Meindert aanmelden. De eerst volgende is 21 mei, dan komt Robin van Galen spreken en mogelijk ook Jorik van Egdom. Desgevraagd geeft Meindert aan dat er tot dusverre geen financiële grens is voor sponsoren die willen deelnemen.

 

  1. Rondvraag en sluiting

De notulen zullen op de website geplaatst worden.  Op verzoek van de vergadering zullen de concept notulen van deze vergadering daar ook geplaatst worden. Echter zonder de hier gedeelde financiële informatie.

Erik van de Weerd vraagt aandacht voor de Waterpolo interland Nederland-Slowakije op 23 juni in het Valleibad.

Desgevraagd zegt Henk dat de nieuwe badwaterprijs pas in november bekend wordt gemaakt.

Inge vraagt de data en tijden voor de zomertrainingen voor 15 mei door te geven. Dan spreekt zij weer met Sander Schoone.

Corry van Ginkel meldt haar blijdschap over het huidige welvaren van de vereniging.

Peter van de Kraats  vraagt aandacht voor de zwemvierdaagse op 29 en 30 juni en 1 en 2 juli in het Valleibad.

 

Niets meer aan de orde zijnde sluit Meindert de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een drankje aan de bar.

 

De eerstkomende ALV wordt gehouden op 23 november 2015 in het clubhuis van VZC 20.00 uur.

   

Notulen Algemene Ledenvergadering VZC E&P

De notulen van de najaars ALV van 2014

  1. Opening

Meindert heet de aanwezigen welkom,

  1. Mededelingen voorzitter

Aris van Hardeveld heeft aangegeven zijn werk als voorzitter van de evenementen commissie te hebben beëindigd.

Meindert dankt hem voor de vele jaren (18) dat hij deze functie met verve heeft vervuld. Velen herinneren zich de door hem georganiseerde festiviteiten met warmte. Ook de laatste lustrumcommissie werd bij deze met name (Helma Janssen, Gonja Bouman, Sanne van de Berg, Marleen en Charlotte Groeneveld, Louise Bolens, Rob Bouman, Kelly Rijksen  Harry Bouman en Kees Boers). Genoemd.

Als  blijk van waardering voor wat Aris voor de hele vereniging gedaan heeft wordt hij tot Lid van verdienste benoemd, ontvangt de oorkonde en bloemen van de voorzitter.

Aris dankt de aanwezigen hiervoor. Het was net altijd even makkelijk. Hij memoreert de drie lustrumvieringen welke hij heeft mogen organiseren. Met name de laatste lustrumcommissie vond hij geweldig evenals de samenwerking met Cathy Brouwer en Corry Bahri. Tot slot benadrukt Aris het belang van een nieuwe actieve evenementencommissie en het organiseren van een jaarlijks vrijwilligersfeest.

Er wordt een dringende oproep voor vervangers en aanvulling van de evenementencommissie gedaan. De vergaderfrequentie is ca. 1x per maand. Verder vnl. inspanningentijdens de georganiseerde evenementen zelf.

Ter plekke meldt zich Jannes de Groot als nieuw lid. Hij is onlangs in Veenendaal komen wonen en lid van de triathlonafdeling.

  1. Notulen algemene ledenvergadering 02 april 2014

Deze worden zonder vragen, op- of aanmerkingen vastgesteld.

  1. Vooruitblik 2015

Meindert, schetst zijn plannen voor de nabije toekomst: Het sponsorbeleid wordt met hernieuwde energie opgepakt. Zie onder agendapunt 6, Voor het veiligheidsbeleid zie onder agenda punt 8.

Verder hebben de afdelingen Zwemmen, Waterpolo en Triathlon de volgende nominaties gedaan voor het sportgala op 10 januari 2015:

SportploegDe Zwemploeg en de waterpoloploeg Heren 

Jeugdploeg Jongens van Zwemmen en de C- jeugd van Waterpolo

Sportman: Ruben van Leeuwen, Jorik van Egdom en Mark Hamersma

Sporttalent: Thom Delno   en Leroy van Ooijik.

Tot slot meldt Meindert het vrijwilligersbeleid een nieuwe impuls te willen geven, Met als doel de binding van onze leden met onze club te behouden en verbeteren.

Inge meldt dat er een afspraak is gemaakt met het gemeentearchief. Alle archiefstukken van 10 jaar en ouder worden in beheer van het gemeentearchief gegeven. Deze zullen hier gedigitaliseerd en openbaar toegankelijk worden.

 

  1. Begroting

Henk doet verslag van het penningmeester- en secretarisoverleg. Alle afdelingen draaien naar verwachting over 2014 minimaal break-even en hebben voldoende reserves. Nu de subsidies nog steeds afnemen blijft kostenbewaking een punt van aandacht. Het gebruik van het clubhuis was afgelopen jaar redelijk mede dank zij incidentele activiteiten van Ab van’t Veen jr. en Inge (SRYR). Het sponsorcontract met Marien is weliswaar nog niet ondertekend, maar wel met 3 jaar verlengd, de jeugdsubsidie is vastgesteld. De stijging van de prijs van het badwater lijkt dit jaar beperkt te blijven tot 2,5% en de contributiestijging is daarom ook tot €0,50 beperkt gebleven. Het onderstaande contributievoorstel wordt zonder verder vragen of opmerkingen vastgesteld.

Contributie 2015

        

         Activiteit

Automatisch

maand

Acceptgiro

maand

Acceptgiro

Kwartaal

Aquafun € 11.00 € 13,50 € 40.50

Zwemmen

en

Waterpolo       

10 jaar en jonger € 18.00 € 20.50 € 61.50
11 t/m 14 jaar € 23.00 € 25,50 € 76,50
15 t/m 17 jaar € 25.00 € 27,50 € 82.50
18 jaar en ouder € 29.50 € 32,00 € 96,00
Triatlon Junioren (22<) €   8,50 € 11,00 € 33,00
  Senioren € 14.00 € 16,50 € 49,50
Masterzwemmen € 14.50 € 17.00 € 51.00
Duiken € 23,00 € 25,50 € 76,50
Synchro        10 jaar en jonger € 18,50 € 21.00 € 63.00
11 t/m 14 jaar € 29,50 € 32.00 € 96.00
15 t/m 17 jaar € 32.00 € 34,50 € 103.50
           

Inschrijfgeld € 12,50

 

  1. Sponsoring

Meindert meldt dat met Ambifloor een nieuwe bordsponsor is binnengehaald. Marien heeft toegezegd weer voor drie jaar naamsponsoring te doen. Met Sportservice wordt regelmatig gesproken o.a. over met ander sportclubs gezamenlijke activiteiten met als doel sponsoren interessantere programma’s en sprekers te kunnen bieden. Op 3 december is de eerste – door sportservice betaalde - bijeenkomst volgend uit deze samenwerking. Doel is mede hierdoor meer topsport te kunnen faciliteren.

Ter versterking van de sponsoring zijn afspraken gemaakt met Rob Rijnsaardt, via zijn familieleden verbonden met Watepolo en ondernemer in Veenendaal. Rob zal proberen nieuwe sponsoren aan VZC E&P te verbinden. Ron stelt zich voor aan de aanwezigen waarbij hij benadert zich voor alle afdelingen te gaan inzetten en alleen een adviserende rol te hebben. Hij wil meer sponsoren binnenhalen en op lange termijn ook een nieuwe hoofdsponsor vinden. Desgevraagd licht Rob zijn banden met WP nader toe.

  1. Rooster van Aftreden. Penningmeester gezocht.

Nadrukkelijk wordt weer een oproep gedaan voor opvolging van onze eerste penningmeester. Met name de triathlonafdeling wordt gevraagd te kijken. Inmiddels heeft Remco Bouman deel van de taken overgenomen als 2e penningmeester, Maar het meer beleidsmatige deel inclusief vergaderen rust nog steeds op de schouders van Henk. Alle aanwezigen beloven binnen de afdelingen nogmaals een oproep te doen.

 

  1. Veiiligheidsbeleid

Inmiddels zijn een aantal Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen van de WP en Synchroonafdeling bij Remco belandt, die voor verdere afhandeling zal zorgen. Sebastiaan Wassink geeft aan een damesteam te trainen, waarbij ook enkele meisjes zitten en hij weet van niets. Inge zorgt dat ook hij de papieren ontvangt en bij Jan Bulsink zal worden nagevraagd of de aanvragen voldoende onder de trainers zijn verspreid. Op initiatief van Wim Scheidt ontspint zich een discussie waar de grens ligt. Besloten wordt dat je hiermee een signaal moet afgeven en dat van alle trainers een VOG gevraagd zal worden, ook diegenen die geen kinderen trainen. Deze aanvragen zullen pas na 1 januari ontvangen kunnen worden.

Inge meldt dat in het bestuursoverleg is afgesproken dat de omgangs- en gedragsregels zoals het NOC*NSF die heeft opgesteld integraal op onze vereniging van toepassing zijn. Nieuwe leden ontvangen een exemplaar bij kennismaking en de afdelingen zelf zorgen ervoor dat de regels bij leden, trainers, bestuurders en ouders van leden bekent en onderschreven worden via bijv. Ouderavonden of intern overleg.  Bij dit verslag wordt een exemplaar meegezonden, tevens bij de ingang opgehangen,

Verder meldt Inge dat er inmiddels twee vrouwen voor Onze vereniging Vertrouwens Contactpersoon willen zijn: Miranda van Kooten voor de Zwemafdeling en Helma Jassen voor heel VZC E&P. Een mannelijke VCP  voor heel VZC E&P wordt gezocht.

  1. Vaststellen lijst van bestuurders &commissies

De “Blue Pages" worden rondgedeeld. En bijgewerkt, zie bijlage. Op voorstel van Corné zal voor alle bestuursleden een mailadres met “vzcveenendaal” gemaakt, dit voorkomt dat er bij bestuurswisselingen mails niet toegankelijk zijn of verloren gaan. En maakt vermelding op de website eenvoudiger.

Er wordt bij deze weer nadrukkelijk een oproep gedaan voor versterking van de evenementencommissie en een opvolger van Aris van Hardeveld.. Sanne van de Berg en Gonja Bouman zijn de eng overgeblevenen van de evenementencommisse. Voor aanstaande Sintviering op 28 november a.s. worden nog enkele helpers gevraagd. Gekeken zal worden naar mogelijke samenwerking met La Vita en Meindert verklaart zich bereid eventueel de hoofdrol op zich te willen nemen. Afgesproken wordt dat elke afdeling zorgt voor een vertegenwoordiger in de evenementencie. En bij noodgevallen mag voor incidentele hulp op de respectievelijke besturen inclusief het DB (Inge) een beroep worden gedaan.

  1. Rondvraag en sluiting

Corné vraagt wie benaderbaar is voor evt. vragen vanuit de pers. In eerste instantie Inge, daarna Meindert.

Ab van ’t Veen vraagt weer aandacht voor het materiaalhok. Passieve (meer kasten) en actieve (beter organiseren en handhaven op gedragsovertredingen) orde moeten verbeteren. Meindert gaat op zoek naar een vast beheerder.

Inge vraagt allen die sleutels hebben de nummers aan haar door te geven.

Henri Overeem vraagt allen hetzelfde m.b.t. de sleutels van het clubhuis.

Sjoerd van Stokkum  vraagt aandacht voor de fb pagina “Veiliger sporten Veenendaal” en het twitteraccount “sportveiligveen”

Inge vraagt tot slot de afdelingen die hun lustrumshirts nog in de bestuurskamer hebben liggen (5 dozen) deze op te halen en uit te delen.

Meindert dankt allen voor hun inbreng, sluit de vergadering om 21.45 u en nodigt allen uit een drankje aan de bar te komen drinken.

                                             

Notulen voorjaars ALV 2014

Datum van de vergadering: 02 april 2014, aanvang 20.10 uur
Plaats van de vergadering: CLUBHUIS VZC E&P

Aanwezig: Peter Beek, Gerry van de Berg, Henk Berlang, Meindert Boorsma, Remco Bouman, Hans van de Braak, Jan Bulsink, Ineke Daalwijk, Jelle Hamersma, Aris van Hardeveld, Jeroen Hoogenkamp, Adri Janssen, Manon van de Kraats, Peter van de Kraats,  Peter van Leeuwen, Henri Overeem, Annette Paardekooper, Pieter Ritmeester,  Erik Schinkel, Ab van’t Veen jr. Sjoerd Veltman, Inge Walta (verslag).

Verhinderd: Erik van Brakel, Brenda Muller en Marieke Seising

  1. Opening

Adri Janssen opent deze vergadering voor de laatste keer en ziet in de lage opkomst een goed teken: er is geen reuring, de vereniging heeft de zaken goed op orde. Er volgt een korte voorstelronde.

  1. Mededelingen voorzitter

De agenda zoals gegeven in het boekje met alle stukken wordt gevolgd, alleen het agenda punt 12 (lustrum) wordt 5a. Eventuele andere punten komen bij punt 14 (wat verder ter tafel komt) aan de orde.

  1. Notulen algemene ledenvergadering  06 november 2013

Deze worden zonder vragen, op- of aanmerkingen vastgesteld.

  1. Jaarverslag secretaris

Inge verwijst naar het gegeven exemplaar en meldt de highlights hierin gemeld te hebben, waarbij de volgorde zoals door haar voorganger,Wim Meurs, opgezet, is gevolgd. Memorabel is dat dat 30 maart jl. de vernieuwde website de lucht is ingegaan. Adri voegt hieraan toe dat vertrekkend WP voorzitter Hans van de Braak heeft toegezegd de ledenadministratie hier aan te willen koppelen.

 

  1. Jaarverslagen van de afdelingen

Deze zijn op volgorde van binnenkomst in het boekje opgenomen.

Synchroonzwemmen Ineke meldt dat de successen ook in 2014 voortgezet lijken te worden. Alle trainingen zijn gericht op het NK. Er zijn veel trainers bijgekomen die vrijwillig langs de badrand staan. De zoektocht naar meer jeugdleden blijft doorgaan. Er wordt gespaard voor een nieuwe geluidsinstallatie.

Waterpolo Hans meldt dat het gat tussen de jeugd en senioren teams bij de heren steeds meer gedicht wordt. Er is veel in jeugd geïnvesteerd en de NK <13 en <15 worden dit jaar in Veenendaal georganiseerd. Heren II wordt voor de 3e (4e) keer kampioen en Heren I mogelijk ook. De sponsoring volgt succesvol de nieuwe wege: club van 100 en club van 500. Er zijn nu 159 leden.

AquaFun: Inge meldt dat het ledental iets terugloopt omdat –zoals bedoeld – veel kinderen voor Swimkick kiezen. Desondanks is er nog steeds aanwas. Het trainerscorps is goed gevuld. Onlangs heeft Ab van ’t Veen sr. Zich gemeld om te helpen bij het snorkelen. AquaFun richt zich steeds meer op de recreatieve kant.

Triathlon: Sjoerd datde afdeling inmiddels 193 leden heeft en behalve zwemtraining wordt nu ook 2x per week looptraining gegeven. De clubwedstrijden vormen de ruggengraat van de afdelingen en worden regelmatig met festiviteiten in het clubhuis omgeven. De grote uitgaven betreffen de clubkleding, de financiën zijn op orde. De prestaties van clubleden zijn ook regelmatig het vermelden waard; denk aan Jorik van Egdom die tot de wereldtop behoort; Rob Barel idem bij de masters en aan de successen van de triathlonteams. Het succes heeft er toe geleid dat op woensdagavonden er een stop is op nieuwe leden. Het bad is dan overvol.

Zwemmen: Peter meldt dathet meerjarenplan veel sneller tot succes  is gekomen dan verwacht. Het MOZ plan van de KNZB wordt succesvol gevolgd. Bij kringwedstrijden in een weekend loopt ZVC E&P doorgaans met meer dan 100 medailles weg. Er zijn nu 117 juniorleden, en meer dan 40 masterzwemmers, plus 28 Swimkick-leden. Zij worden begeleid door 16 trainers. Bij de Swimkick is te zien dat kinderen in ca. 2 a 3 maanden tijd tot prima zwemmer(tje)s omgevormd worden. De afdeling telt vele vrijwilligers.

Duiken: Ook deze afdeling draait goed. Er is sprake van eend duidelijke ledengroei en in 2013 zijn div. leuke uitstapjes gemaakt o.a. naar Duitsland, de Ooster Schelde en het Grevelingenmeer. De planning voor 2014 is dat de uitstapjes wat verder zullen gaan en er zal nieuwe uitrusting gekocht worden. Een zorgpunt is de opslag in het materiaalhok i.v.m. roestvorming.

Clubhuis: Allereerst vraagt Henk Berlang aandacht voor de onlangs ontstane vacature voor de functie van secretaris. De ontwikkeling van het clubhuis in 2013 was positief; er is 10 % meer omzet gedraaid. Het is nog onzeker wat de gevolgen van het nieuwe horecabeleid voor 2014 zullen zijn. Er mogen 5 privéfeestjes in het clubhuis gehouden worden, mits vooraf aangemeld. Het stroomverbruik is dankzij de inzet van o.a. Harry Bouman gedaald met €750. Het interieur is opgeknapt en gepimpt, dank aan Sanne van de Berg. Henk roept de afdelingen die binnenkort grote sportevenementen organiseren op gebruik te maken van het clubhuis. Er zijn kortingsbonnen voor bezoekers te krijgen etc.

Henri Overeem is eventueel bereid secretaris van het clubhuis te worden. Hij komt hier z.s.m. op terug.

5a. Lustrum 17 mei.

Aris van Hardeveld benadrukt allereerst het vele werk dat door zijn commissieleden wordt verricht (zie jaarverslag secretaris voor de namen) Aangevuld met Wim Meurs die de oud-leden benadert. Er wordt veel vergaderd en er is een boeiend dag- en avondprogramma voor alle leeftijden, leden en oud-leden opgesteld,

09.00-10.30 feestontbijt (kosten €2 p.p.) gesponsord door de Ellekoot winkeliers. Ca. 130 deelnemers in clubhuis, indien meer wordt verhuisd naar de kleine sporthal.

11.00-13.00 kinderactiviteit. Bij mooi weer op de P Plaats van het CSV. (bij slecht weer in kleine sporthal) M.m.v. Sporttotaal 3 opblaas speltoestellen.

Tegelijk in het clubhuis activiteiten (gamen etc.) in het clubhuis voor de iets oudere jeugd.

13.00-16.00 In het zwembad: activiteiten met de afdelingen waarbij ludieke overgangen worden gezocht. Tot besluit een grote manifestatie in het WB. Mogelijk gebruik van div. camera’s in het bad. Ook onderwater! Beelden worden na afloop op Koop -DVD gezet.

Wim Meurs organiseert oud-leden diner ofwel in de Duck of en La Vita) en rekent op ca. 300 deelnemers.

Tot besluit een feestavond  (20.00-01.00 in Clubhuis met uitloop naar La Vita) met DJ en loterij (Hoofdprijs weekend gebruik van een Tesla) Beiden gesponsord door Profile Tyrecentrum.

Er is overleg met o.a. de Naamsponsor voor kleding. Er komen tassen met retro-emblemen etc. Zie de site voor de laatste nieuwtjes en aanmeldingen.  Na het Lustrum zal Aris aftreden als voorzitter van de Evenementencommissie en hij doet hierbij de oproep een vervanger te vinden.

 

  1. Verslag Penningmeester

-       Resultatenrekening 2013

-       Balans

Alle cijfers zijn in het penningmeester- en secretarisoverleg doorgesproken en in het verslag is één blz. bijgevoegd waarop alles is samengevoegd. Dank hiervoor aan alle afdelingpenningmeesters  en Henk Berlang en Remco Bouman. Gedetailleerde informatie over de afdelingen is bij de afdelingspenningmeesters op te vragen.

De cijfers geven een mooi beeld; met name aan Synchroon en de Waterpoloafdeling zijn complimenten te geven voor het financieel herstel. Als gevolg van het succes heeft de zwemafdeling afgelopen jaar grotere kosten gehad, maar voldoende reserves dit op te vangen.

  1. Begroting 2014

De begroting voor 2014 is conservatief opgesteld en de kans op meevallers lijkt reëel. Desgevraagd meldt Henk dat er geen grote verschillen waren tussen de begroting 2013 en het resultaat 2013 en het verschil dat er was, is positief.

  1. Verslag kascontrolecommissie

Peter van Leeuwen doet als voorzitter van de kascommissie verslag van de bijeenkomsten en bevindingen.  Hij roemt de overzichtelijkheid van de boekhouding.

Henk vult aan dat hijzelf voor het bestuurlijk deel verantwoordelijk blijft en Remco voor de afdelingsadministratie en de informatieverstrekking aan en van de afdelingen. Dit moet de informatieverstrakking aan de afdelingen verbeteren door frequentere periodieke overzichten.

 

  1. Voorstel tot decharge van het bestuur voor het gevoerde financiële beleid in 2013

De Kascommissieleden Peter van Leeuwen Henri Overeem en Harrie Scholten,  worden bedankt voor het gedane werk. Het voorstel voor decharge van het bestuur voor het gevoerde financiële beleid wordt bij acclamatie aangenomen.

Er zal een nieuwe kascommissie moeten worden samengesteld. Pieter Ritmeester meldt zich aan. De benoeming zal in de najaars- ALV plaatsvinden.

                                              

                        PAUZE

 

 

  1. Aftreden en benoeming nieuwe bestuursleden

-        Benoeming 2e penningmeester/verenigingsadministrateur

Alhoewel hij in feite al aan het werk was gegaan wordt Remco Bouman hierbij door Adri formeel benoemd tot verenigingsadministrateur. Remco zal niet alle bestuursvergaderingen bijwonen, maar wordt wel toegevoegd aan het DB.

-       Nieuw lid bestuur in de rol van voorzitter van de Waterpoloafdeling

Adri memoreert hoe Hans van de Braak bij het bestuur van VZC E&P waterpolo betrokken werd, memoreert de politieke relaties en dankt hem voor het vele gedane werk. O.a. de website heeft zijn aandacht gehad. In de toekomst wil Hans hiervoor nog enkele taken afronden.

Als opvolger wordt Jan Bulsink benoemd. Eveneens een man die zijn sporen binnen VZC E&P heeft verdiend, als sporter en na 2000 ook al als bestuurslid (o.a. bedenker van AquaFun en medeopsteller van het beleidsplan “Plezier en Commitment”). Jan geeft aan hiermee aan zijn derde VZC–leven te willen beginnen.

-       Nieuwe  bestuurslid ledenadminstratie

Het belang van een goede ledenadministratie is niet te overschatten. Zonder dit is een vereniging kansloos. Adri dankt Brenda Muller voor het vele werk wat zij gedurende vele jaren zeer getrouw heeft verricht. Gerry van de Berg is uit het verleden als zwemster bekend binnen VZC E&P, nu ook als moeder van het zeer actieve clubhuislid Sanne en het doet Adri plezier dat zij bereid is de ledenadministratie op zich te nemen. Ook haar wordt veel succes gewenst.

-       Nieuwe Voorzitter

Als laatste van de bestuursmutaties is Adri zelf aan de beurt. Hij memoreert de roerige tijd waarin hij als bestuurder bij de toen bijna failliete vereniging startte en is blij de voorzittershamer aan Meindert Boorsma,  te kunnen overhandigen.

Meindert dankt Adri voor de bloei die onder zijn 12 jarig voorzitterschap tot stand is gekomen en zet de vergadering voort. Adri blijft als adviseur aan VZC E&P verbonden.

  1. Vaststelling commissieleden

De “Blue pages” gaan rond en eenieder wordt verzocht evt. wijzigingen hierin aan te brengen.

 

  1. Lustrum

Zie onder 5a.

 

  1. Veiligheidsbeleid

Inge Walta meldt dat 80-100 meldingen per jaar - bij 20 sportbonden - van seksueel misbruik het topje van de ijsberg vormen. Ook VZC E&P moet werken aan preventie omdat het leed voor slachtoffers onacceptabel is en het nadeel voor betrokken verenigingen onwenselijk. Bij vergaderingen van de afdelingen verwacht zij uitgenodigd te worden om nader over risico’s en preventie te spreken. Al dan niet in gezelschap van Jelle Hamersma, die als deelnemer bij de  EU workshop “Sport Respects Your Rights’ betrokken was en nu betrokken is bij de bewustwordingscampagne die in Veenendaal wordt opgezet.

Jeroen Hoogenkamp vraagt aandacht voor het belang van bewijsvoering bij overtredingen en wordt graag bij het proces betrokken.

 

Zaterdag 5 april om 17.00-17.30 uur zendt Valleiradio uit vanuit Renswoude en gevraagd wordt wie van VZC E&P het woord kan voeren.

 

  1. Rondvraag en sluiting

Peter van de Kraats vraagt na te denken over hoe meer opkomst te genereren is voor de ALV.

Tot slot van de vergadering neemt Meindert het woord en wordt Adri Janssen tot ere-lid van VZC E&P benoemd met de volgende argumentatie:

Het bestuur heeft grote waardering voor de wijze waarop Adri zich sinds 1999 als bestuurder heeft ingezet voor de vereniging. Zo heeft hij een dreigend faillissement afgewend; de overgang naar het nieuwe zwembad gesteund en begeleid; de realisering van het schitterende clubhuis mogelijk gemaakt; VZC E&P als omni-vereniging vorm gegeven; uitgebreid met diverse afdelingen; een grote rol gespeeld bij verkrijging en behoud van onze hoofd/naamsponsor; de bestuurlijke organisatie van de vereniging op een hoger plan gebracht met beleidsdocumenten op vele terreinen. Dat de vereniging nu is gezegend met vele succesvolle sporters en vrijwilligers is in grote mate het gevolg van de wijze waarop de vereniging zich onder zijn leiding heeft ontwikkeld.

Adri toonde zich geroerd en memoreerde op van  hem bekende wijze het belang van alle vrijwilligers voor de vereniging en dankte voor de onverwachte eer.

Hierna werden alle aanwezigen voor een drankje aan de bar uitgenodigd en de vergadering besloten.

_________________________________________________________________________________________________________

De volgende documenten zijn hieronder te vinden:

 

1. Statuten

2. Financieel Reglement

3. Huishoudelijk Reglement

4.Toekenning Ere-lidmaatschap, Lid van verdienste

5. Beleidsplan 

6. PR Beleid

7. Sponsor beleidsplan

_____________________________________________________________________________________________

1. STATUTEN van VZC Veenendaal

(P.M. sinds 2004 is de naam officiëel: VZC E&P)

 

(Versie 12-5-2000 – Tussen 1e  en 2e ALV)

NAAM EN ZETEL

Artikel 1        

Artikel 1 Lid 1     De vereniging draagt de naam: VZC Veenendaal (afgekort VZC).

Artikel 1 Lid 2     Zij heeft haar zetel in de gemeente Veenendaal.

DUUR

Artikel 2        

Artikel 2 Lid 1     De vereniging, welke is opgericht op één mei negentienhonderd vier en dertig is thans aangegaan voor onbepaalde tijd.

DOEL

Artikel 3        

Artikel 3 Lid 1     De vereniging stelt zich ten doel de beoefening van het zwemmen, in de ruimste zin, te bevorderen en meer algemeen te ma­ken.

Artikel 3 Lid 2     De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door het verwerven en het daarna behouden van het lidmaatschap van de Koninklijke Nederlandse Zwembond (afgekort K.N.Z.B.), gevestigd te Nieuwegein onder erkenning van de K.N.Z.B. als enig besturend en controlerend lichaam op zwemgebied in Nederland.

Artikel 3 Lid 3     De vereniging is tevens aangesloten bij de kring Utrecht van de K.N.Z.B..
Hetgeen in arti­kel 8 (verplichtingen van de leden) wordt gesteld ten aan­zien van de K.N.Z.B. geldt tevens voor de kring Utrecht van de K.N.Z.B..

BOEKJAAR

Artikel 4        

Artikel 4 Lid 1     Het boekjaar van de vereniging valt samen met het kalenderjaar.

INRICHTING

Artikel 5        

Artikel 5 Lid 1     Organen van de vereniging zijn het bestuur, de algemene vergadering alsmede alle overige personen en commissies, die krachtens de statuten door de algemene vergadering belast zijn met een nader omschreven taak en aan wie daarbij door de algemene vergadering beslissingsbevoegdheid is toegekend.

Artikel 5 Lid 2     De organen van de vereniging, bedoeld in lid 1, hebben geen rechtspersoonlijkheid.

LEDEN EN ANDERE AANGESLOTENEN

Artikel 6        

Artikel 6 Lid 1     Leden van de vereniging zijn natuurlijke personen, die op hun verzoek door het bestuur als lid zijn toegelaten.

Artikel 6 Lid 2     Minderjarigen, die als lid wensen te worden toegelaten dienen bij hun aanvraag een schriftelijke toestemming van hun wettelijke vertegenwoordiger te overleggen.

Artikel 6 Lid 3     Ingeval van niet toelating door het bestuur zal op verzoek van de betrokkene door de eerstvolgende algemene vergadering alsnog over toelating worden beslist.

Artikel 6 Lid 4     Personen die door de K.N.Z.B. of de kring levenslang zijn uitgesloten van het recht tot het deelnemen aan enige activiteit dan wel van het recht functies in de K.N.Z.B. te bekleden, kunnen niet als lid van de vereniging worden toegelaten.

Artikel 6 Lid 5     De leden worden onderscheiden in (tussen haakjes de stemgewichten in de algemene vergadering):

  • ereleden (3);
  • leden van verdienste (3);
  • seniorleden (3);
  • juniorleden (1);
  • verenigingsleden: bij de K.N.Z.B. aangemelde officials, leden van het algemeen bestuur, bestuursleden van afdelingen en trainers, voor zover geen regulier lid volgens de categorieën a tot en met d voornoemd (1).

Artikel 6 Lid 6     Ereleden zijn natuurlijke personen, die op grond van buitengewone verdiensten voor de vereniging op voordracht van het bestuur of van tien stemgerechtigde seniorleden door de algemene vergadering als zodanig zijn benoemd. Zij hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de overige leden doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling.

Artikel 6 Lid 7     Leden van verdienste zijn natuurlijke personen, die op grond van bijzondere verdiensten voor de vereniging als zodanig door het bestuur zijn benoemd. Zij hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de overige leden doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling.

Artikel 6 Lid 8     Seniorleden zijn leden, die op één januari van het betreffende boekjaar de leeftijd van zestien jaar hebben bereikt.

Artikel 6 Lid 9     Juniorleden zijn leden, die op één januari van het betreffende boekjaar nog niet de leeftijd van zestien jaar hebben bereikt.

Artikel 6 Lid 10   Verenigingsleden zijn natuurlijke personen die op grond van activiteiten voor de vereniging door het bestuur als zodanig zijn benoemd. Hun rechten en verplichtingen worden, evenals de eventueel door hen te betalen contributie, door het bestuur in het huishoudelijke reglement vastgesteld.

Artikel 6 Lid 11   Onder 'andere aangeslotenen' worden verstaan zij, die op enigerlei wijze min of meer regelmatig van de diensten van de vereniging gebruik maken, dan wel op andere wijze een bijdrage leveren aan het verenigingsleven, zoals begeleiders, vervoerders, materiaalmensen.

VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN

Artikel 7        

Artikel 7 Lid 1     De leden zijn verplicht:

  • de statuten en reglementen van de vereniging en de besluiten van de organen van de vereniging, bedoeld in artikel 5 na te leven en de jurisdictie van de daarin vermelde organen te erkennen;
  • zich jegens elkander en ten opzichte van de vereniging te gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd;
  • de belangen van de vereniging en van haar organen, die van de K.N.Z.B. en haar organen en die van de zwemsport in het algemeen niet te schaden;
  • alle overige verplichtingen te aanvaarden en na te komen, welke uit het lidmaatschap voortvloeien of welke de vereniging in naam van haar leden aangaat.

Artikel 7 Lid 2     De leden en andere aangeslotenen alsmede degenen, die in de vereniging een functie, welke dan ook, bekleden, onderwerpen zich door de aanvaarding van hun lidmaatschap, aangeslotene zijn of functie tegenover de K.N.Z.B. aan dezelfde verplich­tingen, waaraan de vereniging als lid van de K.N.Z.B. is of zal zijn onderworpen, daaronder begrepen mitsdien de verplich­ting de statuten en reglementen van de K.N.Z.B. en de besluiten van zijn organen na te leven, alle overige verplichtingen te aanvaarden, welke uit het lidmaatschap van de vereni­ging als lid van de K.N.Z.B. en lid van de kring Utrecht voortvloeien of welke de K.N.Z.B. in naam van zijn leden aangaat, en zich te onderwerpen aan de tuchtrechtspraak, de disciplinaire rechtspraak, de arbitraire rechtspraak en de admini­stratieve rechtspraak, zoals vastgelegd en nader geregeld in de daarop betrekking hebbende reglementen van de K.N.Z.B., evenwel voor wat de door de K.N.Z.B. en/of de kring Utrecht in naam van zijn leden aangegane verplichtingen betreft slechts voorzover deze verplichtingen tevens betrekking hebben op de leden van de vereni­ging.
De vereniging is bevoegd om in naam van haar leden tegenover de K.N.Z.B. de verplichtin­gen aan te gaan, als in dit lid omschreven.

Artikel 7 Lid 3     De vereniging kan daarnaast tegenover derden, voor zover uit deze statuten niet het tegendeel voortvloeit, ten behoeve van de leden rechten bedingen en, voor zover dit in de statuten uitdrukkelijk is bepaald.

Artikel 7 Lid 4     Een besluit waarbij rechten zijn beperkt of verplichtingen zijn verzwaard, is niet op een lid van toepassing indien, met inachtneming van het in artikel 10 lid 5 bepaalde, een lid het besluit te zijnen opzichte uitsluit door opzegging van het lidmaatschap.

TUCHTRECHTSPRAAK

Artikel 8        

Artikel 8 Lid 1     Aan de tuchtrechtspraak van de vereniging zijn alle leden en andere aangeslotenen onderworpen.

Artikel 8 Lid 2     In het algemeen zal strafbaar zijn handelen of nalaten in strijd met de statuten, reglemen­ten en/of besluiten van de organen van de vereniging.

Artikel 8 Lid 3     Voorzover deze bevoegdheid niet aan een door de algemene vergadering te benoemen commis­sie, belast met de tuchtrechtspraak is opgedragen, is het bestuur bevoegd om ingeval van overtredingen als bedoeld in lid 2 van dit artikel de volgende straffen op te leggen:

  • berisping;
  • ernstige berisping;
  • tuchtrechtelijke boete;
  • schorsing.

Artikel 8 Lid 4     De competentie, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de in lid 3 bedoelde commissie, alsmede de procesgang kunnen nader worden geregeld in een afzonderlijk door de algemene vergadering vast te stellen tuchtreglement.

Artikel 8 Lid 5     Tuchtrechtelijke boeten kunnen worden opgelegd tot ten hoogste de door de algemene vergadering vastgestelde maxima.

Artikel 8 Lid 6     Schorsing van het lidmaatschap kan worden opgelegd tot ten hoogste de door de algemene vergadering vastgestelde maximumperioden. Gedurende de periode, dat een lid geschorst is, blijft het gehouden aan zijn verplichtingen tegenover de vereniging en heeft het tegenover de vereniging geen andere rechten dan zich te verweren in tuchtzaken, beroep in te stellen en gratie te verzoeken.

Artikel 8 Lid 7     Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen door de algemene vergadering worden uitgesproken, indien een lid in ernstige mate in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van organen van de vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.

Artikel 8 Lid 8     Nadat tot ontzetting is besloten, wordt de betrokkene ten spoedigste door middel van een aangetekend schrijven van het besluit, met opgave van redenen in kennis gesteld.

Artikel 8 Lid 9     Zowel bij de behandeling door het bestuur casu quo de tuchtcommissie als bij de behande­ling door de algemene vergadering kan de betrokkene, indien hij al dan niet op zijn verzoek persoonlijk wordt gehoord, zich door een raadsman doen bijstaan.

CONTRIBUTIE

Artikel 9        

Artikel 9 Lid 1     De leden zijn gehouden tot het betalen aan de vereniging van een jaarlijkse contributie en jaarlijkse bijdragen, welke door de algemene vergadering worden vastgesteld. De leden kunnen in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende contributie betalen.

Artikel 9 Lid 2     Wanneer het lidmaatschap in de loop van het boekjaar eindigt blijven de contributie en bijdrage(n) voor tot drie volle kalendermaanden na de opzegging verschuldigd.

Artikel 9 Lid 3     Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van contributie en bijdragen te verlenen. Dit is uitgewerkt in het huishoudelijk reglement.

EINDE LIDMAATSCHAP

Artikel 10      

Artikel 10 Lid 1   Het lidmaatschap eindigt:

  • door overlijden van het lid;
  • door opzegging door het lid;
  • door opzegging door het bestuur namens de vereniging;
  • door ontzetting overeenkomstig het bepaalde in artikel 8 lid 7.

Artikel 10 Lid 2   Opzegging namens de vereniging kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden aan de vereisten voor het lidmaatschap te voldoen of wanneer hij zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt of wanneer van de vereniging redelijkerwijze niet gevergd kan worden het lidmaat­schap te laten voortduren.

Artikel 10 Lid 3   Opzegging van het lidmaatschap door het lid of namens de vereniging kan slechts schriftelijk bij het bestuur geschieden met inachtneming van een opzeggingstermijn van drie volle kalendermaanden. Opzegging van minderjarige leden geschiedt door de ouders­/verzorgers.

Artikel 10 Lid 4   Een opzegging in strijd met het in lid 3 bepaalde doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip, volgende op de datum, waartegen was opgezegd.

Artikel 10 Lid 5   Een opzegging als bedoeld in artikel 7 lid 4 dient te geschieden binnen een maand, nadat het bedoelde besluit aan het lid is bekend geworden of is medegedeeld.

Artikel 10 Lid 6   In afwijking van het in lid 3 bepaalde kan opzegging door het lid met onmiddellijke ingang voorts geschieden binnen één maand nadat hem een besluit tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm of een besluit tot fusie is medegedeeld.

Artikel 10 Lid 7   In afwijking van het in lid 3 bepaalde kan opzegging door de vereniging met onmiddellijke ingang plaats hebben, indien redelijkerwijze van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap langer te laten voortduren.

Artikel 10 Lid 8   Behalve ingeval van overlijden wordt een lid, dat heeft opgezegd, geacht nog lid te zijn, zolang het niet heeft voldaan aan zijn geldelijke verplichtingen ten opzichte van de vereniging of zolang enige aangelegenheid, waarbij het lid betrokken is niet is afgewikkeld, de tenuitvoerlegging van een opgelegde straf daarin begrepen.

BESTUUR

Artikel 11      

Artikel 11 Lid 1   Het bestuur van de vereniging bestaat uit tenminste vijf meerderjarige leden, die door de algemene vergadering worden gekozen uit de leden, te weten: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en tenminste twee andere bestuursleden.

Artikel 11 Lid 2   Het aantal bestuursleden wordt vastgesteld door de algemene vergadering. De voorzitter, secretaris en penningmeester worden in functie gekozen. Het bestuur verdeelt de overige bestuurstaken en doet hiervan mededeling aan de leden.

Artikel 11 Lid 3   De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Een combinatie van twee of meer dagelijks bestuur functies in een persoon is niet toegestaan.

Artikel 11 Lid 4   Elk bestuurslid, ook wanneer het voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door het orgaan dat hem benoemde worden geschorst of ontslagen. Een schorsing, die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn.

Artikel 11 Lid 5   De bestuursleden worden gekozen voor de tijd van drie jaar onverminderd het verder in dit lid bepaalde. Jaarlijks treden één of meer van deze bestuursleden af in de algemene vergadering, waarin het bestuur rekening en verantwoording doet over het afgelopen boekjaar, volgens een door het bestuur op te maken rooster, ook al is de termijn van drie jaar nog niet dan wel reeds eerder in dat boekjaar verstreken. De aftredenden zijn, behoudens het in lid 7 bepaalde, terstond herkiesbaar; wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in.

Artikel 11 Lid 6   Tot één week voor de algemene vergadering kunnen door het bestuur of tenminste tien senior- of juniorleden kandidaten worden gesteld voor te vervullen vacatures. Door de algemene vergadering zelf kunnen kandidaten worden gesteld bij een besluit genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen.

Artikel 11 Lid 7   Het bestuurslidmaatschap eindigt:

  • door overlijden of bedanken;
  • door verlies van de hoedanigheid van lid van de vereniging.

Artikel 11 Lid 8   Ieder bestuurslid is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft, die tot de werkkring van twee of meer bestuursleden behoort, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk tegenover de vereniging, tenzij hij bewijst, dat de tekortkoming niet aan hem te wijten is en dat hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.

BESTUURSTAAK

Artikel 12      

Artikel 12 Lid 1   Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging terwijl het dagelijks bestuur belast is met de behandeling van alle lopende en spoedeisende zaken.

Artikel 12 Lid 2   Indien het aantal bestuursleden beneden vier is gedaald of het aantal leden van het dagelijks bestuur beneden drie, blijven zowel het bestuur als het dagelijks bestuur bevoegd, doch is het bestuur verplicht zo spoedig mogelijk een algemene vergadering bijeen te roepen ter voorziening in de vacatures.

Artikel 12 Lid 3   Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies, waarvan de leden door het bestuur worden benoemd en te allen tijde door het bestuur kunnen worden ontslagen. Voor deze commissieleden is het bepaalde in artikel 11 lid 4 van overeen­komstige toepassing. Bevoegdheden en werkwijze van deze commissies zijn uitgewerkt in het huishoudelijk reglement.
Onder de door het bestuur in te stellen commissies zijn niet begrepen:

  • de kascontrolecommissie;
  • de tuchtcommissie;
  • de commissie van beroep,
  • welke door de algemene vergadering worden gekozen, indien tot instelling daarvan door de algemene vergadering wordt besloten.

VERGADERINGEN VAN BESTUUR EN DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 13      

Artikel 13 Lid 1   Tenzij het bestuur casu quo het dagelijks bestuur anders bepaalt vergadert het betreffende bestuur wanneer de voorzitter of de secretaris zulks verzoeken.

Artikel 13 Lid 2   Het bestuur en het dagelijks bestuur kunnen ook buiten vergadering besluiten nemen, mits dit schriftelijk, telegrafisch, per telefax of e-mail geschiedt, alle leden van het betreffende bestuur in het te nemen besluit zijn gekend en geen hunner zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet.

Artikel 13 Lid 3   Alle besluiten, welke in vergadering worden genomen, kunnen slechts worden genomen met de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen, mits in de betreffen­de vergadering de volstrekte meerderheid van de in functie zijnde leden aanwezig is, terwijl de besluiten bedoeld in lid 2 slechts kunnen worden genomen met de volstrekte meerder­heid van de stemmen, die door alle fungerende bestuursleden kunnen worden uitgebracht, ongeacht of deze stemmen alle zijn uitgebracht. Bij een staken der stemmen geeft de stem van de voorzitter van de vergadering de doorslag.

Artikel 13 Lid 4   Blanco stemmen worden niet als uitgebrachte stemmen geteld.

Artikel 13 Lid 5   Over elk voorstel wordt afzonderlijk en mondeling gestemd, tenzij de voorzitter zonder tegenspraak uit de vergadering een andere wijze van stemmen bepaalt of toelaat.

Artikel 13 Lid 6   Van het verhandelde in elke vergadering worden door de secretaris notulen opgemaakt, die in de eerstvolgende vergadering van het betreffen de bestuur worden vastgesteld.

Artikel 13 Lid 7   De secretaris neemt de besluiten, welke op de wijze als in lid 2 omschreven zijn tot stand gekomen in het notulenregister van het betreffende bestuur op en doet daarvan in de eerstvolgende vergadering van het betreffende bestuur mededeling.

VERTEGENWOORDIGING

Artikel 14      

Artikel 14 Lid 1   De vereniging wordt vertegenwoordigd door het bestuur. Daarnaast zijn bevoegd de vereniging te vertegenwoordigen iedere combinatie van tenminste twee bestuursleden, de penningmeester hiervan uitgesloten.

Artikel 14 Lid 2   Aan de penningmeester wordt schriftelijk volmacht verleend tot het innen van gelden en tot het beschikken over de kasgelden en de bank- en girorekeningen van de vereniging, aan welke bevoegdheid beperkingen kunnen worden gesteld, welke, mits gepubliceerd overeenkomstig de wet, door en aan derden kunnen worden tegengeworpen.

Artikel 14 Lid 3   Het bestuur is, mits met voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering, bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden of bezwaren van registergoederen, het aangaan van overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt. De voorwaarde dat er voorafgaande goedkeuring door de algemene vergadering moet worden verleend, kan slechts door de vereniging worden ingeroepen.

Artikel 14 Lid 4   Bestuursleden, aan wie hetzij krachtens deze statuten hetzij krachtens volmacht vertegenwoordigingsbevoegdheid is toegekend, oefenen deze bevoegdheid niet uit, dan nadat tevoren een besluit door het bestuur, het dagelijks bestuur, de algemene vergadering of enig ander bevoegd orgaan van de vereniging is genomen, waarbij tot het aangaan van de betrokken rechtshandeling(en) is besloten. Het ontbreken van een dergelijk besluit kan aan derden niet worden tegengeworpen.

REKENING EN VERANTWOORDING

Artikel 15      

Artikel 15 Lid 1   Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanig aantekening te houden, dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Artikel 15 Lid 2   Het bestuur brengt - behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering - binnen vier maanden na afloop van het boekjaar op een algemene vergadering zijn jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelich­ting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders; ontbreekt de ondertekening van een of meer bestuurders dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na verloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichting nakomen.

Artikel 15 Lid 3   De algemene vergadering benoemt uit de meerderjarige leden een kascontrole­commissie, bestaande uit tenminste twee personen, welke personen geen deel mogen uitmaken van het bestuur.

Artikel 15 Lid 4   De leden van de kascontrolecommissie worden gekozen voor de duur van twee jaar, onverminderd het verder in dit lid bepaalde. Jaarlijks treden één of meer leden af volgens een door de kascontrolecommissie op te stellen rooster en wel in de in het betreffende boekjaar te houden algemene vergadering, waarin het bestuur zijn jaarverslag uitbrengt en rekening en verantwoording doet, ook al is de termijn van twee jaar nog niet of reeds eerder in dat boekjaar verstreken. De aftredenden zijn aansluitend slechts eenmaal herkiesbaar.

Artikel 15 Lid 5   De kascontrolecommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit.

Artikel 15 Lid 6   De opdracht aan de kascontrolecommissie kan te allen tijde door de algemene vergadering worden herroepen, doch slechts door de verkiezing van een andere commissie.

Artikel 15 Lid 7   Het bestuur is verplicht aan de kascontrolecommissie alle door deze gewenste inlichtingen te verschaffen, desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven.

Artikel 15 Lid 8   Goedkeuring door de algemene vergadering van de rekening en verantwoording strekt het bestuur tot décharge voor alle handelingen, voor zover die uit de rekening en verantwoor­ding blijken.

Artikel 15 Lid 9   Het bestuur is verplicht de bescheiden als bedoeld in de leden 1, 2 en 5 tien jaar lang te bewaren.

ALGEMENE VERGADERING

Artikel 16      

Artikel 16 Lid 1   Jaarlijks zal uiterlijk vier maanden na afloop van het boekjaar een algemene vergadering worden gehouden.

Artikel 16 Lid 2   De agenda van de in lid 1 bedoelde vergadering bevat tenminste:

  • De vaststelling van de notulen van de vorige algemene vergadering;
  • De vaststelling van het jaarverslag van de secretaris;
  • De behandeling en vaststelling van de rekening en verantwoording over het afgelopen boekjaar;
  • De vaststelling van de jaarlijkse contributie;
  • De vaststelling van de begroting voor het lopende boekjaar;
  • De voorziening in vacatures.

Artikel 16 Lid 3   Naast de in lid 1 bedoelde algemene vergadering worden algemene vergaderingen gehou­den, wanneer dit door het bestuur nodig wordt geacht, terwijl het bestuur verplicht is op een termijn van vier weken een algemene vergadering bijeen te roepen, wanneer een zodanig aantal leden, dat bevoegd is om tien procent van de stemmen van alle leden uit te brengen, dit schriftelijk aan het bestuur verzoekt onder opgave van de te behandelen punten.

Artikel 16 Lid 4   Het bestuur is verplicht binnen veertien dagen aan het in lid 3 bedoelde verzoek gevolg te geven, bij gebreke waarvan de verzoekers zelf tot de bijeenroeping van de algemene vergadering kunnen overgaan en in het voorzitterschap en het secretariaat van die vergade­ring kunnen voorzien.

Artikel 16 Lid 5   De algemene vergadering wordt gehouden in de gemeente, waarbinnen de vereniging haar zetel heeft en wordt door of namens het bestuur schriftelijk bijeengeroepen door toezen­ding van een oproep, welke de door het bestuur vastgestelde agenda bevat, aan de leden, zulks met inachtneming van een oproepingstermijn van tenminste veertien dagen, de dag van de verzending van de oproep en de dag van de vergadering niet meegerekend.

Artikel 16 Lid 6   In spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, kan de termijn van veertien dagen, genoemd in lid 5, worden verkort tot zeven dagen.

Artikel 16 Lid 7   Ingeval de bijeenroeping van een algemene vergadering plaats heeft door de in lid 4 bedoelde verzoekers, heeft deze bijeenroeping plaats door plaatsing van een oproep in het verenigingsblad van de vereniging met vermelding van de te behandelen punten of indien geen verenigingsblad wordt uitgegeven of plaatsing van de oproep daarin om welke reden ook binnen een redelijke termijn niet mogelijk blijkt, door plaatsing van de oproep in tenminste één in de gemeente, waarbinnen de vereniging haar zetel heeft, veelgelezen dagblad of huis aan huis-blad met vermelding van de te behandelen punten, dan wel, indien de agenda voor de leden op een daartoe geschikte plaats ter inzage wordt gelegd, de vermelding daarvan.

SAMENSTELLING ALGEMENE VERGADERING

Artikel 17      

Artikel 17 Lid 1   Toegang tot de algemene vergadering hebben alle leden, zoals vermeld in artikel 6, voor zover zij niet ten tijde van de vergadering als lid zijn geschorst.

Artikel 17 Lid 2   In afwijking van het in lid 1 bepaalde heeft een geschorst lid toegang tot de vergadering waarin het besluit tot schorsing wordt behandeld en is bevoegd daarover het woord te voeren.

Artikel 17 Lid 3   De voorzitter kan aan andere personen dan de leden van de vereniging toegang tot de vergadering verlenen.

BESLUITVORMING ALGEMENE VERGADERING

Artikel 18      

Artikel 18 Lid 1   Alle leden, die ten tijde van de vergadering niet geschorst zijn, hebben stemrecht. Het stemgewicht per lid is vastgesteld in art. 6.

Artikel 18 Lid 2   Ieder stemgerechtigd lid, en voor minderjarige leden hun wettelijke vertegenwoordiger, is bevoegd zijn stem te doen uitbrengen door een daartoe schrif­telijk gemachtigd ander stemgerechtigd lid, dat echter in totaal niet meer dan de stemmen van twee leden, zijn eigen stem(men) inbegrepen, kan uitbrengen. Het stemgewicht voor de onderscheiden categorieën van leden is vastgesteld in art. 6, lid 5.

Artikel 18 Lid 3   Tenzij in deze statuten anders is bepaald worden alle besluiten genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

Artikel 18 Lid 4   Als ongeldig uitgebrachte stemmen worden in ieder geval aangemerkt blanco stemmen en uitgebrachte stembiljetten, die naar het oordeel van de voorzitter:

  • ondertekend zijn;
  • onleesbaar zijn;
  • een persoon niet duidelijk aanwijzen;
  • de naam bevatten van een persoon, die niet kandidaat gesteld is;
  • voor een verkiesbare plaats meer dan één naam vermelden;
  • meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon, die is bedoeld.

Artikel 18 Lid 5   Alle stemmingen over zaken geschieden mondeling, die over personen schriftelijk door middel van gesloten ongetekende briefjes, één en ander tenzij de voorzitter zonder tegenspraak uit de vergadering een andere wijze van stemmen bepaalt of toelaat.

Artikel 18 Lid 6   Staken de stemmen over een voorstel, dat niet de verkiezing van personen betreft, dan is het voorstel verworpen.

Artikel 18 Lid 7   Verkrijgt bij verkiezing van personen, hetzij uit een bindende voordracht hetzij bij een vrije verkiezing, niemand bij de eerste stemming de volstrekte meerderheid der uitgebrachte geldige stemmen, dan wordt een tweede stemming casu quo tweede vrije stemming gehouden. Verkrijgt ook dan niemand de volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen, dan vindt een herstemming plaats tussen de twee personen, die de hoogste stemmencijfers hebben behaald of tussen de persoon, die het hoogste stemmencijfer heeft behaald en degene, die het op één na hoogste stemmencijfer heeft behaald. Is op meer dan twee personen het hoogste stemmenaantal uitgebracht of is op twee of meer personen het één na hoogste stemmencijfer uitgebracht, dan vindt tussen hen een tussenstemming plaats om vast te stellen wie in de herstemming komen. Staken bij de tussenstemming of bij de herstemming de stemmen, dan beslist het lot.

Artikel 18 Lid 8   Een in de algemene vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming, is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover gestemd werd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel.

Artikel 18 Lid 9   Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het in het vorige lid bedoelde oordeel de juistheid daarvan betwist, dan wordt zo nodig het te nemen besluit schriftelijk vastgelegd en vindt een nieuwe stemming plaats, wanneer de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, één stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.

Artikel 18 Lid 10Van het verhandelde in elke algemene vergadering worden door de secretaris of door een door deze aangewezen notulist notulen gehouden.

BEVOEGDHEDEN ALGEMENE VERGADERING

Artikel 19      

Artikel 19 Lid 1   Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan een ander orgaan van de vereniging zijn opgedragen.

Artikel 19 Lid 2   De algemene vergadering kan personen aanwijzen en commissies instellen en aan hen beslissingsbevoegdheid toekennen. Deze personen en commissies zijn organen als bedoeld in artikel 5. De werkwijze en organisatie alsmede de taken en bevoegdheden van deze organen worden met inachtneming van het in deze statuten bepaalde zo nodig nader geregeld in het huishoudelijk reglement of in afzonderlijke reglementen, welke reglementen worden vastgesteld door de algemene vergadering.

Artikel 19 Lid 3   De in het vorige lid bedoelde reglementen mogen niet in strijd zijn met de wet, ook waar het bepalingen betreft, die niet van dwingend recht zijn, noch met deze statuten.

STATUTENWIJZIGING

Artikel 20      

Artikel 20 Lid 1   De statuten kunnen slechts worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergade­ring, waartoe is opgeroepen met de mededeling, dat in de te houden vergadering een voorstel tot statutenwijziging zal worden behandeld.

Artikel 20 Lid 2   Zij, die de oproeping tot de algemene vergadering, waarin een voorstel tot statutenwijziging zal worden behandeld, hebben gedaan, moeten tenminste veertien dagen voor de algemene vergadering een afschrift van het voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.

Artikel 20 Lid 3   Een besluit tot statutenwijziging kan slechts worden genomen, met een meerderheid van tenminste twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen in een algemene vergadering, waarin zoveel leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, dat tenminste de helft van het aantal stemmen van alle leden kan worden uitgebracht.

Artikel 20 Lid 4   Indien in een algemene vergadering, in welke krachtens het vorige lid een quorum vereist is, dit quorum niet aanwezig is, wordt een tweede vergadering bijeengeroepen, te houden niet eerder dan twee weken en niet later dan vier weken na de eerste vergadering.
Deze tweede vergadering is bevoegd het besluit tot statutenwijziging te nemen, mits met een meerderheid van tenminste twee/derde gedeelte der geldig uitgebrachte stemmen, ongeacht het aantal stemmen dat ter vergadering kan worden uitgebracht.

Artikel 20 Lid 5   Een wijziging in de statuten behoeft de goedkeuring van de K.N.Z.B., zolang de vereniging lid van de K.N.Z.B. is.

Artikel 20 Lid 6   Een wijziging van de statuten treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt.
Ieder bestuurslid is afzonderlijk tot het doen verlijden van deze akte bevoegd.

ONTBINDING EN VEREFFENING

Artikel 21      

Artikel 21 Lid 1   Behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 17 en 19 van Boek 2, Burgerlijk Wetboek wordt de vereniging ontbonden door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling, dat in de te houden vergadering een voorstel tot ontbinding zal worden behandeld.

Artikel 21 Lid 2   Het bepaalde in artikel 20, leden 2, 3 en 4 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 21 Lid 3   Indien bij het besluit tot ontbinding geen andere vereffenaars zijn aangewezen geschiedt de vereffening door het bestuur met inachtneming van de bepalingen daaromtrent in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 21 Lid 4   Het batig saldo na vereffening wordt aangewend voor één of meer door de algemene vergadering, welke tot de ontbinding besluit, met volstrekte meerderheid der uitgebrachte geldige stemmen aan te wijzen doelen met het zwemmen in verband staande.

Artikel 21 Lid 5   Na de ontbinding blijft de vereniging voortbestaan, voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de statuten en reglementen voor zover mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen, die van de vereniging uitgaan, moeten dan aan haar naam worden toegevoegd de woorden "in liquidatie".

SLOTBEPALING

Artikel 22      

Artikel 22 Lid 1   In alle gevallen, waarin de wet, de statuten of de reglementen van de vereniging niet voorzien, beslist het bestuur.

INWERKINGTREDING

Artikel 23      

Artikel 23 Lid 1   Deze statuten treden in werking op de eerste dag volgende op de dag, waarop van deze gewijzigde statuten een notariële akte is opgemaakt.

Goedgekeurd op de Algemene Vergadering van 16 mei 2000

GOEDKEURING K.N.Z.B.

Deze statuten zijn geheel eensluidend met het aan deze akte gehechte ontwerp daarvan, waarop de goedkeuring van de K.N.Z.B. is verkregen blijkens een op dat ontwerp gestelde verklaring.

Gepasseerd bij notaris Vinke op 21 juli 2000 met bestuursleden G.A.M. Otten en G.H. Hagelstein.

____________________________________________________________________________________________

2. FINANCIEEL REGLEMENT

 

ARTIKEL 1-DOELGROEPEN

Het financieel reglement is van toepassing voor het algemeen bestuur en alle afdelingsbesturen zoals genoemd in het huishoudelijk reglement.

ARTIKEL 2-DOELSTELLING

Het financiële beleid van het algemene bestuur is er op gericht om op korte- en op lange termijn een “gezonde” financiële basis te hebben. Het eigen vermogen van de vereniging moet van dien omvang zijn dat op eenvoudige en op verantwoorde wijze financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen.

ARTIKEL 3-BEGROTING

Door de afdelingen  dienen onderstaande begrotingen te worden ingediend:

                Per seizoenjaar (1 juli tot en met 30 juni);

                Per kalenderjaar (1 januari tot en met 31 december).

Deze begrotingen moeten op de navolgende data bij het algemeen bestuur worden ingediend:

                Seizoenjaar          -vóór 30 april vóór aanvang van het seizoen;

                Kalenderjaar        -vóór 31 oktober vóór aanvang van het kalenderjaar.

De begrotingen worden conform het algemeen bestuur gestelde voorwaarden en richtlijnen (=begrotingsmodel) samengesteld.

Het seizoenjaar van VZC VEENENDAAL is gesteld op 1 juli tot en met 30 juni. Hierbij is aansluiting gezocht bij de aanvang en bij het einde van het seizoen.

De begrotingen van de afdelingen worden samengesteld onder verantwoording van de afdelingsbesturen.

Door de afdelingen  kunnen (in principe) slechts “sluitende” begrotingen worden ingediend.

De begrotingen worden door het algemeen bestuur behandeld en goedgekeurd.

De begroting voor het kalenderjaar wordt aan de algemene ledenvergadering ter vaststelling aangeboden.

 

ARTIKEL 4-VERANTWOORDING

Ingevolge de statutaire bepalingen alsmede de voorschriften van de KNZB moet per kalenderjaar een verantwoording worden vervaardigd. Deze verantwoording bestaat uit een balans en een winst- en verliesrekening.

Uiterlijk 28 februari na afloop van het kalenderjaar moet de verantwoording bij het algemeen bestuur worden ingediend.

De verantwoording moet conform het door het algemeen bestuur vervaardigde model (=verantwoordingsmodel) worden opgesteld. De verantwoording wordt door het algemeen bestuur behandeld en  goedgekeurd. Deze verantwoording zal eveneens ter vaststelling aan de algemene ledenvergadering aangeboden.

Voorts dient per verenigingsjaar een verantwoording te worden samengesteld. Deze verantwoording moet uiterlijk 31 augustus na afloop van het seizoen aan het algemeen bestuur worden aangeboden.


ARTIKEL 5-BOEKHOUDING

Door de afdelingsbesturen wordt de administratie zodanig bijgehouden dat te allen tijde de rechten en plichten alsmede de vermogenspositie door middel van de boekhouding kan worden ontleend.

Per afdeling moet een penningmeester worden aangesteld.

Alle inkomsten en uitgaven moeten zo veel mogelijk met bescheiden (facturen, declaratie, kwitanties e.d.) worden gedocumenteerd. Het is een afdeling niet toegestaan grote uitgaven te doen zonder aanwezigheid van deugdelijke bescheiden. Voorts is het een afdeling niet toegestaan om inkomsten en/of uitgaven niet in de administratie te verantwoorden. De administratie moet voor een periode van zeven jaren worden bewaard.

De penningmeester van het algemene bestuur is te allen tijde bevoegd inzage te hebben in de administratie van de diverse afdelingen.

ARTIKEL 6-CONTRACTEN EN VERPLICHTINGEN

Contracten en verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan door bevoegde functionarissen van het algemeen bestuur. Afdelingen zijn derhalve niet bevoegd de vereniging jegens derden te verbinden.

Het algemene bestuur heeft het voornemen geen contracten voor onbepaalde tijd aan te gaan.

ARTIKEL 7-BEGROTINGSVOORSCHRIFTEN

In de begroting moet een bedrag van minimaal van 2,5% van de geraamde inkomsten voor onvoorziene uitgaven worden opgenomen.

De inkomsten en uitgaven moeten zoveel mogelijk worden benoemd. Onbenoemde posten (bijv. overige kosten) dienen tot een uiterste te worden beperkt en in voorkomende gevallen slechts voor een gering bedrag worden opgenomen.

De begroting voor iedere afdeling moet voor zowel de inkomsten en als voor de uitgaven als taakstellend worden gezien.

ARTIKEL 8-BEGROTINGSOVERSCHOT CQ TEKORT

 

Na afloop van ieder verenigingsjaar wordt door de penningmeester van het algemeen bestuur een afrekening inzake de werkelijke inkomsten en uitgaven gemaakt.

Op basis van deze afrekening kan per afdeling het overschot c.q. tekort worden vastgesteld.

Deze afrekeningen worden door het algemeen bestuur behandeld en goedgekeurd.

Een overschot blijft te allen tijde beschikbaar voor de desbetreffende afdeling. Dit overschot kan op termijn worden aangewend (echter niet voor structurele uitgaven).

Het is een afdeling in principe niet toegestaan een exploitatietekort te realiseren. Indien blijkt dat bij een bepaalde afdeling toch een tekort ontstaat dat moet het bestuur van deze afdeling bij het eerste vermoeden hiervan schriftelijk melding maken bij het algemeen bestuur. Voorts dient door het bestuur van deze afdeling de aard, omvang en oorzaak van het tekort te worden aangegeven. De desbetreffende afdeling zal eveneens moeten aangeven op welke wijze en op welke termijn het tekort wordt weggewerkt. Het standpunt van het algemeen bestuur is dat het tekort eerst in de lopende begroting dient te worden weggewerkt. Bestaan hiervoor onvoldoende mogelijkheden dan dient het tekort uiterlijk in het komende kalenderjaar te worden weggewerkt.

Uiterlijk drie maanden na afloop van het kalenderjaar zal door het bestuur aan de afdelingen het  (cumulatief) tekort en/of (cumulatief) tegoed bij het algemeen bestuur worden weergegeven.


ARTIKEL 9-VOORSCHRIFTEN VOOR DE VERANTWOORDING

De afdeling moet de verantwoording ingevolge het door het algemeen bestuur vastgestelde model samenstellen.

Bij de samenstelling van de verantwoording per balansdatum moeten alle inkomsten en alle uitgaven, die betrekking hebben op periode voorafgaande aan de balansdatum, in de verantwoording worden opgenomen (zgn. overlopende posten).

ARTIKEL 10-BETALING GELDEN

Door het algemeen bestuur zullen ten behoeve van de afdelingen de navolgende betalingen worden gedaan:

                Trainerskosten;

                Kosten vrijwilligers;

                Badhuur;

                Kopieerkosten;

                Diverse afdrachten KNZB (contributie, startvergunningen, kring e.d.)

Deze betalingen zullen in mindering op de bijdrage van het algemeen bestuur aan de desbetreffende afdelingen worden gebracht c.q. in rekening courant worden verrekend.

ARTIKEL 11-BEVOORSCHOTTING AFDELINGEN

Per verenigingsjaar wordt de bijdrage van het algemeen bestuur aan de diverse afdelingen bepaald. Deze bijdrage wordt ter beoordeling en ter goedkeuring voorgelegd aan de diverse afdelingen.

Deze bijdrage, verminderd met de door het algemeen bestuur betaalde kosten (zie artikel 10) en vermeerderd met ten behoeve van de afdelingen ontvangen gelden (o.a. jeugdsportsubsidie van de gemeente Veenendaal), zal middels gelijke kwartaaltermijnen aan de afdelingen worden voldaan.

Bovenstaande wijze van bevoorschotting zal geheel of gedeeltelijk achterwege blijven als de liquiditeitspositie van het algemeen bestuur dit niet toelaat. Voorts zal op de kwartaalbevoorschotting de contributieachterstanden in mindering worden gebracht.

Indien bij een bepaalde afdeling sprake is van overtollige middelen en deze op korte termijn niet worden aangewend dan blijft uit oogpunt van effectief en centraal geldbeheer geheel of gedeeltelijke kwartaalbevoorschotting achterwege. De desbetreffende afdeling blijft te allen tijde het recht om deze gelden te behouden maar deze gelden worden tijdelijk of semi-permanent door het algemeen bestuur beheerd. Voor niet uitbetaalde kwartaalbevoorschotting verkrijgt de desbetreffende afdeling een vordering op het algemeen bestuur.

ARTIKEL 12-TE NAAMSTELLING BANKREKENINGEN

De bankrekeningen van de diverse afdelingen zullen op naam van VZC VEENENDAAL eventueel aangevuld met de afdelingsnaam en niet op naam van privé-personen moeten worden gesteld. De bankrekening dient bij voorkeur bij de ABN/AMRO bank te Veenendaal te worden aangehouden.

ARTIKEL 13-OPBRENGSTEN AFDELINGEN

 

De inkomsten van de diverse afdelingen bestaan uit o.a.:

A             Bijdrage algemeen bestuur;

B             Jeugdsubsidie;

C             Inschrijfgeld wedstrijden en toernooien;

D             Bijdrage leden en ploegen;

E             Reclameborden;

F             Subsponsoring;

G             Grote Clubactie;

H            Verlotingen;

I              Diversen.

De opbrengsten met betrekking tot de onder c t/m i vermelde posten worden door de afdelingen zelfstandig ontvangen. Hoe meer inkomsten een bepaalde afdeling realiseert des te meer gelden er besteed worden voor de sportactiviteiten.

De onder a en b vermelde opbrengsten worden middels kwartaalbevoorschotting aan de afdelingen beschikbaar gesteld. Zie hiervoor hetgeen is vermeld onder artikel 10 en 11.

ARTIKEL 14-BIJDRAGE ALGEMEEN BESTUUR AAN AFDELINGEN

 

De bijdrage van het aandeel bestuur aan de diverse afdelingen wordt als volgt bepaald:

Contributieopbrengsten                                                                                   A

Aandeel opbrengst hoofdsponsor *                                                                              B

Totaal opbrengsten                                                                                                        C (A+B)

Af:

Aandeel kosten algemeen bestuur*                                                                             D

Aandeel reserveringen algemeen bestuur*                                                   E

Totaal lasten                                                                                                                    F (D+E)

Per saldo bijdrage aan afdeling                                                                                  G (C-F)

  • Het aandeel in de opbrengst hoofdsponsor, kosten algemeen bestuur en reserveringen algemeen bestuur wordt over de afdelingen op basis van de contributie-inkomsten verdeeld.

Zie hiervoor de presentatie Financiën d.d. 25 november 1998 op de bijzondere algemene ledenvergadering.

Het algemeen bestuur heeft zich verbonden om de eerste f 25.000 aan hoofdsponsorgelden beschikbaar te stellen voor de diverse afdelingen. Bedragen de hoofdsponsorgelden meer dan f 25.000 dan is het algemeen bestuur bevoegd het meerdere van f 25.000 naar eigen inzicht aan te wenden en/of te reserveren.

De opbrengsten uit subsponsoring komen rechtstreeks ten goede van de desbetreffende afdeling. In hoofdlijnen kan gesteld worden dat subsponsoring toegestaan is indien deze subsponsoring niet in strijd is met het algemeen belang van de vereniging alsmede het belang van de hoofdsponsor. Over subsponsoring dient overleg met het algemeen bestuur plaats te vinden.

ARTIKEL 15-CONTRIBUTIE

Op de bijzondere algemene ledenvergadering d.d. 25 november 1998 is besloten dat de contributies tot en met 30 juni 2000 niet meer zullen worden aangepast.

Ingaande 1 juli 2000 kan per afdeling een zelfstandig voorstel tot contributievaststelling bij het algemeen bestuur worden ingediend. Het algemeen bestuur zal haar goedkeuring moeten geven over dit contributievoorstel. Bekrachtiging hiervan vindt plaats in de Algemene Ledenvergadering.

Voorafgaande heeft tot gevolg dat met ingang 1 juli 2000 de contributies per afdeling niet meer gelijk aan elkaar behoeven te zijn. Door iedere afdeling kan derhalve een zelfstandig contributiebeleid worden gevoerd. Hetgeen hierboven is vermeld is eveneens van toepassing voor de startvergunningen.

ARTIKEL 16-INNING CONTRIBUTIES EN STARTVERGUNNINGEN

De contributie moet per kwartaal vooraf worden voldaan. Bij niet tijdige betaling van de contributie zullen de volgende administratiekosten in rekening worden gebracht.

                Eerste aanmaning na 1 maand en f 5,00 administratiekosten:

                Tweede aanmaning na 2 maanden en f 15,00 administratiekosten.

Indien de contributie niet tijdig wordt voldaan kan het algemeen bestuur in overleg met de desbetreffende afdeling besluiten tot uitsluiting tot deelname van activiteiten van het lid.

Periodiek zullen de afdelingen worden geïnformeerd over de contributieachterstand. De afdelingen  zijn verantwoordelijk voor het innen van de contributie en de startvergunningen.

De startvergunning moet afzonderlijk bij aanvang van het seizoen  en/of afgifte van de startvergunning worden betaald.

Zoals in artikel 11 “Bevoorschotting afdelingen” is vermeld zullen achterstanden in inning van contributies en startvergunningen in mindering worden gebracht op de kwartaalbevoorschotting.

De afdelingen hebben er dus belang bij een spoedige inning van contributies en startvergunningen.

ARTIKEL 17-VRIJWILIGERSBIJDRAGEN

Aan vrijwilligers kunnen door de diverse afdelingen een vergoeding worden toegekend. Bij het indienen van de begroting zal per afdeling een opgave (naam en bedrag) van de vrijwilligersvergoeding voor het komende seizoen worden bijgevoegd.

Per afdeling kan de vergoeding voor de vrijwilligers zelfstandig worden vastgesteld. Bij de vaststelling van de vergoeding van de vrijwilligersvergoeding dient wel rekening te worden gehouden met de volgende fiscale voorschriften:

                Maximale jaarvergoeding;

                Maximale weekvergoeding.

De betaalde vrijwilligersvergoeding wordt per kalenderjaar aan de belastingdienst opgegeven. De vrijwilligers worden bij voorkeur door het algemeen bestuur per bank aan de desbetreffende personen voldaan. Op verzoek van de afdelingen kunnen de vrijwilligersvergoedingen per maand of per kwartaal worden betaald.

ARTIKEL 18-KASCONTROLECOMMISSIE

Ingevolge de statuten moet de verantwoording per kalenderjaar ten behoeve van de leden door de kascontrolecommissie worden gecontroleerd.

De kascontrolecommissie brengt op de algemene ledenvergadering verslag uit omtrent de controlewerkzaamheden.

Een lid van het algemeen bestuur kan geen deel uitmaken van de kascontrolecommissie. Dit geldt in principe ook voor leden van afdelingsbesturen

ARTIKEL 19- BADHUUR

 

De kosten van de badhuur worden op basis van het gebruik en de daarbij behorende interne tarieven over de diverse afdelingen verdeeld. Op basis van de badwaterverdeling zullen de kosten voor badhuur voor iedere afdeling voor het komende seizoen worden bepaald. Deze kosten voor badhuur zullen in de begroting ten laste van de desbetreffende afdeling worden gebracht.  

 

ARTIKEL 20 -OVERGANGSBEPALINGEN

Ingaande 1 januari 2001 worden de kosten en opbrengsten van de afdeling basiszwemmen op een wijze verantwoord, welke afhankelijk van de uitkomst van de bestuurlijke discussie is.

Goedgekeurd op bestuursvergadering:                          15 december 2000

26 APRIL 2000

_____________________________________________________________________________________________

 3. HUishoudelijk reglemen

Eigenaar en beheerder van het reglement: secretaris van het bestuur

Hoofdstuk I Samenstelling en werkwijze bestuur

Artikel 1       Samenstelling bestuur

Lid 1          Het bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en andere bestuursleden.

Lid 2          Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur behandelt die zaken, welke geen uitstel gedogen, alsmede die zaken welke aan het Dagelijks Bestuur worden opgedragen. Het deelt zijn besluiten ter bekrachtiging mee op de eerstvolgende bestuursvergadering.

Lid 3          De afdelingen zijn waar mogelijk voldoende vertegenwoordigd in het bestuur.

Lid 4          Alle bestuursleden worden gekozen om hun bestuurlijke kwaliteiten ter besturing van VZC E&P als geheel en zitten niet in het bestuur ten behoeve van een afdeling, een commissie of een deel van de vereniging. De belangrijkste reden van de vertegenwoordiging van afdelingen is opdat er efficiënte en effectieve communicatielijnen zijn tussen bestuur en afdelingen.

Artikel 2       Taakomschrijving voorzitter

Lid 1          De voorzitter is verantwoordelijk voor:

  1. Zit de ALV voor.
  2. Zit de bestuursvergadering voor
  3. Stimuleert bestuursleden bij het uitvoeren van hun functie en andere organen waaronder de diverse commissies van de vereniging (indien noodzakelijk)
  4. Zorgt voor afstemming met andere geledingen uit de samenleving en partners van VZC E&P (gemeente, bedrijfsleiding van het zwembad en KNZB).

Artikel 3       Taakomschrijving secretaris

Lid 1          De secretaris is verantwoordelijk voor:

  1. Bereidt de bestuursvergaderingen voor, vaststellen van de data, versturen van uitnodigingen, agenda en te bespreken stukken.
  2. Beheert inkomende en uitgaande post / e-mail en stuurt dit door naar betreffende persoon / commissie.
  3. Notuleert tijdens de bestuursvergaderingen, werkt de notulen uit en verspreidt de notulen onder de bestuursleden.
  4. Beheert de lijst van bestuursleden, commissieleden en vrijwilligers.
  5. Houdt de registratie van bestuursleden bij t.b.v.  de Kamer van Koophandel.
  6. Beheert het financiële- en huishoudelijk reglement, overige reglementen en contracten.
  7. Beheert verzekeringsovereenkomsten m.b.t. aansprakelijkheid, inboedel en schade.
  8. Beheert de statuten en organiseert statutenwijzigingen.
  9. Schrijft 2x per jaar (1x najaar, en 1x voorjaar) de Algemene Leden Vergadering(ALV) uit.
  10. Stelt de agenda op stuurt de uitnodigingen op.
  11. Schrijft het algemeen jaarverslag van de secretaris.
  12. Stelt het algemeen jaarverslag samen.   
  13. Organiseert twee keer per jaar een overleg met penningmeesters en secretarissen van de afdelingen. Opstellen agenda, versturen van de uitnodiging, notuleert en werkt notulen uit en verspreidt deze ter goedkeuring.
  14. Organiseert twee keer per jaar een overleg met de zwembadleiding. Maken van een afspraak, opstellen bespreekpunten, notuleren en uitwerking en verspreiding van de notulen.
  15. Organiseert indien nodig een overleg met de afzonderlijke afdelingen.
  16. Is verantwoordelijk voor de badwaterverdeling en badwaterreservering t.a.v. wedstrijden en evenementen. Fungeert tevens als algemeen contactpersoon tussen vereniging en zwembadleiding.
  17. Draagt zorg voor de communicatie naar de afdelingen en (tijdelijke) overige commissies.
  18. Zorgt voor de actuele informatie op de website m.b.t. bestuurszaken.
  19. Levert copy aan voor de Aqua Varia m.b.t. bestuurszaken. (4x p/jr)
  20. Onderhoud contact met de ledenadministratie, ondersteunt waar nodig en neemt beslissingen i.s.m. Dagelijks Bestuur m.b.t. probleemgevallen.
  21. Beheer van de formulieren m.b.t. aanmelding / afmelding / wijziging / informatie voor leden en donateurs.
  22. Organiseert overleg met externe partijen zoals gemeente, Olympisch netwerk scholen, sponsoren e.d.
  23. Ondersteuning van ad hoc activiteiten, tijdelijke commissies en vrijwilligers.

Bij een statutenwijziging wordt een derde ALV uitgeschreven.

Artikel 4       Taakomschrijving penningmeester

Lid 1          De penningmeester is verantwoordelijk voor:

1.  Bijhouden van de kas en beheren van de bankrekeningen

2.  Doen van en ontvangen van betalingen

3.  Voeren van de boekhouding

4.  Maken financiëel jaarverslag

5.  Bewaken plannen van bestuur/afdelingen aan de hand van / door middel van een 

     begroting

6.  Toezien dat fiscale vereisten worden nageleefd

7.  Ondersteuning geven aan de afdelingspenningmeesters bij administratieve en fiscale

     vragen

8.  Subsidiemogelijkheden optimaliseren

9.  Ondersteunen van / leiding geven aan de ledenadministratie (samen met de secretaris )

10.Zorgen dat het financieel reglement (opgesteld door de ALV) wordt nageleefd

Lid 2          Betalingen uit de verenigingskas worden door de penningmeester niet gedaan dan tegen behoorlijke kwitanties.
Gelden, die niet nodig zijn voor de lopende uitgaven, worden door hem beheerd overeenkomstig door het bestuur te stellen regels.

Lid 3          De penningmeester is verplicht de kascontrolecommissie inzage te geven van de kas en de financiële administratie en ook overigens alle inlichtingen te verstrekken, welke de kascontrole­commissie van hem ter zake van het beheer mocht verlangen. Gelijke verplichting bestaat voor hem jegens het bestuur, dat hem te allen tijde ter verantwoording kan roepen.
Hij draagt er zorg voor dat alle financiële stukken bewaard worden overeenkomstig de wet.
Hij draagt er zorg voor dat de leden van het Dagelijks Bestuur, alsmede de door het bestuur aangewezen tweede penningmeester, gemachtigd zijn op alle geldrekeningen.

Artikel 5       Taakomschrijving overige bestuursleden

Lid 1          De overige bestuurstaken, alsmede de wijze van vervanging van de Dagelijks Bestuursleden, worden in overleg, en vervolgens bij bestuursbesluit, toegedeeld aan de overige bestuursleden.

Artikel 6       Uitwerking onderdelen bestuurstaak

Lid 1          Het bestuur is bevoegd bepaalde onderdelen van haar taakuitoefening uit te werken in nadere reglementen.

Lid 2          Reglementen die door de algemene vergadering worden vastgesteld zijn:

  • het reglement financiën
  • het reglement interne organisatie en ledenadministratie
  • het reglement interne en externe communicatie (Aqua Varia, Website )
  • het reglement sponsoring
  • het reglement verzekering
  • het reglement ereleden
  • het reglement leden van verdienste

Hoofdstuk II Afdelingen en afdelingscommissies

Artikel 7       Afdelingen

Lid 1          De algemene vergadering stelt afdelingen in voor specifieke onderdelen van de vereniging: de Aqua‑Fun afdeling, de synchroon­zwemafdeling, de triatlon­afdeling, de waterpolo­afdeling, de zwem­afdeling, afdeling Duiken en afdeling Clubruimte.

Artikel 8       Afdelingscommissie

Lid 1          Elke afdeling kent een afdelingscommissie bestaande uit een voorzitter, een secretaris en een penning­meester, aan te duiden als het DB van de afdeling, alsmede andere afdelingscommissieleden. Eén of meer taken van voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen met instemming van het bestuur gecombineerd worden in één persoon.
Deze afdelingscommissieleden zijn, voor zover zij geen lid zijn conform de statuten artikel 6 lid 5, verenigingslid conform statuten artikel 6 lid 5 -10.

Lid 2          De afdelingen zijn vrij in het voordragen van commissieleden. De definitieve benoeming volgt tijdens de ALV middels vaststelling van de lijst Bestuur en commissieleden.

Lid 3          Een afdelingscommissie is belast met het besturen van een afdeling, een en ander steeds binnen het kader van het beleid van het bestuur en de genomen bestuursbesluiten.

Lid 4          Een afdelingscommissie vergadert zo vaak als nodig om haar taak goed te kunnen uitoefenen. De afdeling kan adviseurs aanwijzen die haar vergaderingen bijwonen.

Lid 5          Een afdelingscommissie beschikt onder meer over door de algemene vergadering goedgekeurde financiële middelen. De verwerving, besteding en verantwoording van de financiële middelen geschieden volgens de regels die het bestuur daartoe heeft gesteld in het financieel reglement.

Lid 6          Een afdelingscommissie kan zelfstandig over de onder 5 bedoelde middelen beschikken, op basis van de door de algemene vergadering goedgekeurde begroting. Overschrijdingen vinden niet plaats dan nadat het bestuur daarvoor schriftelijk toestemming heeft verleend.
De uitwerking van de financiële verhouding tussen bestuur en afdelingscommissie is uitge­werkt in het financieel reglement.

Lid 7          Periodiek legt een afdelingscommissie financiële en beleidsmatige verantwoording af aan het bestuur en jaarlijks aan de algemene vergadering.

Lid 8          Goedgekeurde notulen van de vergaderingen van afdelingscommissies worden in afschrift aan de secretaris van het bestuur gestuurd.

Artikel 9       Verhouding bestuur met afdelingscommissies

Lid 1          Het bestuur is bij uitsluiting bevoegd tot:

  • het aanstellen van trainers of andere vrijwilligers, hetzij betaald hetzij onbetaald;
  • het aangaan van grote sponsorcontracten en -verplichtingen. Uitwerking hiervan vindt plaats in het reglement sponsoring;

Lid 2          Het bestuur is bij uitsluiting bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen, tenzij in het financieel reglement of door het bestuur anders is bepaald.

Lid 3                    Het bestuur is ten alle tijden bevoegd om besluiten van afdelingen terug te draaien.

Lid 4        De afdeling is niet bevoegd tot het nemen van afdelingoverschrijdende besluiten

Artikel 10     Aqua‑Funafdeling

Lid 1          Het afdelingscommissie van de Aqua‑Funafdeling, de Aqua‑Fun commissie, stelt zich ten doel, een breed opleidingsprogramma aan te bieden waarin alle facetten van de zwemsportbeoefening van VZC E&P als geheel op recreatie­ve en speelse wijze aan bod komen. Daarmee wordt de instroom van nieuwe leden bevorderd zodat deze leden na verloop van tijd, en in overleg met de overige afdelingen, kunnen doorstromen naar de andere afdelingen.

Lid 2          De Aqua‑Funcommissie is verant­woordelijk voor:

  • het naleven van de KNZB- en verenigingsregels
  • het bevorderen van de zwemsport op prestatief en recreatief niveau
  • het doen verzorgen van trainingen door gekwalificeerde trainers
  • organiseren van en deelnemen aan recreatieve evenementen
  • zorgvuldig beheer van de financiële middelen
  • het periodiek onderhouden van de contacten met de afdelingsleden

Artikel 11     Synchroafdeling

Lid 1          Het afdelingscommissie van de synchroafdeling, de synchrocommissie, stelt zich ten doel de recreatieve en prestatieve activiteiten van VZC E&P op het gebied van alle facetten van het synchroon-zwemmen te bevorderen alsmede bij te dragen aan het verstevigen van de onderlinge banden binnen VZC E&P als geheel.

Lid 2          De synchrocommissie is verantwoordelijk voor:

  • het naleven van de KNZB- en verenigingsregels
  • het bevorderen van het synchroonzwemmen op prestatief en recreatief niveau
  • het doen verzorgen van de trainingen door gekwalificeerde trainers
  • het deelnemen aan en organiseren van wedstrijden
  • het zorgvuldig beheren van de financiële middelen
  • het periodiek onderhouden van de contacten met de afdelingsleden

Artikel 12     Triatlonafdeling

Lid 1          Het afdelingscommissie van de triatlonafdeling, de triatloncommis­sie, stelt zich ten doel de recreatieve en prestatieve activiteiten van VZC E&P op het gebied van alle (watergebonden) facetten van de triatlon te bevorderen alsmede bij te dragen aan het verstevigen van de onderlinge banden binnen VZC E&P als geheel.

Lid 2          De triatloncommis­sie is verant­woordelijk voor:

  • het naleven van de KNZB-, de NTB- en verenigingsregels
  • het verzorgen van zwemtrainingen.
  • het streven naar het verzorgen van een fiets en/of een looptraining.
  • het streven naar het verzorgen van combinatietrainingen, zoals bijv. een Run-ATB-Run, en      vergelijkbare trainingen;
  • een zorgvuldig beheren van de financiële middelen van de afdelingsafdeling.
  • het periodiek onderhouden van de contacten met de afdelingsleden

Artikel 13     Waterpoloafdeling

Lid 1          De afdelingscommissie van de waterpoloafdeling, de waterpolocommissie, stelt zich ten doel de recreatieve en prestatieve activiteiten van VZC E&P op het gebied van alle facetten van het waterpolo te bevorderen alsmede bij te dragen aan het verstevigen van de onderlinge banden binnen VZC E&P als geheel.

Lid 2          De waterpolocommissie is verantwoor­delijk voor:

  • het naleven van de KNZB- en verenigingsregels
  • het bevorderen van de waterpolosport op prestatief en recreatief niveau
  • het doen verzorgen van trainingen door gekwalificeerde trainers
  • het deelnemen aan en organiseren van internationale en nationale wedstrijden
  • het zorgvuldig beheren van de financiële middelen
  • het periodiek onderhouden van de contacten met de afdelingsleden

Artikel 14     Zwemafdeling

Lid 1          De afdelingscommissie van de zwemafdeling, de zwemcommis­sie, stelt zich ten doel de recreatieve en prestatieve activiteiten van VZC E&P op het gebied van alle facetten van het zwemmen te bevorderen alsmede bij te dragen aan het verstevigen van de onderlinge banden binnen VZC E&P als geheel.

Lid 2          De zwemcommissie is verant­woordelijk voor:

  • het naleven van de KNZB- en verenigingsregels
  • het bevorderen van de zwemsport op prestatief en recreatief niveau
  • het doen verzorgen van trainingen door gekwalificeerde trainers
  • het deelnemen aan en organiseren van internationale en nationale wedstrijden
  • het zorgvuldig beheren van de financiële middelen
  • het periodiek onderhouden van de contacten met de afdelingsleden

Artikel 15     Afdeling Duiken

Lid 1          De afdelingscommissie van de duikafdeling, de duikcommis­sie, stelt zich ten doel de recreatieve en prestatieve activiteiten van VZC E&P op het gebied van alle facetten van het duiken te bevorderen alsmede bij te dragen aan het verstevigen van de onderlinge banden binnen VZC E&P als geheel en het opleiden van leden met duikbrevetten.

Lid 2          De duikcommissie is verant­woordelijk voor:

  • het naleven van de algemene duik- en verenigingsregels
  • het bevorderen van de duiksport op prestatief en recreatief niveau
  • het doen verzorgen van trainingen door gekwalificeerde trainers
  • het deelnemen aan en organiseren van activiteiten
  • het zorgvuldig beheren van de financiële middelen
  • het periodiek onderhouden van de contacten met de afdelingsleden

Artikel 16     Afdeling Clubruimte

Lid 1          De afdeling clubruimte stelt zich ten doel de onderlinge band van de verenigingsleden te versterken en de clubruimte zo optimaal mogelijk te gebruiken.

Lid 2          De clubhuiscommissie is verantwoordelijk voor:

  • het naleven van de wettelijke regels voor gebruik en beheer
  • het bevorderen van het  gebruik van de clubruimte
  • het onderhoud en schoonhouden van de clubruimte
  • de aanwezigheid van gekwalificeerde vrijwilligers met de vereiste diploma’s
  • het zorgvuldig beheren van de financiële middelen
  • het periodiek onderhouden van de contacten met de afdelingsleden en bestuur
  • toegangsbeheer en het afsluiten van de clubruimte
  • het naleven van het Clubhuisreglement

Hoofdstuk III Vaste commissies

Artikel 17     Instellen vaste commissies

Lid 1          Het bestuur kan vaste commissies instellen voor een bepaalde taak, activiteit of evene­ment. Indien zij dit wenselijk acht, kan zij ook één of meer leden hiermee belasten. Bij voorkeur heeft een vaste commissie een voorzitter, een penningmeester en een secretaris, waar nodig aangevuld met commissieleden. Eén of meer taken van voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen met instemming van het bestuur gecombineerd worden in één persoon.
Het bestuur kan deze commissies een budget toedelen, na goedkeuring door de algemene vergadering, en voorwaarden verbinden aan de werkwijze en de door de commissie te behalen resultaten. Deze commissieleden zijn, voor zover zij geen lid zijn conform de statuten artikel 6 lid 5, een “andere aangeslotene” zoals bedoeld in statuten artikel 6 lid 11.Vaste commissies zijn ingesteld voor:

  • De Commissie “Clubblad Aqua Varia”
  • De Commissie “Website VZC E&P”
  • Sponsorcommissie
  • Vertrouwenscommissie

Artikel 18     Verhouding bestuur met vaste commissies

Lid 1          Het bestuur is bij uitsluiting bevoegd:

  • Tot het aanstellen van functionarissen of andere vrijwilligers, hetzij betaald hetzij    
  •   onbetaald;
  • Het aangaan van contracten en verplichtingen;
  • Het aangaan van financiële verplichtingen, tenzij in het financieel reglement of door het
  •   bestuur anders is bepaald.

Lid 2     Het bestuur is te allen tijde bevoegd om besluiten van commissies terug te draaien.

Hoofdstuk IV Tijdelijke commissies

Artikel 19     Instellen tijdelijke commissies

Lid 1          Het bestuur kan tijdelijke commissies instellen voor een bepaalde taak, activiteit of evene­ment.

Lid 2          Het bestuur bepaalt de taakomschrijving en de bevoegdheden en middelen die de commissie voor zijn activiteiten ter beschikking krijgt. Eén of meer taken van voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen met instemming van het bestuur gecombineerd worden in één persoon.
Deze commissieleden zijn, voor zover zij geen lid zijn conform de statuten artikel 6 lid 5, een “andere aangeslotene”.

Artikel 20     Verhouding bestuur met tijdelijke commissies

Lid 1          Het bestuur is bij uitsluiting bevoegd:

  • Tot het aanstellen van functionarissen of andere vrijwilligers, hetzij betaald hetzij onbetaald;
  • Het aangaan van contracten en verplichtingen;
  • Het aangaan van financiële verplichtingen, tenzij in het financieel reglement of door het
  •       bestuur anders is bepaald.

Hoofdstuk V Leden

Artikel 21     Lidmaatschap van Leden

Lid 1          Leden van het bestuur, leden van de afdelingscommissies en van vaste commissies, zoals tijdens de algemene vergadering of door het bestuur tussentijds aangesteld c.q. bekrachtigd, zullen indien zij al niet reeds lid van VZC E&P zijn en zijn ingedeeld als ereleden, leden van verdienste, seniorleden en juniorleden onder artikel 6 lid 5 automatisch vallen onder verenigingsleden.

Lid 2          Leden van tijdelijke commissies, zoals door het bestuur aangesteld c.q. bekrachtigd, zullen indien zij al niet reeds lid van VZC E&P zijn en zijn ingedeeld als ereleden, leden van verdienste, seniorleden en juniorleden onder artikel 6 lid 5  automatisch vallen onder verenigingsleden.

Artikel 22      Verplichtingen van Leden

Lid 1          De wettelijke vertegenwoordigers van de juniorleden, dan wel de seniorleden die uitkomen in de competitie moeten de bardiensten en rijdiensten vervullen waarvoor zij door of namens de vereniging worden ingedeeld.

Lid 2          Het bestuur kan aan de algemene vergadering voorstellen om nog andere verplichtingen aan de leden als genoemd in lid 2 op te leggen.

Lid 3          Wanneer een senior-lid, junior-lid dan wel de wettelijk vertegenwoordiger van een junior-lid niet voldoet aan de verplichtingen als genoemd in lid 1,2 of 3 van dit artikel, is het bestuur bevoegd om een boete op te leggen. De boete bedraagt €20 (zeggen twintig Euro) per keer dat niet voldaan wordt aan een verplichting. Deze boete kan door het bestuur worden verhoogd wanneer het niet de eerste keer is dat het betreffende lid of de betreffende wettelijk vertegenwoordiger niet aan zijn of haar verplichtingen heeft voldaan. Bovendien kan het bestuur dan ook beslissen om in aanvulling op de boete een andere maatregel te nemen teneinde het betreffende lid of wettelijke vertegenwoordiger te bewegen aan zijn verplichtingen te voldoen.

Lid 4          Verder bestaat de mogelijkheid om bardiensten per kind af te kopen voor €40 (zegge: veertig Euro)  per jaar (max. 3 bardiensten per seizoen)

Artikel 23     Donateurs

Lid 1     Donateurs melden zich aan bij het bestuur van de vereniging en ondersteunen de vereniging met een jaarlijkse donatie. De Algemene Leden Vergadering stelt het minimale jaarbedrag vast.De donateurs hebben geen stemrecht en vallen automatisch onder artikel 6 lid 11. Zij hebben recht op de Aqua Varia, toegang tot de wedstrijden en toegang tot de georganiseerde evenementen

Artikel 24     Vaststellen contributie en bijdragen

Lid 1          Van de contributie zoals die regelmatig tijdens de algemene vergadering wordt vastgesteld, kan het bestuur conform artikel 9 lid 3 van de statuten in bijzondere gevallen gedeeltelijke of gehele ontheffing van de verplichting tot betalen van contributie en bijdragen verlenen.

Lid 2          Het bestuur kan hiertoe –na een met redenen omkleed verzoek van het lid en eventueel voorzien van een aanbeveling van een afdelingscommissie – besluiten.

Hoofdstuk VI Orde en beschadiging

Artikel 25     Orde

Lid 1          Alle leden en andere aangeslotenen moeten daar waar zij de vereniging vertegenwoordigen zich ordelijk gedragen.

Lid 2          Leden en andere aangeslotenen die zich wanordelijk of aanstootgevend gedragen in de accommodaties waarvan VZC E&P (mede) gebruik gemaakt, kan door elk bestuurs- of afdelingcommissielid het verblijf aldaar worden ontzegd.

Artikel 26     Beschadiging

Lid 1          Beschadigingen van eigendommen van de vereniging, van zaken die bij de vereniging in gebruik zijn, dan wel schade toegebracht aan eigendommen van derden of aan deze derden zelf, komen voor rekening van het betrokken lid (of betrokken aangeslotene) tenzij het bestuur anders beslist.

Hoofdstuk VII Boetes

Artikel 27     Boetes

Lid 1          De vereniging kan leden bij niet naleving van de verenigingsregels een boete opleggen tot een bedrag van maximaal de jaarcontributie. Voor andere aangeslotenen geldt een maximum bedrag van € 250.

Lid 2          Leden en andere aangeslotenen die boetes ontvangen van de KNZB of andere instanties worden doorbere­kend aan het betreffende lid of andere aangeslotene tenzij het bestuur anders beslist.

Hoofdstuk VIII Overige bepalingen

Artikel 28     Verenigingskleuren

Lid 1          De kleuren van de vereniging zijn: geel-blauw.

Hoofdstuk IX Slotbepalingen

Artikel 29     Wijziging Huishoudelijk Reglement

Lid 1          Het Huishoudelijk Reglement kan slechts worden vastgesteld en gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling, dat in de te houden vergadering een voorstel tot wijziging van het Huishoudelijk Regle­ment zal worden behandeld.

Lid 2          Het betreffende voorstel moet vanaf 14 dagen voor de algemene vergadering op een geschikte plaats voor de leden ter inzage worden gelegd.

Lid 3          Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement kan slechts worden genomen in de algemene vergadering met meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

Lid 4          In alle gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement of Statuten niet voorzien, beslist het bestuur. Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de statuten en het Huishoudelij­ke Reglement te kennen, alsmede alle verder wettig vastgestelde en naar behoren bekend gemaakte regels en bepalingen.

Aldus vastgesteld in de algemene vergadering d.d. 10 november 2010, en gewjijzigd (art 22 toegevoegd) in de ALgemene Ledenvergadering van 22 april 2015.

__________________________________________________________________________________________ 

4. Toekenning Erelidmaatschap, Lid van verdienste

 

Reglement Leden van verdienste en ereleden

 

Onderscheidingen

 

De vereniging kent ereleden en leden van verdienste. Dit wordt in het ledenregister geadministreerd. De criteria om tot het voorstel te komen om tot erelid of lid van verdienste benoemd te worden, zijn hieronder weergegeven.

 

Benoeming tot erelid:

 

Eeleden kunnen voorgedragen worden door het bestuur of minimaal 10 stemgerechtigde seniorleden . Dit kan tot 2 weken voor elke ALV gebeuren. Op de ALV kan dit voorstel ter stemming gebracht worden.  Het voorgedragen lid is dan ook direct vanaf dat moment erelid.

 

Ereleden hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de overige leden doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling 

 

Benoeming tot lid van verdienste

 

LvV kunnen door het bestuur worden benoemd, zij hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de overige leden doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling

 


Bij het aandragen van ereleden of leden van verdienste wordt een uitgebreide verklaring met daarin een motivering verwacht van diegenen die de persoon aandragen.

 

Criteria om tot lid van verdienste benoemd te worden:
Wanneer er naar de mening van het zittende bestuur of van de Algemene Ledenvergadering sprake is van uitzonderlijke verdiensten voor de vereniging in bijvoorbeeld financiële zin of anderszins, kan een voorstel gedaan worden. (bijv. langdurig lid van een commissie). 

De benoeming geldt voor een periode van maximaal 5 jaar. Na deze periode vindt door het bestuur een evaluatie plaats of het betreffende lid van verdienste in de afgelopen periode nog steeds actief lid is. Bij aantoonbare, blijvende inzet, kan het bestuur besluiten deze periode telkens met 5 jaar te verlengen.

 

Vindt er geen verlenging plaats, dan is het lid van verdienste na 5 jaar automatisch weer gewoon (betalend) lid.

Criteria om tot erelid benoemd te worden: 
Het erelidmaatschap wordt verleend door de Algemene Ledenvergadering uitsluitend op voordracht van het bestuur of 10 seniorledenDe ALV beslist over de voordracht met meerderheid van stemmen; de voordracht geschiedt door het bestuur of 10 seniorleden in de ledenvergadering.

 

  • Een lid dient minimaal 10 jaar onafgebroken bestuurslid te zijn;
  • Hij dient in de daarvoor in aanmerking komende periode een meer dan gemiddelde inzet getoond te hebben met een positieve uitstraling binnen- en buiten de vereniging;
  • vrijstelling van het betalen van contributie van de vereniging voor het leven.
  • vrije en gratis toegang tot alle door VZC georganiseerde bijeenkomsten, toernooien en wedstrijden voor het leven.
  • toezending van stukken voor de algemene ledenvergadering.
  • vrijstelling van het betalen van contributie van de vereniging, telkens een periode van 5 jaar.
  • vrije en gratis toegang tot alle door VZC georganiseerde bijeenkomsten, toernooien en wedstrijden gedurende deze periode.
  • Een lid dient minimaal 10 jaar onafgebroken bestuurslid te zijn;
  • Hij dient in de daarvoor in aanmerking komende periode een meer dan gemiddelde inzet getoond te hebben met een positieve uitstraling binnen- en buiten de vereniging;
  • vrijstelling van het betalen van contributie van de vereniging voor het leven.
  • vrije en gratis toegang tot alle door VZC georganiseerde bijeenkomsten, toernooien en wedstrijden voor het leven.
  • toezending van stukken voor de algemene ledenvergadering.
  • vrijstelling van het betalen van contributie van de vereniging, telkens een periode van 5 jaar.
  • vrije en gratis toegang tot alle door VZC georganiseerde bijeenkomsten, toernooien en wedstrijden gedurende deze periode.

 

Rechten:

 

Rechten van ereleden:

 

Rechten van leden van verdienste:

 

Tijdstip van toekenning:

 

Toekenning van bovengenoemde rechten kan geschieden na beëindiging van een functie c.q. de werkzaamheden. Het is ook mogelijk de onderscheidingen tussentijds en gedurende het functioneren aan het lid toe te kennen.

 

Tijdens de algemene ledenvergadering zal het bestuur een voordracht tot benoeming van een erelidmaatschap c.q. de benoeming tot lid van verdienste bekend maken. 

 

Voorbehoud: 

 

Het bestuur van de vereniging kan op gegronde redenen afwijken van de hierboven gestelde criteria.

 

Bijlage 5 Voorstel reglement Leden van verdienste en ereleden

 

Onderscheidingen

 

De vereniging kent ereleden en leden van verdienste. Dit wordt in het ledenregister geadministreerd. De criteria om tot het voorstel te komen om tot erelid of lid van verdienste benoemd te worden, zijn hieronder weergegeven.

 

Benoeming tot erelid:

 

ereleden kunnen voorgedragen worden door het bestuur of minimaal 10 stemgerechtigde seniorleden . Dit kan tot 2 weken voor elke ALV gebeuren. Op de ALV kan dit voorstel ter stemming gebracht worden. . Het voorgedragen lid is dan ook direct vanaf dat moment erelid.

 

Ereleden hebben dezelfde rechten en verplichtingen als de overige leden doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling 

 

Benoeming tot lid van verdienste

 

LvV kunnen door het bestuur worden benoemd, zij hebben dezelfde rechten en plichtingen als de overige leden doch zijn vrijgesteld van contributiebetaling

 


Bij het aandragen van ereleden of leden van verdienste wordt een uitgebreide verklaring met daarin een motivering verwacht van diegenen die de persoon aandragen.

 

Criteria om tot lid van verdienste benoemd te worden:
Wanneer er naar de mening van het zittende bestuur of van de Algemene Ledenvergadering sprake is van uitzonderlijke verdiensten voor de vereniging in bijvoorbeeld financiële zin of anderszins, kan een voorstel gedaan worden. (bijv. langdurig lid van een commissie). 

De benoeming geldt voor een periode van maximaal 5 jaar. Na deze periode vindt door het bestuur een evaluatie plaats of het betreffende lid van verdienste in de afgelopen periode nog steeds actief lid is. Bij aantoonbare, blijvende inzet, kan het bestuur besluiten deze periode telkens met 5 jaar te verlengen.

 

Vindt er geen verlenging plaats, dan is het lid van verdienste na 5 jaar automatisch weer gewoon (betalend) lid.

Criteria om tot erelid benoemd te worden: 
Het erelidmaatschap wordt verleend door de Algemene Ledenvergadering uitsluitend op voordracht van het bestuur of 10 seniorledenDe ALV beslist over de voordracht met meerderheid van stemmen; de voordracht geschiedt door het bestuur of 10 seniorleden in de ledenvergadering.

 

Rechten:

 

Rechten van ereleden:

 

Rechten van leden van verdienste:

 

Tijdstip van toekenning:

 

Toekenning van bovengenoemde rechten kan geschieden na beëindiging van een functie c.q. de werkzaamheden. Het is ook mogelijk de onderscheidingen tussentijds en gedurende het functioneren aan het lid toe te kennen.

 

Tijdens de algemene ledenvergadering zal het bestuur een voordracht tot benoeming van een erelidmaatschap c.q. de benoeming tot lid van verdienste bekend maken. 

 

Voorbehoud: 

 

Het bestuur van de vereniging kan op gegronde redenen afwijken van de hierboven gestelde criteria.

 

________________________________________________________________________________________________________________________

5. BELEID en COMMITMENT

Bij VZC Veenendaal

Versie 1.0

Voorstel werkgroep beleid

Annette Boersen

Jan Bulsink

Gerard Otten

Veenendaal, 12 oktober 2004


Inhoudsopgave

Inhoudsopgave                                                                                                     2

1     Inleiding                                                                                                        3

2     Beleid – Strategie – Topsport en “Governance”                                                     4

2.1     De 5 SPOREN                                                                                            4

2.2     De SPORT                                                                                                 4

2.2.1     Breedte Sport                                                                                      5

2.2.2     Wedstrijd Sport                                                                                    5

2.2.3     Top Sport                                                                                            5

2.2.4     Dynamiek Tussen Afdelingen                                                                  6

2.2.5     De Regionale Werking van VZC                                                               7

2.2.6     De Sporter Centraal                                                                              7

2.3     Ons VERHAAL                                                                                            7

2.4     Samen Werken                                                                                          8

2.5     De Mens                                                                                                   9

2.6     Het Geld                                                                                                 10

3     Logistiek en planning                                                                                      12

3.1     Beleid is een operationeel proces                                                                 12

3.2     Wat loopt er en hoe verder?                                                                       13

4     Epiloog                                                                                                        14

5     BIJLAGE – Organisatie van de activiteiten                                                           15

6     BIJLAGE – Inventarisatie en commitment tot actie                                                17

6.1     Indeling van de Cyclus in Fasen                                                                   18

6.2     Fase 0 LOGISTIEKE PLANNING en INTAKE COMMISSIE                                     18

6.3     Fase 1 WORKSHOP SESSIES:                                                                      19

6.4     Fase 2 VERWERKING voor TERUGKOM SESSIE                                               20

6.5     Fase 3 TERUGKOM SESSIE                                                                         20

6.6     Tijdspad per Cyclus                                                                                   21

6.7     EVALUTATIE van de opzet van STROOM 1                                                     21

6.8     EINDRESULTAAT van STROOM 1                                                                  23

1     Inleiding

Vanuit verschillende hoeken binnen VZC Veenendaal zijn ideeën geboren om te werken aan een gezonde club.

Door het bestuur is in 2002 en 2003 in een aantal bijeenkomsten met bestuur, alle afdelingen en vele van hun leden gewerkt. In een plenaire sessie is gestart met de ontwikkeling van gebieden waarop VZC Veenendaal zich kan versterken. Ideeën vanuit de afdelingen hebben hier een basis aan gegeven.

Beschikbaar materiaal is uit verschillende hoeken aangedragen en dankbaar gebruikt voor de start van het project.

Als motto is inmiddels gekozen:

Plezier

Prestatie

Binding

VZC Veenendaal is een multisport vereniging met de sporten:

  • Aqua-Fun
  • Synchro
  • Triatlon
  • Waterpolo
  • Zwemmen (inclusief masterzwemmen)
    • Sponsoring aantrekken om de financiering rond te kunnen maken
    • Sportief beleid op een breedtesport aanpak baseren zodat wij voldoende aanwas behouden
    • Sponsoring aantrekken om de hoogte van de totale sportieve bijdrage[1] aanvaardbaar te houden in verhouding met andere sportverenigingen in Veenendaal
    • Openstaan voor alle deelgroepen uit de samenleving, waaronder ongeacht geloof, lichamelijke of geestelijke beperking, sociale milieu

VZC Veenendaal wil aan nationale topsport doen maar daarvoor moeten zij:

VZC Veenendaal wil aan maatschappelijke breedtesport doen maar daarvoor moet zij:


2     Beleid – Strategie – Topsport en “Governance”

  1. 1De 5 SPOREN
  2. 2De SPORT
  3. 2.1Breedte Sport
  4. 2.2Wedstrijd Sport
  5. 2.3Top Sport
  6. 2.4Dynamiek Tussen Afdelingen

In een vroege fase is het beleid in 5 gebieden - SPOREN genaamd - onderverdeeld.

 
   

 

 

In deze SPOREN is geïnventariseerd en hieraan is ook het beleid opgehangen. In de navolgende paragrafen wordt dit beleid uiteengezet.

De SPORT bevat alle zaken voor het realiseren van zowel top sport als ook breedtesport (inclusief recreatie en Aqua-Fun) qua techniek, training, samenstelling selecties, medische begeleiding, maar ook sportieve opleiding van sporters, trainers en officials etc.

SPORT wordt in drie lagen gedetailleerd.

 
   

 

 

VZC Veenendaal moet verschillende niveaus van sportbeoefening onderkennen, zoals die ook in de statuten zijn aangegeven. Immers wil VZC recreatieve sporters de gelegenheid geven om in “breedte sport” hun plezier aan sport te hebben, terwijl vanuit deze bakermat voor de jongeren het platform ontstaat van waaruit zij kunnen werken aan techniek en conditie. Degenen met een wedstrijd ambitie kunnen dan te kennen geven in de “wedstrijd sport” te willen werken aan het voor hun best haalbare. Degenen die echt voor de top gaan kunnen als veelbelovende sporter door de technische leiding van VZC geselecteerd worden voor de “top sport”.

Op die manier kunnen sporters, ouders, trainers, bestuurders per “sportlaag” uitgaan van een eigen regime en eigen spelregels en verwachtingen. Het is belangrijk dat het onderscheid goed wordt gecommuniceerd en begrepen.

Iedereen kan zich opgeven voor de breedte sport. Er is geen selectiebeleid vanuit VZC. Je meld je aan en je wordt lid. Geen selectie – iedereen is welkom.

De volgorde van begrippen uit ons motto is hier – plezier, binding en daarbij soms prestatie. Deze impressie van de sfeer betekent dat naast de sport de mens achter de sport op andere dingen zal letten. Een feestje en een soepele opstelling van trainer en gezellige vrienden en vriendinnen spelen hier misschien een belangrijke rol.

Door prestatie kun je je ambitie te kennen geven voor de wedstrijdsport. Hier geldt dat in een samenspraak tussen sporter (en hun ouders) en de afdeling (trainer en commissie) de juiste plek in de wedstrijdteams wordt bepaald. Dus je geeft zelf aan dat je wilt en de plek wordt in overleg bepaald.

De volgorde is hier – prestatie en binding en plezier. Deze impressie van de sfeer betekent dat er meer op prestatie wordt gelet, maar je kunt nog steeds kiezen voor deze sport. De eisen om te komen trainen zijn intensiever en de wedstrijdteams worden op capaciteit en kunnen geselecteerd. Toch moet er een hoop lol en jolijt zijn om “het bij VZC horen” nog steeds als prioriteit te zien. Wij hebben liever een VZC wedstrijd sporter die naar een andere VZC afdeling wil gaan, maar dan wel overstappen aan het eind van het seizoen. De mens staat nog steeds op de eerste plaats.

De volgorde is hier – prestatie en daarna plezier en binding.

De sfeer in deze sport is duidelijk gericht op “je wordt uitgenodigd” om op dit niveau deel te nemen, maar er ligt wel een prestatiecontract aan ten grondslag. Gezelligheid vormt een goede basis voor het samen willen winnen, maar de prestatie komt op de eerste plaats. Je moet er dan ook veel voor over hebben en je kwaliteiten worden steeds door trainers en begeleiders beoordeeld.

De steun die je krijgt van VZC is nu meer dan alleen sport, ook (adviezen over) zaken als voeding, studiebegeleiding, persoonlijke coaching krijgen hier een plaats in het totaalpakket.


In deze figuur wordt aangegeven dat in de Aqua-Fun afdeling breedte sport wordt beoefend.

In de 4 gespecialiseerde afdelingen wordt aan de basis recreatief (weer in de breedte) gewerkt, daarboven in wedstrijdverband (met nog steeds goede switching mogelijkheden van de sporters) en tenslotte in de top de topsport, waarbij koppeling aan de afdeling veel meer een noodzaak is.

Over dit samenwerkingsmodel van de VZC afdelingen is inmiddels heel wat gesproken, zowel “onderin” om met spelregels af te spreken over bijvoorbeeld de vrije beweging van de sporter (de mens centraal) en “bovenin” om met beleid de top uit te werken met financiering en faciliteiten voor de topsporter van VZC Veenendaal.

Duidelijkheid over de doorstroom van Aqua-Fun zwemmers is noodzakelijk. Hoe groot zijn de groepen, hoe snel wordt er doorgestroomd en in welke richting, mogen de kinderen dit bepalen of speelt het belang van VZC ook een rol. Is het de trainer van de Aqua-Fun of de trainers en commissies van de gespecialiseerde afdelingen die de richting van de doorstroming bepalen. Gegeven ons beleid is het op dit niveau in eerste instantie PLEZIER dus moet dat prevaleren. Onderdelen van deze keuze zijn:

  • Niet langer dan 6 maanden in Aqua-Fun
  • De gespecialiseerde afdelingen moeten zich hebben kunnen presenteren
  • Periodiek wordt met alle 5 afdelingen de doorstroming doorgesproken voordat de ouders worden geadviseerd
    • VZC geeft een advies aan de ouders en die bepalen.
  1. 2.5De Regionale Werking van VZC
  2. 2.6De Sporter Centraal

VZC Veenendaal wil haar sportieve prestaties realiseren met sporters die “uit de regio komen”. Dit houdt in dat de sporters met plezier naar VZC Veenendaal komen en hiervoor vanuit VZC of enige sponsor geen bijzondere tegemoetkoming ontvangen.

De verschillende afdelingen maken eigen beleid op welke wijze zij de topsport willen bereiken op een voor hun haalbare wijze. Daarbij is onderling contact nuttig en gewenst opdat sporters kunnen groeien binnen de gehele vereniging en de trainers, de vrijwilligers en de officials hun ervaringen over de grenzen van de afdelingen heen ten dienste kunnen stellen aan VZC Veenendaal.

Op die manier wordt de carrière van de sporter bij VZC Veenendaal ontwikkeld.

Ten aanzien van de nieuwe trend van PRO-Clubs is het beleid van VZC Veenendaal om de werving van nieuw talent naar VZC op peil te houden maar VZC Veenendaal wil gaan geen vreemde dingen doen om verkeer van en naar deze PRO-Clubs te beïnvloeden. Dus geen contracten om mensen buiten de regio binnen te halen, VZC Veenendaal moet vanuit haar eigen kracht sporters aantrekken.

VZC Veenendaal wil de sporter centraal stellen in haar denken, want “wij doen het toch allemaal voor de sporter”. Dat houdt in dat de carrière van de sporter centraal staat en zijn of haar keuzes door VZC en al haar afdelingen moet worden ondersteund. De afdelingen stellen zich dus ondersteunend op, maar hebben toch eigen doelen voor het inrichten van topsport en breedtesport. Kijken over de schouders heen naar andere afdelingen blijft echter nodig voor afstemming. Liever een sporter die bij VZC blijft dan een sporter die VZC de rug toekeert.

Randvoorwaarden die wij verder moeten invullen omvatten:

  • Actieve wervingsbeleid (ballonnen voor diplomazwemmers, vrijkaartjes voor nieuwe leden en nieuwe bewoners van Veenendaal)
  • Goede trainers en voldoende vrijwilligers
  • Badwater verdeeld zodat er altijd voldoende is
  • Betrokkenheid van ouders opdat zij ook als vrijwilligers gebonden zijn
  • Actieve medische begeleiding en ondersteuning
  • Transparante en duidelijke manier van werken binnen en tussen de afdelingen
  • Clinics voor sponsors om hen het voordeel te geven van onze kennis over sport naar analogie van bedrijfsleiding
  • Clinics voor ouders om hen te informeren over VZC over voeding, medische begeleiding en sportieve coaching van hun kinderen
  • Scouten van talent voor en door en naar alle afdelingen
  • Doorstroming en begeleiding van onze leden in alle leeftijdsgroepen (in hun groeien tijdens hun jeugd en bij het gaan studeren) – wat kunnen bij doen op het gebied van plezier, prestatie en binding.

Samenvattend moeten wij op de drie gebieden van plezier, prestatie en binding voor “elck wat wils”. Hoe balanceren wij tussen BREED en TOP? Hoe houden wij de sporter bij de één of andere afdeling? Waarom is men trots op VZC?

  1. 3Ons VERHAAL
  2. 4Samen Werken
  3. 5De Mens
  4. 6Het Geld

VZC is een sterke vereniging met sporters en vrijwilligers die trots zijn op de prestatie, die met plezier hun tijd bij VZC nuttig besteden aan conditie en techniek en die hun binding met de club niet onder stoelen of banken steken.

Een regelmatige uiting van deze trots kan worden bevorderd door “story telling” op alle niveaus. De wekelijkse resultaten moeten in de pers – goed voor de gemeenschap van Veenendaal en goed voor je ego als sporter wanneer je foto’s en je naam ziet. De doelen van de afdelingen en het bestuur kunnen ook op duidelijke manier binnen de vereniging maar ook bij Gemeente en de politiek worden uitgedragen.

Het ophalen van de verhalen binnen VZC, het helpen met het maken van de belangrijke verhalen clubbreed (onze visie op sporten en financiering richting Gemeente) verdient gecoördineerde steun. VZC heeft enkele goede en krachtige professionals, maar een sterke externe PR persoon, met uitstraling naar buiten en binnen is niet overbodig.

Het verdient aanbeveling om een homogene, gecoördineerde uitstraling van VZC te realiseren als één club naar de Veenendaalse bevolking en bedrijven. Dit vereist de gerichte aandacht van een mediacoördinator.

VZC is rijp om samen werken te schrijven als Samen Werken. Zet er hoofdletters bij want de wens om Samen te Werken is sterker dan ooit.

Zoals overal gaat die niet automatisch, maar goed samenwerken moet worden gesteund en begeleid. Zo kan er beter worden samengewerkt op allerlei punten waaronder:

  • Eerst een uitwisseling van zorgpunten, aandachtspunten en gemeenschappelijke interesses en belangen
  • Vervolgens synergie onderzoeken en samenwerking organiseren en/of optimaliseren
  • Inrichten van operationele samenwerking

Voorbeelden van aandachtsvelden waarop verenigingsbreed kan worden samengewerkt zijn:

  • Medische informatie en begeleiding
  • Communicatie naar scholen en opleidingen over topsport – bijvoorbeeld vrijstelling voor gymnastiek en vrijaf voor topsport evenementen
  • Huiswerkbegeleiding en ‘n happie happe voor sporters die overblijven na school voor de training
  • Inschakelen van ouders en vrijwilligers via een VZC brede uitwerking van beleid
  • Gezamenlijke trainingen
  • Organiseren van buitenzwemse activiteiten
  • Schoonmaken van kleedkamers na afloop van de wedstrijd en het inleggen en opruimen van wedstrijd en training materialen

Een goede manier om deze beweging in gang te zetten is om actief het vrijwilligers­beleid in deze richting uit te werken. Een meer inhoudelijk beleid en stappenplan voor werven, selecteren en opleiden van vrijwilligers gewenst.

Aanbeveling voor het bestuur is om samenwerking actief te onderzoeken en via enkele doelgerichte, gezamenlijke activiteiten gericht op het gezamenlijk werken de onderlinge samenhang te bevorderen.

Het aandachtsgebied MENS omvat vrijwilligers en sporters (werving, begeleiding en behoud) en is gericht op de buitenzwemse activiteiten. Alles wat met SPORT te maken heeft moet onder spoor de SPORT. De opleiding van vrijwilligers (niet trainers en officials) voor de begeleiding van sporter.

Vrijwilligers zijn allen kaderleden (al dan niet onder contract) - zoals trainers, officials, commissie- en afdelingscommissieleden, maar ook de meer "losse" betrokkenen, zoals ouders die rijden, en eenmalige ondersteuners voor evenementen.

Zo hebben wij in het centrum de trainers staan die zich richten op prestatie maar ook het plezier in de sport moeten aanwakkeren en bewaken. De binding uit zich bijvoorbeeld in het blijven bij VZC Veenendaal en zoeken en vinden van een “carrière” die zich van sporter voortzet in vrijwilliger.

Ook hier geldt dat wij de persoon van de vrijwilliger centraal stellen en redeneren vanuit zijn of haar eigen behoeften – wederom geënt op plezier, prestatie en binding.

Het is van groot belang te weten om welke redenen personen zich als vrijwilliger willen inzetten. Deze motieven kunnen variëren van iemand die zich vanuit zijn eigen vakdiscipline in het werk, bijvoorbeeld financiën, inzet, of een ouder die de club wil helpen organiseren zodat iets lekker soepel loopt (coördineren van vervoer voor bepaalde teams), of vertier tijdens de wedstrijd van je kinderen (tijdwaarnemer of jury) enzovoorts. Het achterhalen van de juiste motieven en het daarin voorzien maakt deel uit van het vrijwilligersbeleid.

Voor de inzet van ieder van de leden mag je niet verwachten dat dit puur en alleen op loyaliteit kan blijven worden gedaan. In het vrijwilligersbeleid moet de beloning die bij iedere vrijwilliger past worden uitgewerkt. Wees rechtvaardig, maar flexibel in de persoonlijke behoeften van de vrijwilliger, zoals een klok voor een tijdwaarnemer, een benzinevergoeding voor een eigen scheidsrechter.

De mens in VZC haalt energie uit de betrokkenheid en het plezier dat hij beleeft bij VZC. Het ontwikkelen van vrijwilligersbeleid waarin het werven, ontwikkelen, belonen[2] en behouden van vrijwilligers bij VZC Veenendaal.

Het GELD bevat financiën, sponsoring -- kortom hoe VZC de gelden binnenkrijgt en verdeelt.

Hoeveel geld hebben wij nodig? Wie brengen dat bijeen en op welke manier wordt het geld eerlijk verdeeld?

Hoe controleren wij juistheid, volledigheid en tijdigheid van alle geldstromen?

 

Bij VZC betalen wij voor ons sporten een “fair” bedrag zodat zowel de prestatie in de vorm van top sport maar ook de breedte sport betaald kan worden. Zwemmen is geen elitesport maar toegankelijk voor alle doelgroepen in de maatschappij.

VZC heeft voldoende geld voor binding, voor buitenzwemse activiteiten en voor vrijwilligers en al wat daar voor nodig is.

Tenslotte besteedt VZC met plezier geld voor plezier in de vorm van feesten, paaseieren en Sinterklaas.

Om de positie op de ladder van betaalbaarheid ten opzichte van andere sporters in Veenendaal te kunnen beoordelen maken wij de “totale sportieve bijdrage” op. Alle kosten voor en rond het sporten worden in de vergelijking meegenomen.

Het bestuur ontvangt de contributies en de verenigingssponsors en na aftrek van bestuurskosten gaat dit geld naar de afdelingen. De afdelingen kunnen ook eigen afdelingssponsors werven (bijvoorbeeld balsponsor, club van €50).

Randvoorwaarden:

  • Grote posten en alles waar een contract met externen aan ten grondslag ligt wordt door het bestuur na toetsing namens de afdelingen betaald. Het betreft hier contracten over badwater, trainers en vrijwilligers.
  • Alle inkomsten uit contributies en verenigingssponsors worden door het bestuur geïnd en over de afdelingen verdeeld. Contributiegelden rechtstreeks naar de afdelingen (onder aftrek van de bestuurskosten) en de verenigingssponsors via een overeengekomen verdeelsleutel.
  • Afdelingssponsors komen ten goede van de afdelingen die het geld geworven hebben (zoals Grote clubactie en sponsorzwemmen) na aftrek van een kleine bestuursdekking voor vereningsbrede zaken.

De afspraken rond sponsorwerving wordt geregeld in het sponsorreglement terwijl de verdeling van de gelden binnen de vereniging worden geschreven in het reglement financiën.

Brainstorm over mogelijke werving van inkomsten:

  1. Contributies
  2. Inkomsten van sponsors
    1. Bedrijven of personen
    2. Geld of goederen
    3. Evenementen of acties of “geld genererende zwemevenementen”
  3. Subsidies van Gemeente – goed kijken hoe te optimaliseren ook voor evenementen sponsoring en prijs van accommodatie naast de bekende jeugdsponsoring

Als wij over geld spreken en met geld omgaan lopen de emoties vaak op. Daarom moeten wij vertrouwen kunnen winnen voor ons handelen door transparantheid, vergelijkbaar administreren, inzicht in de besluiten en de uitvoering ervan.

Het hebben van een flexibele reserve op de begroting om niet bij de geringste tegenstand in de problemen te komen en ook meteen in de discussie rond krapte te komen.

De bestuurskosten (overhead) willen wij bewust laag houden. De afdelingen en het bestuur hebben een eigen begroting. De begroting van het bestuur omvat de kosten voor commissies (zoals bouw commissie en commissie evenementen).

3     Logistiek en planning

Dit hoofdstuk beschrijft dat beleid permanent is en dat de activiteiten en projecten moeten worden gestart en beheerd.

  1. 1Beleid is een operationeel proces
  2. 2Wat loopt er en hoe verder?

Het verbeteren van het werken binnen VZC Veenendaal zal niet vanzelf geschieden. Het traject dat achter ons ligt om het beleid te documenteren kan niet gezien worden als een eenmalige actie, maar moet in een voortdurend, operationeel proces worden onder­gebracht. In dit hoofdstuk wordt een werkwijze voorgesteld.

Beleid is een combinatie van STURING en ZELFORGANISATIE.

De drang naar verbetering vergt enerzijds sturing en het geven van richting vanuit de leiding van VZC Veenendaal (dus vanuit bestuur en afdelingen) maar tevens vrijheid tot zelforganisatie binnen afdelingen, commissies en teams en werkgroepen om binnen de uitgezette kaders de energie en de betrokkenheid aan te wenden.

Deze aansturing (governance) moet simpel, krachtig en stimulerend werken. De sturing moet zichtbaar en gewenst zijn en de voortgang in de verschillende geledingen moet goed worden gecommuniceerd.

De overzichtelijke structuur binnen VZC en de duidelijke inrichting in afdelingen en commissies met een heldere taakomschrijving bevordert het delegeren van taken en bevordert het ontwikkelen van eigen werkinrichting.

Het bestuur moet de verbeterklussen in het ritme van de ALV’s organiseren. Tweemaal per jaar heeft VZC een ALV en dat betekent dat een project een half jaar of een heel jaar kan duren (niet langer). In het volgende diagram is dit ritme uitgewerkt en binnen dit ritme moeten de projecten worden geformuleerd.

 

De ALV dient als plek waar het bestuur met voorstellen komt voor nieuwe projecten en initiatieven. De beoogd projectleider krijgt een opdracht om een team te vormen en voor dat team een maken, het werk uit te voeren, aan het bestuur (en de afdelingscommissie) te rapporteren en op de volgende ALV verslag uit te brengen. Op die manier is er zichtbaarheid en controle op de initiatieven, en krijgt de gehele vereniging op de ALV de kans zich te laten informeren over het werk van het afgelopen halfjaar en zich uit te spreken over de plannen voor de komende zes maanden.

Tijdens het ontwikkelen van het beleid is binnen alle afdelingen gewerkt aan het formuleren van projecten en activiteiten. In paragraaf 6.7 – in de bijlage Evaluatie van de opzet van STROOM 1 – staan de aanbevelingen opgesomd. Diverse zaken zijn nog actief.

Aanbeveling: Onderzoek met de afdelingen wat de voortgang is op ingezette activiteiten.

Aanbeveling: Definieer op basis van het nu gedocumenteerde beleid enkele speerpunten voor het lopende jaar.

Aanbeveling: Definieer vanuit de speerpunten met de commissies en de afdelingen verbeterplannen, die op de volgende ALV in de vorm van verbeterprojecten kunnen worden opgestart.


4     Epiloog

Dit beleidsstuk is slechts een eerste aanzet maar bevat hopelijk voldoende materie dat het bestuur de aanbevelingen overneemt en beleid tot een jaarlijks aandachtspunt maakt.

Veenendaal / Scherpenzeel, oktober 2004.

5     BIJLAGE – Organisatie van de activiteiten

Teneinde de werkzaamheden in ons beleidsproject in goede banen te leiden hebben we twee hoofdstromen onderscheiden.

Stroom 1 richt zich op het inventariseren bij alle sporters, kaderleden en geïnteresseerden die VZC een goed hart toedragen van wat naar hun mening goed is, wat er beter moet en hoe het ideale VZC eruit zou moeten zien.

Het hoofdresultaat is een betrokken en energievolle vereniging die gesproken heeft over wat zij wil bereiken. De betrokkenheid en de energie wenden wij aan voor al die activiteiten die moeten worden ondernomen om een beter VZC te realiseren. De aanbevelingen voor deze activiteiten is te vinden in hoofdstuk 3 Logistiek en Planning.

 
   

 

 

Stroom 2 richt zich op het documenteren en structureren van de ideeën en het organiseren van de verbeteractiviteiten. Met een kleine groep wordt voortdurend gewerkt aan het ontwikkelen van de taal waarmee wij aan elkaar duidelijk kunnen maken hoe wij samen werken en wat wij willen bereiken.

Input voor ons werk waren enkele documenten en gedachtestromen die qua hoofdlijn wonderwel erg redelijk op elkaar aansluiten.

  • Het werk van Carla van Rees en Jan Bulsink zoals bedoeld voor de waterpolo afdeling.
  • Het beleidsdocument van ZPC Livo uit Lichtenvoorde.
  • Het top sport plan van Hans van Zeeland voor Polar Bears.
  • SWOT analyse van Gerrit Kok van NSCU.
  • Resultaten van gesprekken met afdelingscommissies.

De werkgroep BELEID heeft vanuit de basisdocumenten en heeft het verdere ontwerp en de verdere ontwikkeling van strategie en beleid opgepakt door de resultaten van STROOM 1 uit de afdelingen op te schrijven als beleid voor STROOM 2.

De 5 sporen die naast elkaar aandacht blijven vragen en ook in de komende jaren nader kunnen worden uitgewerkt worden hieronder nader aangegeven.

De resultaten van deze stroom zijn verwoord in hoofdstuk 2 Beleid – Strategie – Topsport en “Governance”.

Het was voor ons duidelijk dat deze twee stromen gedurende ons project telkens naast elkaar optrokken en elkaar versterkten en elkaar beïnvloedden.

6     BIJLAGE – Inventarisatie en commitment tot actie

Het project is in twee stromen tot stand gekomen – een stroom met een inventarisatie leidend tot commitment tot actie en een stroom waarin de beschrijving van het beleid parallel opliep.

Deze bijlage beschrijft de eerste stroom terwijl het beleid in hoofdstuk 2 (beleid – strategie – topsport en governance) wordt beschreven.

Voor spoor 1 hebben wij tweemaal een cyclus (najaar 2003 en voorjaar 2004) ingericht waarin met afdelingen en commissies de ideeën over het beleid en de activiteiten binnen VZC Veenendaal wordt geïnventariseerd.

 
   

 

 

Vraag aan ieder van de afdelingen is in welk cyclus zij willen deelnemen met dien verstande dat WPC en ZC niet in dezelfde cyclus kunnen zitten.

 
   

 

 

Hieronder is het voorbeeld van een cyclus beschreven vanuit de optiek van de waterpolo afdeling. Andere afdelingen moeten dit even enten op hun specifieke situatie. Wij helpen daarbij graag.

  1. 1Indeling van de Cyclus in Fasen
  2. 2Fase 0 LOGISTIEKE PLANNING en INTAKE COMMISSIE

Elke cyclus kent vier fasen:

  1. Fase 0 LOGISTIEKE PLANNING en INTAKE Commissie
  2. Fase 1 Workshops met de sporters en de kaderleden om de ideeën te inventariseren
  3. Fase 2 Uitwerken van de gegevens en clusteren van de resultaten
  4. Fase 3 Prioriteiten stellen en inrichten van verbeteractiviteiten
 
   

 

 

De fase 0 bestaat uit:

vEen LOGISTIEKE PLANNING bijeenkomst per AFDELING waarbij de WG Beleid met een vertegenwoordiging van de AFDeling het hele plan doorneemt en alle activiteiten doorspreekt, op de tijdlijn inplant en qua taken een werkverdeling maakt.

vEen INTAKE bijeenkomst waarbij wij de workshop zoals die beschreven is voor fase 1 voor de teams nu uitvoeren voor de gehele commissie van de AFDELING.

Vanaf de LOGISTIEKE PLANNING is het mogelijk om de bijeenkomsten van alle afdelingen in de CYCLUS op hetzelfde moment te plannen. Dat geeft interessante samenspraak tussen afdelingen indien gewenst, maar niet nodig als dat ongewenst geacht wordt. Het leidt in ieder geval tot minder avonden voor de WG Beleid. Als het niet past laten we bijeenkomsten apart met name wanneer trainingsgroepen niet op eenzelfde moment in het zwembad te krijgen zijn.

  1. 3Fase 1 WORKSHOP SESSIES:

Voorbeeld Waterpolo Afdeling:

Twee weken lang bij de trainingen in het zwembad. De mensen komen dus eigenlijk gewoon op de training waarvoor de workshop in de plaats komt. De workshop (geschatte duur is 45 minuten netto) kan bijvoorbeeld plaatsvinden in het vergaderhok naast de kegelbaan (voor een groep van maximaal 20 man).

vKorte uiteenzetting van het doel van de bijeenkomst (door Jan B)

vRonde 1 waarin persoon A persoon B bevraagt op de sterke kanten van VZC/Waterpolo nu? Wat wil je verbeterd zien en in welke richting? Hoe ziet de ideale VZC/Waterpolo er uit?

vRonde 2 maar dan andersom dus persoon B met persoon A.

vRonde 3: persoon A geeft in maximaal 10 regels de totale gedachte van persoon B weer. Persoon B doet dat omgekeerd voor persoon A.

vSlot: De briefjes worden uitgewisseld en persoon A en B bekijken hun eigen mening zoals verwoord door hun discussiepartner.

vAlle blaadjes worden ingeleverd ter verwerking.

vDe week later wordt het geanonimiseerde document met alle teksten van de workshop van de week ervoor ter informatie en controle aangeboden aan het team.

vDaarna wordt dit document met de andere WP team documenten in fase 2 gebracht.

De drempel is het laagst als de trainingen gewoon gepland blijven en de sporters uit het kleedhok worden weggehaald. Na de workshop van 4 minuten kunnen zij dan alsnog trainen. Voorwaarde daarvoor is dat de training gewoon 45 minuten opschuift. Je kunt dan na onze workshop nog gewoon een uurtje trainen alleen is het een beetje later.

Resultaat:

vDocument met van elk actief lid een beschrijving van zijn kernbeleving van VZC/Waterpolo.

vHet document biedt tevens een clustering van alle fragmenten uit deze beschrijvingen over beleidsgebieden (bijvoorbeeld die welke wij eerder hebben geïnventariseerd[3], maar niet noodzakelijk beperkt tot die gebieden).

vElke deelnemer weet zich gehoord en gekend in zijn gedachten en vindt die dan 100% zeker terug in het document. Zijn mening kan uniek blijken maar evenzo kan zijn mening door 20 anderen gedeeld worden.

vHet effect is hopelijk dat de deelnemers sterker betrokken (willen) raken bij het oppakken van gesignaleerde verbeteringen.

Logistiek en voorbereiding:

vDe workshop sessie wordt eerst alleen met de WPC gedaan als oefening en om begeleiders te trainen. Daarnaast is het een goed principe “wat u niet wilt dat u geschiedt … doe dat ook een ander niet” maar dan positief geredeneerd, dus “wat u wilt dat een ander overkomt … laat dat uzelf ook overkomen”. Dus dat is 45 minuten op een WPC vergadering.

vDe uitnodigingen voor de aanstaande workshopsessies aan alle waterpololeden en kaderleden verzorgen. Hoe kunnen wij naast de waterpolo spelers ook ouders, officials, kaderleen, trainers en andere relevante personen uit de WP afdeling uitnodigen en mobiliseren?

vDe beleidsgroep regelt de ruimte in overleg met de WPC en zorgt voor benodigdheden als papier en potloden etcetera.

vDe WPC moet in overleg met het zwembad de trainingstijden opschuiven met 45 minuten (dus eigenlijk de eindtijd opschuiven).

vOp de workshopsessies kan de leiding aan de WPC leden worden overgedragen of anders door iemand uit de beleidsgroep (Jan, Annette, Gerard) worden gedaan.

  1. 4Fase 2 VERWERKING voor TERUGKOM SESSIE

De beleidsgroep aangevuld met vertegenwoordigers van de waterpolo (de verwerkingscommissie) bereiden de terugkom sessie voor. Hun belangrijkste taak is het vormen van werkpakketten.

Logistiek en voorbereiding:

vDe beleidsgroep werkt het waterpoloboek uit

vDe beleidsgroep werkt de clustering uit (zie eerdergenoemde 5 sporen die echter kunnen worden gewijzigd, uitgebreid of ingekrompen

vDe beleidsgroep aangevuld met WPC afgevaardigde(n) werken de clustering om naar werkpakketten (de gedachtebubbels met projectvoorstellen)

  1. 5Fase 3 TERUGKOM SESSIE

In deze fase wordt allereerst de resultaten uit de individuele workshops op een hoop geveegd. Dus alle 10-regelige verhaaltjes worden samengevat in het “waterpoloboek” en alle geclusterde fragmenten gezamenlijk (de megaclustering) vormen de basis voor het maken van verbeterplannen.

Op de terugkomsessie – bijvoorbeeld als een afdelingsvergadering in een grotere zaal met ALLE deelnemers aanwezig – doen wij de volgende dingen:

vIedereen krijgt de beschikking over het waterpoloboek (bijvoorbeeld 10 geprinte exemplaren en de rest via e-mail of op onze site)

vDe megaclustering wordt aan iedereen uitgedeeld

vDe betekenis van de clusters wordt toegelicht

vDe toewijzing c.q. inhoud van de clusters wordt gepresenteerd

vDe voorbereidingscommissie heeft werkpakketten samengesteld uit de clusters

vDeze werkpakketten worden besproken en in de vergadering wordt bepaald met welke prioriteiten het werk moet worden opgepakt (dit kan zijn dat een taak wordt toegewezen aan een persoon maar ook dat een projectteam een heel project oppakt). Bijvoorbeeld kan hier draagvlak ontstaan voor een topsportplan VZC Veenendaal of een herschikking van taken in werkgroepen of de WPC.

vDe taken en werkpakketten worden van mensen en trekkers voorzien.

Logistiek en voorbereiding:

vDe WPC nodigt alle deelnemers uit voor een Waterpolo Afdeling Bijeenkomst – oftewel de WAB. Dit het liefst op een zaterdagavond met een klein feestje.

vDe beleidsgroep regelt de ruimte en de logistiek – (minimaal twee weken na de laatste workshop sessie).

  1. 6Tijdspad per Cyclus
  2. 7EVALUTATIE van de opzet van STROOM 1

De hele cyclus duurt praktisch twee maanden.

Wij zijn gestart met de waterpoloafdeling omdat wij dachten dat daar een groot draagvlak was en in november en december 2003 hebben wij een groot aantal suggesties gekregen die de nieuwe voorzitter Fred van Dijk en zijn team hebben geholpen een hechte, operationeel goed functionerende afdeling te realiseren met veel steun uit de basis. Door de selectie van enkele projecten heeft de afdeling samen met de leden gekozen voor enkele prioriteiten. Deze projecten zijn vertraagd opgepakt door het plotselinge vertrek van de toenmalige hoofdtrainer.

Op dit moment zijn er diverse activiteiten opgestart, zoals het opstellen en uitvoeren van het Top Sport Plan en “De Mens Achter De Sport” als onderdeel van een JOP (JeugdOpleidingsPlan). Andere activiteiten zijn opgenomen in de reguliere organisatie van de WPC, waaronder “coördinatie – beleid – verhaal”, de activiteiten in het kader van “plezier en binding” alsmede de verbetering van de wedstrijd- en de trainingsorganisatie. Voor het seizoen 2004/2005 gaat gewerkt worden aan het project “sporters als sponsors” en “VZC Top Toernooi”. Deze plannen zullen daarna worden opgepakt in een meerjaren scenario.

Parallel hebben wij met een iets andere werkvorm de triatlon afdeling ondervraagd – tijdens een perfect diner met ontspanning in de velden en dreven bij Maarsbergen. De resultaten zijn verwerkt tot aanbevelingen die met de voorzitter van de afdeling. Hieruit zijn diverse projecten opgestart. “Laat de Triatlon maar schuiven”. Enkele initiatieven omvatten:

  • Onderzoeken van de mogelijkheden van jeugd om aan triatlon te blijven doen (zie bijvoorbeeld Amersfoort en Almere)
  • Daarna evenementen organiseren (zie Holten) om jongeren te trekken – kijk ook naar andere afdelingen binnen VZC met een combinatietraining – evenement met scholen
  • Uitwerken van contributieregeling tussen afdelingen zodat de leden van meer dan een afdeling kunnen sporten
  • Niet zwemse faciliteiten verbeteren om de triatlon in de “breedte” te kunnen beoefenen – een eerste faciliteit is het fietshok (met mogelijkheid tot verkleden in de zwembadaccommodatie). Samenwerking met andere gespecialiseerde verenigingen voor nietzwem onderdelen.
  • Moeten wij een nieuwe trainer t.b.v. continuïteit werven

In de tweede cyclus zijn wij aan de slag gegaan met de afdelingen synchro en zwemmen. De afdeling aqua fun koos ervoor om niet aan deze ronde deel te nemen omdat de actieve afdelingsleden reeds bij de andere afdeling en in het bestuur aan het woord waren geweest.

De afdeling Synchro is intensief bevraagd en de volgende adviezen zijn gegeven:

  1. De categorieën voor beter en goed scoren ruim 50% meer opmerkingen dan ideaal. Goed en beter zijn qua aantallen in  balans. De voorzichtige conclusie is dat de SYNCRO redelijk tevreden is.
  2. Op het punt SAMEN WERKEN is de vraag naar verbetering zeer groot. Aandacht dus voor het doen verwijderen van de viezigheid in het zwembad (waaronder mannen uit de kleedkamer) en het organiseren van meer clubbrede activiteiten.
  3. Geld heeft een zeer groot percentage op kan beter en nog meer op ideaal. Dus veel vraag naar meer geld. Dit is nodig voor badpakken, tassen, brilletjes, meer uniforme kleding en voldoende badwater.
  4. Van de trainsters (mannen mogen niet) wordt inhoudelijke kwaliteit en menselijke compassie gevraagd.
  5. Eigen zwemwedstrijden in Veenendaal (synchrobeat/NJK/nk).
  6. De inzet van vrijwilligers wordt enorm op prijs gesteld, maar een diversiteit aan vrijwilligerstypes (voeding, mentaal, medisch, videoploeg wordt gevraagd.
  7. De communicatie richt zich met name op de versterking van tijdige informatie en het open houden van overleg en commentaarmogelijkheden.

De Synchro heeft op voorspoedige wijze deze aanbevelingen in haar programma van activiteiten verwerkt.

De afdeling Zwemmen is uitgebreid bevraagd en het volgende is geadviseerd:

  1. Verdeel de professionele trainersaandacht zinvol over de verschillende afdelingen; niet alleen de top maar ook de aanvoergroepen.
  2. Met binding gaat het over het algemeen goed, maar er moet aandacht zijn de signalen vanuit de A2 en de ouders van de opleidingsgroepen.
  3. Met name de A2 vraagt om meer aandacht en goede begeleiding. Investeer in deze groep door hen het goede gevoel te geven dat zij belangrijk zijn en serieus genomen worden. Geef hen een goede, prestatiegerichte en tevens ook persoonlijke benadering.
  4. Vanuit een aantal groepen wordt gevraagd om medische begeleiding aangevuld met informatie naar ouders en sporters.
  5. Bij trainers heeft de helft van de communicatie te maken met verbetering van samenwerking en informatievoorziening. Met name de ouders van de opleidingsgroepen wordt om veel meer en betere informatie gevraagd.
  6. Hygiëne en privacy in kleedkamers vormen een bron van ergernis. Samenwerking met zwembadleiding en –personeel verdienen aandacht. Dit geldt evenzo voor de SYNCHRO afdeling. Dus hier samenwerken. De waterpolo heeft minder last van deze klachten blijkbaar doordat de relatie met badpersoneel daar anders is.
  7. Sponsoring heeft binnen de ZC veel meer scores dan bij waterpolo. Blijkbaar wordt hier een soort van onrecht ervaren en een lijst van kleinere en ook grotere wensen geuit. Goed inventariseren van juist besteed geld is op zijn plaats. Out of reach zijn clubhuis en dure materialen (zoals onderwater camera’s), maar wel zijn mogelijk kleding (regelen met bestuur), vervoer en trainingskampen.
  8. Er wordt redelijk breed – met name in de groepen A1, A2 en Speedo worden relatief gezien veel opmerkingen gemaakt over nakomen van afspraken, op tijd komen, trainingen afblazen. Bij de scores in het spreadsheet moeten worden gecorrigeerd op het feit dat er groepsgesprekken zijn gedocumenteerd waarin met een enkele score een vrij unanieme groepsmening moet worden gevangen.
  1. 8EINDRESULTAAT van STROOM 1

Wij verwachtten dat deze enorme klus zou leiden tot een sterker verenigingsgericht gevoel dat de grenzen van de afdelingen zou overstijgen. Hiermee is naar onze mening slechts een start gemaakt met een VZC cultuur die uitstijgt boven alleen afdelingsdenken.

Zo is het jubileumfeest gezamenlijk gevierd en heeft de voorzitter de drie kreten aan het begin van dit beleidsdocument “plezier prestatie en binding” diverse malen als kapstok gehanteerd. Dit is echter niet voldoende om deze ingezette beweging te laten beklijven. Elk jaar moeten nieuwe doelen worden geformuleerd en gezamenlijke activiteiten worden opgepakt. De voortdurende vernieuwing van bestuurs- en commissieleden vergt elke keer opnieuw een inspanning om het gedachtengoed over te dragen, aan te scherpen en in de hele vereniging te laten doorleven.

Onze wens een doorstart te maken met sterke afdelingen (met plaats voor breedte‑, wedstrijd‑ en topsport) maar ook gericht op de sporter bij VZC Veenendaal, de mens achter de leden, een gezond financiële club met een goed verhaal intern en extern over haar identiteit en haar plannen vergt hernieuwde focus en aandacht voor het seizoen 2004/2005.



[1] Totale sportieve bijdrage: Hieronder wordt verstaan de totale hoeveelheid geld die een sporter aan de zwemsport kwijt is – hieronder vallen bijvoorbeeld contributie, startvergunning, startgelden, entreegelden, reiskosten, kosten badkleding, extra kosten voeding en medische begeleiding, afdrachten Bond etcetera.

[2] De MENS moet worden beloond en de manier van belonen moet worden onderzocht. Afhankelijk van de reden waarom hij/zij vrijwilliger werd kan de beloning bijvoorbeeld zijn een Kerstpakket, buitenzwemse activiteiten, zoals feesten, informatieavonden, kerstpakketten voor geleverde diensten en verleende ondersteuning, een welkomstgeschenk bij lid worden van VZC, “lief en leed” bij ziekte, verlovingen, geboorten en verhuizingen.

[3] 5 SPOREN:

  1. De SPORT
  2. De MENS
  3. SAMEN WERKEN
  4. Het GELD
  5. Ons VERHAAL

 

______________________________________________________________________________________________

6. PR beleid 2011-2016

Inge Walta  oktober 2011

Inhoud

  1. Inleiding  ………………………………………………………………………………………………………………………..p.  3                       
  2. Omschrijving van de verenigingsstructuur ……………………………………………………………………..p.   4
  3. Welke behoeften heeft VZC E&P?.....................................................................................p.  7
  4. Hoe kan VZC E&P de gestelde doelen realiseren?..............................................................p.  8
  5. De kaders voor het PR-beleid…………………………………………………………………………………………..p. 10
  6. Meetmomenten……………………………………………………………………………………………………………...p. 11
  7. Evaluatie………………………………………………………………………………………………………………………….p. 11
    1. Inleiding

Het PR -beleid is naast het sponsorbeleidsplan, sponsorreglement en  vrijwilligersbeleidsplan een onmisbaar hulpmiddel om de vereniging in staat te stellen het optimaal haalbare resultaat te bereiken.

De grondslagen en doelstellingen en werkwijze van de vereniging zijn neergelegd in staturen en huishoudelijk reglement. 

Zoals bekend is het VZC E&P motto: “Plezier, Prestatie, Binding”.

Een florerende vereniging heeft daarvoor veel inzet en bijdragen van leden, vrijwilligers en sponsoren nodig. Hiermee kunnen goede sportprestaties en plezier bereikt worden en volgt de binding als vanzelf. Wie wil niet verbonden zijn met een club met een top-uitstraling?

Deze uitstraling komt niet vanzelf, PR beleid is hierbij een onmisbaar hulpmiddel.

Om succesvol te zijn moet PR beleid niet alleen breed gedragen worden, maar ook bij alle betrokkenen letterlijk “tussen de oren zitten”.  Het is daarom van belang dat het vastgestelde  PR beleid geen nota wordt die in een bureaula verdwijnt.  Dit kan alleen als het beleid simpel uit te voeren is, zonder onnodige bureaucratie. Dus zoveel mogelijk door de direct verantwoordelijken bij alle afdelingen.

Zonder sponsoren kan in de 21ste eeuw geen sportvereniging meer tot grote prestaties komen. Het is dus van belang dat bij het PR beleid terdege rekening gehouden wordt met de belangen van sponsoren.

Hierbij moet bedacht worden dat sponsoren uit het bedrijfsleven naast ideële motieven ook zakelijke belangen (kunnen) hebben. Willen wij sponsoren aan VZC E&P binden,  moeten de afspraken ook door de diverse afdelingen en clubleden nagekomen worden.

De eerste reclame voor een club is een goede naam via mond tot mond reclame door de leden, daarnaast is media-aandacht onmisbaar. Niet alle afdelingen hebben dezelfde mogelijkheden om deze te genereren.  Het is daarom belangrijk te weten welke succesvolle PR reeds bedreven wordt, welke mogelijkheden de respectievelijke afdelingen hebben en te blijven inspelen op de actualiteit.  Maatschappelijke ontwikkelingen maken regelmatig herijken van een PR plan noodzakelijk.

II. Omschrijving verenigingsstructuur

VZC is een omni-vereniging met verschillende afdelingen die verschillende  doelen nastreven

In Alfabetische volgorde gaat het om:     Aqua Fun

                                                                        Duiken,

                                                                        Synchroonzwemmen

                                                                        Triatlon

                                                                        Waterpolo

                                                                        Wedstrijdzwemmen

En ondersteunend voor alle afdelingen: het Clubhuis

De verschillende afdelingen hebben allen hun eigen bestuur  en hebben allen een vertegenwoordiger in het overkoepelend  verenigingsbestuur (Algemeen bestuur).

Ter ondersteuning van alle afdelingen zijn  enkele ondersteunende (bestuurs-)functies gecreëerd.

Zo is er een actieve evenementencommissie, een sponsorcommissie en een commissievrijwilligersbeleid en een PR functie.

Daarnaast wordt het dagelijks beleid van de vereniging geleid door de voorzitter, penningmeester en Secretaris die gezamenlijk het Dagelijks bestuur (DB) vormen.

Naast dit bestuur staan de Vrienden van VZC (VVZC) waarin de Sponsoren verenigd zijn en  de belangen van sponsoren en club elkaar ontmoeten.

                     

Deze afdelingen zijn even verschillend als de sport die ze beoefenen, maar hebben als overeenkomst dat allen het water nodig hebben om sport te beoefenen.

Een schematische beschrijving van de verschillende afdelingen; kan duidelijk maken welke overeenkomsten en welke verschillen er zijn die bij PR beleid van belang kunnen zijn .

II.i Aqua Fun

 

Leden

Doel

Uitstraling

6-10 jr., aantal wisselt, max 45

Doorstroming naar andere afd. Plezier, grotere zwemvaardigheid

Naar gezin en vriendjes

Weinig persmomenten

 

II.ii Duiken

Leden

Doel

uitstraling

>12 jr., ca. 40

Duikvaardigheid, plezier

Stoere sport, dure hobby, vakantie.  Mooie plaatjes.

 

 

 

 

II.iii Synchroonzwemmen

 

Leden

Doel

Uitstraling

6-30 jr., ca. 30

Topprestaties

Glamour, topsport, veel persmomenten

 

II.iv Triatlon

 

Leden

Doel

Uitstraling

>16 jr., ca. 150

Topsport, recreatie

Gezondheid, topsport, recreatie, individualisten, veel persmomenten

 

 

II.v Waterpolo

 

Leden

Doel

Uitstraling

5-60 jr. ca. 80

Topsport, recreatie

Topsport,  stoere mannen, gezelligheid, veel persmomenten

II.vi Wedstrijdzwemmen

 

Leden

Doel

Uitstraling

6-35 jr.: 78

Topsport

Topsport, individualisten, veel persmomenten

Masters: 38

Recreatie

Gezonde recreatieve bezigheid, weinig persmomenten

II.vii Clubhuis

Leden

Doel

Uitstraling

Heel VZC E&P

Clubbinding

Representatief, gezellig, kan gebruikt worden voor persmomenten

II.viii Verschillen en overeenkomsten

Wat na deze opsomming opvalt zijn de volgende verschillen:

-          De leeftijdsopbouw;

-          Uitstraling recreatief (breedtesport)  of topsport.

En de volgende overeenkomsten:

  1. 3 van de 7 afdelingen hebben  regelmatig persmomenten met nieuwswaarde
  2. 7 van de 7 afdelingen kunnen voor PR doeleinden gebruikt worden
    1. Welke behoeften heeft VZC E&P

Basis van alle succes is de aantrekkelijke vereniging!

Blijkbaar is in de 21ste eeuw meer nodig dan voorheen om succesvol te zijn dan voorheen.

Allereerst zijn de eisen die aan de sportprestaties gesteld worden hoger geworden.  Steeds meer taken kunnen alleen nog op professionele wijze uitgevoerd worden.

Daarnaast is het zo dat de veranderende maatschappij tot gevolg heeft dat mensen steeds vaker op grond van veranderende motieven voor een lidmaatschap kiezen.

Te denken valt aan de toename van de 24 uurs economie die de toeloop bij individuele sporten kan verklaren (sportscholen/fitness, maar ook triatlon) wat ten koste gaat van teamsporten en sporten waarbij je strakker gebonden  bent aan vaste trainingstijden.

Bovendien wordt de instroom bij de jeugd hierdoor bemoeilijkt. Steeds meer kinderen zijn ‘s middags niet meer in staat vanuit een huisadres, al dan niet begeleid door een ouder/verzorger,  naar een sportvereniging te komen.

Economische groei of krimp heeft uiteraard grote invloed op de mogelijkheid van ondernemers te sponsoren.  De wil tot sponsorschip is echter iets waar ten allen tijde aan gewerkt kan worden.

Uit bovenstaande opsomming is duidelijk dat het behalen van  veel  van de doelen direct of indirect afhankelijk  is van de hoeveelheid geld die een vereniging in zijn leden kan steken.

Leden generen zelf geld, maar het is onmogelijk bij een sport waarbij een zo dure accommodatie nodig is de leden voor alle kosten te laten betalen.  Veel leden hebben helpt. Maar het is een vicieuze cirkel: veel leden leveren meer geld op, nog meer geld omdat het dan voor ondernemingen d.m.v. sponsoring interessanter wordt deel te nemen, meer sponsoring maakt meer mogelijk en dat trekt weer nieuwe leden aan.

We moeten de vicieuze cirkel in een opgaande spiraal veranderen.

  1. Meer middelen genereren.
  2. Bij wedstrijden altijd gebruik maken van door sponsoren geleverde  reclame uitingen.
  3. Maximale inzet om te zorgen dat alle activiteiten die te maken hebben met VZC E&P zoveel mogelijk uitstraling hebben. Nodig de pers uit bij wedstrijden; zorg voor eigen persberichten; zorg voor foto’s en zorg dat er een “stock” is van alle leden (uiteraard in de juiste sponsoroutfits) die prestaties leveren en op enig moment in de media kunnen verschijnen.
  4. Sponsoren bij activiteiten betrekken.
  5. Alle leden doordringen van belang sponsoren, waar mogelijk publiekelijk bedanken
  6. Publiekelijke negatieve uitingen over sponsoren zijn altijd, en dus ook via “social media”, uit den boze.
  7. Alle uitingen pas na goedkeuring van het  DB
  8. Grote activiteiten met meer dan provinciale uitstraling verdienen eerst goedkeuring van het  AB (bijv. de clubkas wordt geleegd om de Olympische spelen naar Veenendaal te halen).
  9. Evenementen worden door afdelingen gemeld aan DB, PR
  10. Activiteiten met  en voor sponsoren organiseren d.m.v. betrokkenheid bij de VVZC
  11. Vrijwilligersbeleid is onderdeel van PR beleid
  12. “Code of conduct” opstellen voor gebruik van social media
  13. Via site, pers, social media, aanwezigheid bij activiteiten in regio en evt. bij activiteiten waar sponsor groot belang aan hecht onder de aandacht brengen.
  14. Sluikreclame stimuleren (bijv. de VZC E&P jacks zag je overal;  gemeentelijk PR beleid ruim voorzien van materiaal waarmee VZC boven maaiveld uitsteekt.
  15. Beheer website/webshop.

Er kunnen twee wegen bewandeld worden:   

  1. Structuren aanpassen aan de veranderende maatschappij

IV.i Structuren aanpassen

 

Te denken valt hierbij aan meer inspelen op individualisering. Bijv.: koppel het uurtje master zwemmen aan fitness/sauna bezoek,  ga  samenwerken met Na-Schoolse Opvang etc.

Dit ligt buiten het PR beleid en verdient aparte aandacht

IV.ii Meer leden en meer middelen verwerven

 

Alle afdelingen proberen nu reeds op diverse wijzen het aantal leden en de inkomsten voor zichzelf te vergroten. Daarnaast probeert de sponsorcommissie  verenigings breed meer inkomsten te verkrijgen. Belangrijk hierbij is dat de sponsorovereenkomsten door alle betrokkenen nageleefd worden. Zoals eerder uiteengezet promotie is een doel wat zowel de vereniging als sponsoren dient.

Schematische weergave van de inkomsten en de huidige  rol van PR per afdeling

Afdeling

wat

Hoeveel rendement

Rol PR hierbij

Aqua Fun

Leden(werving)

100%

Ledenwerving via krant, diplomazwemmen, scholen

Duiken

leden

100%

Mond tot mondreclame

synchroonzwemmen

Leden

Kledingsponsoring

Tassen etc

Klein deel lidmaatschapsgeld, 75 % sponsoring

Incidenteel via de media. Persberichten vanuit de afdeling en bij successen door sportredacties

Triatlon

leden

Kledingsponsoring

Materiaal sponsoring

Sponsoring en lidmaatschapsgelden door zelfde mensen

Eigen persberichten/wedstrijdverslagen; Facebook, Googlegroup

waterpolo

Leden

Teamsponsoring

Oliebollenactie

Bordsponsoring

AH actie

kleding

Deel

    %

1x per jaar, % klein

    %

 Incidenteel

Eigen persberichten, flyers, sportredacties

wedstrijdzwemmen

Leden

Tassen,

kleding

Tas

Eigen persberichten

clubhuis

Verkoop drank en eten

Wisselend

Club tamtam

VZC E&P

Webshop

naamsponsor

VvVZC

Advertenties Aqua Varia

 

Site

Site en persberichten

Een goed PR beleid ondersteunt de mogelijkheden om inkomsten te genereren. Inkomsten verwerving en PR- beleid zijn dan ook onderling sterk verweven.

Het is echter wel zaak dat alle afdelingen beseffen dat ze onderdeel zijn van één club. Zowel inkomstenverwerving als PR beleid moeten uitgevoerd worden binnen de algemeen binnen de club vastgestelde kaders.

Het PR beleid van de vereniging  moet  dan ook m.n. gericht zijn op  veelvuldigheid en een herkenbare uitstraling voor de hele vereniging en haar sponsoren. Daarnaast vereist eenheid van beleid dat er kaders zijn en worden nageleefd voor datgene wat door de afdelingen zelf gedaan wordt.

V. De Kaders voor het PR beleid.

 

Deze gelden voor alle PR uitingen en moeten altijd nageleefd worden; zowel voor verenigingsbrede uitingen als die van afdelingen

V.i. Verplichtingen voor alle leden en afdelingen

Bij elke wedstrijd of optreden naar buiten:

  1. Altijd  en alleen met gebruikmaking van (gesponsorde) kleding en materialen in de afgesproken clubkleuren, en logo’s. Het gaat hierbij om de afspraken zoals neergelegd in contracten met sponsoren, zie ook het sponsorbeleidsplan en –reglement. Tenzij NOC/NSF© regels dit onmogelijk maken.

V.ii Verplichtingen PR verenigingsbreed

             kennen;

  1. Vernieuwing Aqua Varia, website opstarten c.q. voltooien
  2. Webshop laten functioneren voor alle afdelingen;
  3. Alle onder V.i. en V.ii genoemde punten moeten “tussen de oren” van alle leden van VZC E&P komen te zitten;
  4. Banden VVZC met de club (nog) hechter maken.
  1. Meetmomenten
  2. Evaluatie

Jaarlijks wordt het PR beleid gecontroleerd en waar nodig bijgesteld. Bij de jaarplanning van zowel afdelingen als het bestuur is de planning voor PR integraal onderdeel.

Fouten worden besproken op constructieve wijze, omissies worden ingevoegd en lof wordt toegezwaaid, niet alleen bij grote sportieve successen, maar tevens bij grote successen die de andere doelen van de vereniging dienen.

Na maximaal vijf jaar vindt herijking van dit plan plaats.

                                               --------------------------------------------------------

_______________________________________________________________________________________________________________________

 

7.Sponsorbeleidsplan 2011-2014

V.Z.C. E&P

Aqua-Fun

Clubhuis

Duiken

Synchro

Triatlon

Waterpolo

Zwemmen

Veenendaal, 04 april 2012


 

 

  1. Inhoudsopgave
  2. Inleiding
  3. De (gereglementeerde) kaders voor sponsoring
  4. De organisatie van de sponsoring
  5. 1De verdeling van de verantwoordelijkheden
  6. 2De (financiële) administratie
  7. 3De verantwoording over besteding van extra middelen
  8. 4Wat willen sponsors?

0.     Inhoudsopgave_ 2

1.     Inleiding_ 2

2.     De (gereglementeerde) kaders voor sponsoring_ 4

3.     De organisatie van de sponsoring_ 5

3.1   De verdeling van de verantwoordelijkheden_ 5

3.2   De (financiële) administratie6

3.3   De verantwoording over besteding van extra middelen_ 7

3.4   Wat willen sponsors?7

3.5   Voorwaarden en helderheid_ 9

3.6   Vrienden van V.Z.C.9

4.     Hoe gaan we sponsors werven?10

Bijlage: Mogelijke vormen van sponsoring_ 12

algemene verenigingssponsoring_ 12

diensten- en faciliteitensponsoring_ 13

afdelingssponsoring_ 13

teamsponsoring_ 13

projectsponsoring_ 14

evenement- c.q. activiteitsponsoring_ 14

materiaalsponsoring_ 14

bordsponsoring e.d.15

adverteren_ 15

Overige mogelijkheden_ 15

supporter van V.Z.C.15

wedstrijdsponsor16

ballenactie e.d.16

loterijen e.d.16

verkoop- en inzamelacties16

diverse acties van derden_ 17

Het functioneren van een sportvereniging als VZC E&P hangt af van de inzet van leden. De actieve sporters, maar ook de vrijwilligers vormen de ruggengraat van een vereniging.

Wanneer  je  in deze tijd in de sport een wat hoger niveau ambieert is echter meer geld nodig dan redelijkerwijs op te brengen is door deze ruggengraat. Technische ondersteuning en professionele begeleiding kosten naast de accommodatie meer geld dan de bijdragen van leden, aangevuld met overheidssubsidies, opleveren. Meer dan ooit zijn sponsoren hiervoor onontbeerlijk.

Zoals veel verenigingen heeft ook VZC E&P al ervaringen met het binnenhalen en behouden van sponsoren. Echter ook deze activiteit vereist de nodige inzet en professionaliteit die andere vaardigheden vereist dan de “corebusiness” van de sportvereniging.

Dit sponsorplan moet hierbij voor de komende jaren kaders geven en diegenen die belast zijn/worden met deze specifieke taak ondersteunen. Ervaringen uit het verleden hebben duidelijk gemaakt dat eenvoudige en heldere afspraken belangrijk zijn om naleving van de afspraken haalbaar te houden. Daarnaast moet er ruimte zijn voor individuele behoeften van de afdelingen zowel als sponsoren. In het voorliggende plan is getracht een duidelijk en werkbaar raamwerk te maken voor deze ogenschijnlijk tegenstrijdige behoeftes.

Het sponsorbeleidsplan is als werkplan op  6 april 2011 vastgesteld en het wordt definitief vastgesteld op 4 april 2012.  


De Koninklijke Nederlandse Zwem Bond (KNZB), heeft een sponsorreglement (afdeling “O” in het Algemene Reglement). Ook de Triatlonbond (NTB) heeft een uitgebreid reglement.

Het sponsorreglement van de KNZB (2008) geeft een duidelijk overzicht van de handel en wandel qua sponsoring door een aangesloten vereniging.

Belangrijk daarin is, dat bijde verbinding van de naam van een bedrijf of merk aan de naam van de vereniging de sponsorovereenkomst ter goedkeuring moet worden aangeboden aan het bondsbestuur van de KNZB en dat een bedrag in rekening wordt gebracht (artikel 5 en 10).

In het reglement wordt aangegeven dat het de vereniging te allen tijde een sponsorovereenkomst ter goedkeuring kan voorleggen om er zeker van te zijn dat deze in overeenstemming is met het sponsorreglement van de KNZB.

Verder geeft het reglement duidelijke richtlijnen voor het voeren van lijfelijke reclame. In de proposities en de gesprekken met sponsors zullen voorstellen hiertoe moeten worden getoetst aan artikel 8 van dat reglement.

Voor het overige is de vereniging gehouden aan de Nederlandse Code voor het Reclamewezen, welke als bijlage is opgenomen bij het sponsorreglement van de KNZB.

In het reglement is aangegeven, dat sponsorovereenkomsten van de vereniging niet van toepassing zijn op wedstrijden die door één van de bonden in Nederland worden georganiseerd, dan wel op wedstrijden in binnen- of buitenland waar de vereniging of een of meerdere van haar leden namens Nederland aan deelneemt. Voor wat betreft deelname aan buitenlandse wedstrijden is de vereniging gehouden aan de voor dat land geldende regels qua sponsoring.


Indien in het zwembad of daarbuiten door een van de bonden een wedstrijd of andersoortig evenement wordt georganiseerd is het op voorhand niet zeker, dat uitingen van verenigingssponsors zichtbaar aanwezig mogen zijn. Hierover dient in een vroeg stadium goed overleg plaats te vinden.

Het huishoudelijk- en het financieel reglement van de vereniging VZC E&P geeft richtlijnen aangaande financiële huishouding van de vereniging. Het sponsorreglement geeft hieraan een nadere uitwerking op basis waarvan dit sponsorplan mede tot stand is gekomen.

Voortschrijdende ideeën aangaande de sponsoring kan het aanpassen van het financieel en sponsorreglement noodzakelijk wenselijk maken.Voor elke relatie die met een bedrijf wordt aangegaan is het noodzakelijk dat een sponsorovereenkomst wordt opgesteld. Een overeenkomst vormt de basis voor een goede samenwerking, waarbij alle partijen weten wat er van elkaar wordt verwacht. Enerzijds de financiële kant, anderzijds de tegenprestaties die de vereniging aan de sponsor zal leveren.

Dit geldt niet alleen maar voor de grote sponsors. Ook de (nieuwe) kleinere sponsors en adverteerders zullen in principe een sponsorovereenkomst worden voorgelegd.

Op het moment dat gekozen wordt voor het actief werven van sponsors of het op andere wijze binnenhalen van extra middelen, is het van belang goede afspraken te maken over de organisatie van de wer­ving, de verdeling van de verantwoordelijkheden, de gevolgen voor de financiële administratie en de verant­woording over de besteding van extra middelen.

Hierbij mag nooit vergeten worden dat sponsoring onderdeel uitmaakt van de totale communicatie van de vereniging. Het is van groot belang dat de communicatie binnen de vereniging en de communicatie naar buiten toe goed is. Met name die interne communicatie is essentieel: “slechte communicatie binnen de vereniging betekent dat er ook naar buiten toe niet goed kan worden gecommuniceerd.”

Binnen de financiële huishouding van de vereniging en overeenkomstig het huishoudelijk- en financieel reglement, is het bestuur te allen tijde eindverantwoorde­lijk en is de penningmeester degene die het ‘huishoudboekje’, de verenigingsbegroting, beheert. Dit veran­dert niet als er extra financiële middelen binnenkomen.

De extra financiële middelen hebben natuurlijk wel invloed op de begroting en rekening van de vereniging. In paragraaf 4.2 wordt hier nader op ingegaan.

Het bestuur kan er toe overgaan om een sponsorcommissie in te stellen en/of een sponsoradviseur aan te trekken, om met voorstellen te komen c.q. de uitvoering van de sponsoring ter hand te nemen.

Gelet op het belang en de omvang van de sponsoring binnen de vereniging, alsmede de complexiteit die voortkomt uit het feit dat VZC E&P een omni-vereniging is, is het  wenselijk een sponsorcommissie in te stellen. In die commissie zullen alle afdelingen met één persoon zijn vertegenwoordigd. Het bestuur zal minimaal worden vertegenwoordigd door de penningmeester, dan wel een nader door het bestuur aan te wijzen persoon.

Het is aan te bevelen ‘Vrienden van V.Z.C.’ een adviserende rol te geven en dientengevolge een vertegenwoordiger aan te laten wijzen.

Indien een sponsoradviseur wordt aangetrokken, dan maakt die persoon uiteraard deel uit van de sponsorcommissie en zal daarin een adviserende rol vervullen.

De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris en zal gezamenlijk afspraken maken over de taakverdeling. Periodiek zal schriftelijk verslag worden aan het bestuur.


De sponsorcommissie stelt een termijnagenda op, waarin de met de afdeling afgesproken doelen, worden afgesproken. Deze agenda wordt opgesteld na overleg met afdelingen en bestuur van de vereniging.

Dit betekent dan ook dat alle mogelijke sponsorverwervende activiteiten van afdelingen  niet ondernomen worden dan na overleg  met en instemming van de sponsorcommissie. De sponsorcommissie dient daarbij faciliterend op te treden, mits niet strijdig met overige belangen van de vereniging.

Deze termijnagenda wordt vertaald naar een verwervingsplan, waarbij de leden van de sponsorcommissie verantwoordelijk zijn voor de uitvoering, onder voorwaarde dat de (beoogde) sponsorontvangers medewerking verlenen.

De sponsorcommissie bewaakt de naleving van de door de vereniging beloofde prestaties. Ook hiervoor wordt een jaarlijks uitvoeringsplan opgesteld. Ondersteuning door de ontvangers van de sponsorgelden is hierbij voorwaarde.

Tenslotte en aanvullend op het voorgaande, initieert de sponsorcommissie jaarlijks een verenigingsbrede netwerkbijeenkomst voor alle sponsoren.

In de vorige paragraaf is al aangegeven dat de verantwoordelijkheid voor de financiële huishouding bij het bestuur, in deze de penningmeester, ligt. De jaarlijkse begroting en de jaarrekening worden door laatst­genoemde opgesteld. Dit mede op basis van de door de onderscheidenlijke afdelingen opgestelde begrotingen en rekeningen en wat daarover is opgenomen in het financieel reglement.

De extra inkomsten en uitgaven (sponsorgelden), moeten afzonderlijk worden opgenomen in de begroting en rekening. Alleen dan kan inzichtelijk gemaakt worden en ook worden verantwoord, hoeveel geld er extra is binnengekomen en waaraan extra middelen zijn besteed. De gegevens worden aangedragen door de sponsorcommissie.

De penningmeester zal tijdens de jaarvergadering, overeenkomstig de handelwijze met de reguliere begroting en rekening, verantwoording afleggen aan de leden van de vereniging aangaande de sponsorinkomsten en -uitgaven. Indien wenselijk, zal de voorzitter van de sponsorcommissie tekst en uitleg geven over de bedoelde begrotingsposten.

Het is aan te bevelen om (de grotere) sponsors periodiek op hoofdlijnen te informeren over de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Veelal volstaat in deze de Algemene Ledenvergadering, waarin de jaarrekening en de begroting worden gepresenteerd.

Naast de financiële administratie moet er een adequate administratie gevoerd worden aangaande de overeenkomsten, afspraken en correspondentie met sponsors.

Ook de afspraken en correspondentie met toeleverende bedrijven en dergelijke, voorzover het sponsors zijn, zal goed moeten worden geadministreerd. Hiermee wordt ook bedoeld het aanleggen van een administratie van die zaken, die als materiële sponsoring zijn aan te merken. Indien de sponsor geen prijs stelt op vastlegging van incidentele giften, moet duidelijk gemaakt worden dat deze achteraf ook niet meer als sponsorbijdragen aangemerkt kunnen worden. De verantwoording in deze ligt bij de sponsorcommissie, die uit haar midden iemand zal benoemen die een en ander ter hand neemt.

De extra financiële middelen zullen op juiste wijze moeten worden benut. Voorstellen voor de besteding worden in eerste instantie geïnitieerd door de leden van de sponsorcommissie per afdeling op basis van de termijnagenda. In overleg met de commissie en in overeenstemming met het sponsorreglement zal een definitief bestedingsvoorstel worden opgesteld.

De afdelingen en individuele leden kunnen ideeën hebben voor de besteding van extra gelden, die zij kunnen voorleggen aan de sponsorcommissie. De commissie zal de indieners van ideeën op de hoogte houden van, c.q. betrekken bij, de ontwikkelingen.

Het schaadt de relatie tussen vereniging en sponsoren en daarmee de vereniging als afzonderlijke afdelingen, commissies, teams of individuele leden zelf sponsorpotjes creëren met het oogmerk deze later te gebruiken. Dergelijke privéreserves vervallen bij ontdekking aan de club. Een uitzondering wordt gemaakt voor een zgn. “kleine kas” die administratieve belasting van penningmeesters tot het noodzakelijke beperkt. Deze kleine kas mag echter nooit meer dan € 50 bevatten. En ook hierover wordt jaarlijks verantwoording afgelegd.

Het is denkbaar dat de sponsor vraagt het geld voor een bepaald doel te bestemmen. Over het alge­meen zal dit geen problemen opleveren. Mocht dit wel het geval zijn, dan zal de sponsorcommissie dit bespreken en zal de voorzitter van die commissie met de resultaten naar de sponsor gaan.

Natuurlijk is er ook sprake van sponsoring die specifiek gericht is op een evenement of activiteit. In dat geval zal het geld als sponsorgeld in de onderscheidenlijke begroting worden opgenomen. In de jaarrekening moet dat wel zichtbaar zijn.

Het zou kunnen zijn dat op voorhand een project is bedacht om het geld aan te besteden, dan wel hiervoor bedrijven te benaderen die uitvoering kunnen geven aan een dergelijk project in de vorm van sponsoring. In dat geval zal dat vooraf kenbaar worden gemaakt. In de begroting zal dit expliciet meegenomen moeten worden.

Vroeger was het werven voor het overgrote deel gebaseerd op het binnenhalen van geld; tegenwoordig zijn bedrijven veel kritischer in het (zomaar) geld geven en zoeken zij meer naar zogenaamde win-winsituaties. Het moet voor het bedrijf dat in zee gaat met een vereniging meerwaarde opleveren, maar ook voor een vereniging moet het interessant zijn om met een bepaald bedrijf een verbintenis aan te gaan. Zowel voor de vereniging als een bedrijf betekent dit, dat op voorhand goed nagedacht en uitvoerig gesproken moet worden over de wederzijdse mogelijkheden om tot een goede relatie te komen. Men heeft het dan ook steeds vaker over partnerschap in plaats van sponsorschap.

Bedrijven willen samen met de vereniging in een partnerschap proberen, zoveel mogelijk van de (communicatie)doelstellingen te bereiken, maar is ook andersom van toepassing. Dat is ook de reden dat een potentiële partner geïnteresseerd is in de doelstellingen en werkwijze van de vereniging. Zij wil weten of de vereniging qua ‘bedrijfsvoering’ goed bij het bedrijf past. En Vice versa. (Immers: een wapenhandelaar of bordeeluitbater geeft ons ook niet de juiste uitstraling). Let wel, hier is over het algemeen sprake van grotere sponsors / partners.

Die doelstellingen zijn over het algemeen:

  • vergroten van de naamsbekendheid
  • veranderen / verbeteren van het (merk)imago
  • zich profileren als maatschappelijk verantwoord ondernemer
  • contacten met andere bedrijven (business to business)
  • contacten met de eigen relaties in een sportieve en ontspannende sfeer
  • motiveren van eigen medewerk(st)ers
  • bereiken specifieke doelgroepen
  • verhogen omzet
  • last but not least: schenkingen

Tegenwoordig maken bedrijven ook regelmatig de keus om niet in financiële, maar in materiële zin een bijdrage te leveren. Enerzijds door het beschikbaar stellen van fysieke middelen c.q. faciliteiten (bijvoorbeeld clubhuisbenodigdheden, sportdrank en -voeding, een fitnessruimte dan wel een ruimte voor andere activiteiten, computer-, kopieer-, geluidsapparatuur), anderzijds door diensten te leveren: drukwerk, mailings verzorgen, financiële administratie, fysiotherapie, vervoer enz.

Een steeds vaker voorkomend fenomeen in de sponsoring is het ‘gebruik maken’ van de leden van een vereniging, maar ook van de relaties van die leden en de mensen die evenementen en wedstrijden bezoeken. Voor aanbieders van faciliteiten als stroom, (mobiele) telefonie, financiële diensten enz. behoren die heel vaak tot de doelgroep. De vereniging vaart daar bij actieve deelname wel bij; zij ontvangt per deelnemend lid een bepaalde bijdrage. De vereniging VZC zal onder geen enkel beding echter haar ledenbestand ‘verkopen’. De anonimiteit van de leden zal soms middels een pasje of iets dergelijks gewaarborgd moeten blijven, waarbij wel de helderheid bestaat dat zij lid van VZC is.

Goed beschouwd zijn de leden van de vereniging de consument van de sponsor. Hoe meer het lid als VZC-er diensten of producten afneemt van deze sponsor des te meer ontvangt VZC.

‘Netwerken’ is voor bedrijven vaak een drijfveer om met een vereniging in zee te gaan. Een interessante businessclub of regelmatig sponsoractiviteiten waar business, business ontmoet, kunnen er toe bijdragen dat ‘de sprong in het diepe’ wordt gewaagd. Daarbij moet niet vergeten worden dat er her en der de nodige businessclubs bestaan. Kijk alleen maar naar de voetbalclubs in de directe omgeving.

Natuurlijk zijn er nog steeds bedrijven die het ‘omdat ze die sport leuk vinden’ een bedrag beschikbaar stellen. Hier is dan sprake van een schenking en vaak vragen zij geen tegenprestatie. Dit betekent overigens niet, dat je als vereniging dan ook maar niets doet. Juist die mensen moet je in ere houden voor nu en in de toekomst! Met net dat beetje meer doen dan afgesproken maakt een vereniging extra sier in de richting van een sponsorend bedrijf en dit zal altijd uitermate worden gewaardeerd.

De genoemde doelstellingen zijn op verschillende manieren te bereiken en komen over het algemeen terug in de tegenprestaties die worden geleverd voor het bedrag dat wordt betaald en ga daarmee creatief om. Bewaak echter de belangen van de vereniging en haar leden.

  1. 5Voorwaarden en helderheid
  2. 6Vrienden van V.Z.C.
  3. Hoe gaan we sponsors werven?

Het moet helder zijn wat de prestaties zijn die sponsor en VZC E&P anderzijds leveren aan elkaar. Het is zeer wenselijk dat er standaard sponsorovereenkomsten te grondslag liggen aan deze sponsorafspraken. E.e.a. te toetsen door een jurist. Deze sponsorcontracten kunnen dan door de afdelingen zelf afgehandeld worden en gemeld aan de centrale sponsorcommissie. Speciale sponsorovereenkomsten worden per definitie door hoofdbestuur afgesloten. Te denken valt daarbij aan naamsponsoring en indien van toepassing een hoofdsponsor. Teamsponsoring behoeft ook de toetsing van de sponsorcommissie.

Per afdeling is het noodzakelijk dat afgestemde portfolio’s (overzicht van alle diensten die we wensen te leveren) klaarliggen en waarbij ook de prestatie is termen van geld of diensten of anderszins is vastgelegd in een sponsormagazine per afdeling. De centrale sponsorcommissie stelt de sponsormagazines der afdelingen vast binnen een termijn van een maand na aanbieding en deze gelden dan voor het lopende jaar en gaan stilzwijgend door tenzij anders expliciet overeengekomen.

Een sponsorovereenkomst dient de volgende afspraken vast te leggen;

  1. prestatie die de sponsor levert (geld, goederen precies omschreven)
  2. aan wie geleverd wordt (de afdeling plus de evt. afdracht aan de overkoepelende vereniging)
  3. de termijn (-en) waarop geleverd wordt
  4. de tegenprestatie(s) van VZC E&P en de betreffende afdeling
  5. de looptijd van de overeenkomst

Maak onderscheid tussen “backoffice” en “frontoffice”. Kortom maak de levering van een bord onafhankelijk van de feitelijke sponsor van dat bord, maar draag zorg voor een zo professioneel mogelijke afspraak. De sponsor, die bordreclame wil behoeft nietperse de leverancier ook van dat bord te zijn.

Kleine geldinzamelacties: bloembollen, stroopwafelacties, etc. waarbij de investeringen niet de € 100 te boven gaan en de inkomsten niet de €500 te boven gaan, moeten wel gemeld worden bij de sponsorcommissie, maar behoeven niet te zijn voorzien van een sponsorcontract, maar ook hier geldt dat een schriftelijke overeenkomst de professionele uitstraling en de helderheid wel ten goede komen.

‘Vrienden van V.Z.C.’ is als stichting een aparte sponsor van de vereniging. De leden betalen een bijdrage waarvan een groot gedeelte ten goede komt aan de vereniging. Zij behartigt zelf de werving en organiseert onder andere activiteiten die los staan van de vereniging.

Deze ‘club’ van personen, veelal uit het bedrijfsleven, is in die zin een soort businessclub en kan als zodanig een belangrijke rol vervullen voor de vereniging. Niet alleen bij het waterpolo, maar ook bij het wedstrijd- en synchroonzwemmen, alsmede de triatlonafdeling, aquafun en duiken.

Het is het hoofdbestuur dat de relatie met de VVVZC onderhouden en zorg draagt voor de afstemming van het eventuele ‘eigen’ sponsorbeleid van deze stichting en dat deze in overeenstemming is met het beleid van het onderhavige sponsorbeleidsplan dat jaarlijks wordt vastgesteld.

In de sponsorwerving zijn veel contacten met bedrijven op voorhand gedoemd te mislukken. Daar zijn vele reden voor te bedenken: het bedrijf wil helemaal niet sponsoren, de verkeerde persoon is benaderd, het bedrijf past helemaal niet bij de sport die wordt bedreven, het bedrijf is veel te groot voor de sport, dan wel voor het niveau waarop wordt gespeeld en ga zo maar door.

Alvorens echt te gaan werven, moet een aantal zaken op een rijtje worden gezet, bijvoorbeeld:

  • zijn er leden die binding hebben met een bedrijf dat mogelijk zou willen sponsoren?
  • is er misschien een lid directeur van een bedrijf en in die zin mogelijk over te halen iets te doen voor de vereniging?
  • welke evenementen en activiteiten hebben we wanneer?
  • welke teams kunnen we laten sponsoren en waarom?
  • hebben we wensen die mogelijk door sponsoring in vervulling kunnen gaan?
  • welke bedrijven kunnen we het beste benaderen, in welke volgorde en hoe?
  • wat kunnen we welke sponsor als tegenprestatie bieden?
  • Algemene verenigingssponsoring
  • Diensten- en faciliteitensponsoring
  • Afdelingssponsoring
  • Teamsponsoring
  • Projectsponsoring
  • Evenement- c.q. activiteitsponsoring
  • Materiaalsponsoring
  • Bordsponsoring e.d.
  • Adverteren
  • ‘Vrienden van V.Z.C.’
  • Overige mogelijkheden
    • supporter van V.Z.C. E&P
    • wedstrijdsponsor
    • ballenactie e.d.
    • loterijen e.d.
    • verkoop- en inzamelacties
    • diverse acties van derden

Goede afstemming moet plaatsvinden tussen het (dagelijks) bestuur, de sponsorcommissie, de sponsorcommissies van de afdelingen en de ‘Vrienden van V.Z.C.’. Allemaal vervullen zij een rol in de werving; het is echter niet goed om vanuit verschillende kanten dezelfde bedrijven aan te spreken of aan te schrijven. Centrale administratie is noodzakelijk! De penningmeester van het hoofdbestuur zal hierin een faciliterende rol moeten spelen.

Iedereen vult als het ware elkaar aan: zo is enerzijds een lid van ‘Vrienden van V.Z.C.’ een potentiële kandidaat om sponsor van de vereniging of één van de onderscheidenlijke afdelingen te worden; anderzijds kan de sponsorcommissie bedrijven voorstellen eerst lid te worden van de ‘Vrienden’, om in een later stadium verder te praten over sponsoring of partnerschap. In het geval dat een bedrijf dat wordt benaderd meer wil dan een lidmaatschap van de ‘Vrienden’, dan zou kunnen worden doorverwezen naar de sponsorcommissie.

Het is wenselijk dat een permanente (een up-to-date) termijnagenda is, waarin alle evenementen, activiteiten, toernooien, competities enz. (gemakshalve verder activiteiten genoemd) en andere wensen in zijn opgenomen. Aan de hand van die agenda kan gekeken worden naar de werving van (hoofd)sponsors.

Opgemerkt moet hierbij worden dat er naar zal worden gestreefd om sponsors van activiteiten zoveel mogelijk voor een aantal jaren vast te leggen, zodat er niet elk jaar behoeft te worden geleurd.

Voor de andere in het voorgaande hoofdstuk genoemde sponsormogelijkheden, moet jaarlijks eveneens een overzicht worden opgesteld, maar moet ook duidelijk zijn welke mogelijkheden er nog zijn: “Hoeveel ruimte is er nog om een bord te plaatsen?” “Is er op de achterpagina van het clubblad nog plaats voor een advertentie?” “Is er nog een dag vrij voor een bedrijventoernooitje?” “Wat zouden we het komende jaar (de komende jaren) extra willen doen?

Als teams, activiteiten enz. bekend zijn, dan zal gekeken moeten worden naar bedrijven die daar in principe het beste bij passen. Over het algemeen zullen dit in eerste instantie bedrijven zijn uit de directe omgeving, maar niet vergeten moet worden, dat er binnen de vereniging ongetwijfeld ‘invloedrijke’ personen zijn die wellicht een eigen bedrijfje hebben, directeur zijn van een wat groter bedrijf of mogelijkheden hebben om binnen het bedrijf contacten te leggen die kunnen leiden tot sponsoring.

Uitvloeisel hiervan moet zijn, dat er een concrete lijst, in volgorde van prioriteit (haalbaarheid), ontstaat van te benaderen potentiële sponsors.

In Veenendaal zijn meerdere verenigingen actief op hoog niveau en zij zijn allemaal druk in de weer om sponsors te vinden, dan wel leden te werven voor hun businessclub. Vooral het voetbal is hierin een ‘trekker’.

Het is een idee, om contact te onderhouden met de andere Veenendaalse verenigingen en in de toekomst eens te bezien in hoeverre er kan worden samengewerkt. Door samenwerking kan aan geïnteresseerde bedrijven mogelijk een totaalpakket worden aangeboden.

Om bedrijven te benaderen zullen sponsorproposities moeten worden gemaakt. De proposities zijn standaard, maar zullen in voorkomende gevallen zoveel mogelijk worden toegeschreven naar de bedoelde bedrijven. De bedrijven krijgen in die zin de ruimte zelf ideeën aan te dragen. Op die manier sluit het uiteindelijk sponsorovereenkomst aan bij de wensen van het bedrijf en de verenging en is dit in overeenstemming met de bijdrage die door dat bedrijf wordt geleverd.


Bijlage: Mogelijke vormen van sponsoring

De vereniging heeft het gehele jaar door wedstrijden en evenementen. Het ene spectaculair, het ander amusant of gezellig. Dat kan voor sponsors belangrijk zijn in het maken van een keuze. Willen ze laten zien dat ze samen met de vereniging, een afdeling of een team voor de top gaan of vinden ze ook het recreatieve, maatschappelijke van de breedtesport of de voorbereiding tot een ‘toppertje’ het leukste om een bijdrage aan te leveren.

Sponsoring is in een aantal vormen mogelijk. In dit hoofdstuk worden de voor de vereniging relevante vormen nader uitgewerkt. Belangrijk is het om te weten dat binnen alle vormen gesproken kan worden over financiële en materiële sponsoring. Beide kunnen hetzelfde resultaat opleveren.

De vormen die achtereenvolgend aan de orde komen zijn:

De financiële invulling van de vormen van sponsoring komt aan de orde in de bijlage bij dit sponsorplan; de zogenaamde sponsorpropositie.

Het is goed gebruik dat bij de vormen van sponsoring, anders dan algemeen verenigingssponsoring, oog is voor de afdeling en/of vereniging in het algemeen. Hier wordt mee bedoeld, dat er bijvoorbeeld bij kledingsponsoring, teamsponsoring e.d. een percentage van het bedrag beschikbaar komt voor de afdeling en/of vereniging.

algemene verenigingssponsoring

Een hoofdsponsor  is meestal een bedrijf dat in ruime mate gebruik wil maken van de mogelijkheden die een vereniging biedt. Zij hoopt met het sponsoren van de verenging een groot gedeelte van haar communicatiedoelstellingen in één keer te kunnen realiseren. Vaak is een hoofdsponsor ook meteen naamsponsor van de vereniging of de naam van de sponsor wordt verbonden aan het belangrijkste team in de competitie, maar dat is geen vaststaand gegeven. Dit is veelal ook afhankelijk van de hoogte van het bedrag dat een sponsor aan de vereniging wil besteden en de geldende sponsorreglementen van de onderscheidenlijke bonden.

Het basispakket aan tegenprestaties voor een hoofdsponsor is natuurlijk zeer uitgebreid en kan een breed scala aan mogelijkheden omvatten. Daarnaast blijft het noodzakelijk om uitvoerig te overleggen over de wensen die het bedrijf heeft. Juist daaruit ontstaan de beste sponsorovereenkomsten. Zie in die zin ook hoofdstuk 4.

Het kan natuurlijk zijn dat een bedrijf alleen maar uit goodwill geld ter hoogte van het ‘hoofdsponsorschap’ ter beschikking stelt. Dit betekent niet dat het bedoelde overleg niet nodig is.

Het huidige organisatie- en ambitieniveau van de vereniging biedt een hoofdsponsor veel mogelijkheden.

diensten- en faciliteitensponsoring

Een vereniging heeft vaak moeite om voldoende mensen te mobiliseren om hand- en spandiensten te verrichten, dan wel bepaalde functies uit te oefenen. Ook is er vaak behoefte aan verschillende soorten faciliteiten waar, normaal gesproken, voor moet worden betaald. Een oplossing kan gevonden worden in het zoeken naar een bedrijf dat hierin als partner zou kunnen fungeren. Dat vraagt vooraf wel de nodige inspanningen en er moet wederzijds vertrouwen zijn. In hoofdstuk 4 wordt een aantal voorbeelden genoemd.

afdelingssponsoring

De vereniging kent een aantal afdelingen, die, zij het dat zij deel uitmaken van één organisatie, enigszins zelfstandig functioneren. Dat kan ook niet anders, gelet op de verschillende belangen en zelfs verschillende bonden (zwembond en triatlonbond).

Het komt voor dat een bedrijf, om welke reden dan ook, alleen maar geïnteresseerd is in een bepaalde afdeling van de vereniging en diepergaand zelfs voor een onderdeel van die afdeling: de jeugdopleiding bijvoorbeeld.

teamsponsoring

Een teamsponsor is altijd interessant, al is het maar omdat een team niet alleen thuis sport, maar ook frequent ‘buiten Veenendaal’ sport.

Bij teamsponsoring wordt vaak gesproken over materiële sponsoring. Het bedrijf stelt aan het desbetreffende team een kledingpakket ter beschikking, waarop de naam van dit bedrijf zichtbaar is meegenomen. Het bedrijf dekt in dat geval alleen dit pakket financieel. Toch blijft het daar meestal niet bij. Als een bedrijf zich verbonden voelt met het team zal er in de loop van het seizoen vast nog wel het een en ander, vaak in overleg met de vereniging, los komen. Zeker als er resultaten worden behaald! Natuurlijk komt het ook voor dat een bedrijf zegt: “Hier is het geld en kijk maar wat je er mee doet.” In dat geval zal er ook een kledingpakket voor worden aangeschaft, maar blijft er over het algemeen nog wel geld over voor het desbetreffende team om iets anders mee te doen.

Teamsponsoring geldt niet alleen voor het hoogste team; elk team dat aan een competitie deelneemt kan z’n eigen sponsor hebben.

Wel moet bij teamsponsoring rekening worden gehouden met de “huisstijl” van de vereniging. Hiermee wordt bedoeld: juist gebruik van het logo, lettertypes, kleuren enz.

projectsponsoring

Een vereniging heeft over het algemeen wel bepaalde wensen, die vanuit begrotingstechnisch oogpunt niet zomaar zijn te realiseren. In dat geval kan sponsoring een oplossing bieden.

evenement- c.q. activiteitsponsoring

Door het jaar heen worden, meestal onder auspiciën van één van de twee bonden, diverse soorten wedstrijden, toernooien, kampioenschappen en activiteiten georganiseerd. Enerzijds zal de vereniging die zelf organiseren, anderzijds nemen afvaardiging van de vereniging deel aan bedoelde evenementen die worden georganiseerd door andere verenigingen.

In het geval dat de vereniging zelf iets organiseert, kan evenementsponsoring in zowel financiële, als materiële zin een bijdrage leveren, maar daarnaast ook in facilitaire zin.

Bedrijven zijn over het algemeen eerder geïnteresseerd in dit soort sponsoring, omdat deze meestal kortlopend is en goed kan worden gebruikt om bepaalde communicatiedoelstellingen te bereiken: relatiemanagement, business tot business, motivering personeel.

Voor bedrijven is het leuk om de bedrijfsnaam te verbinden aan een evenement; zij kunnen daarmee ‘de boer’ op en laten zien dat zij ‘maatschappelijk ondernemen’.

Een bedrijventoernooi is een andere vorm van evenement- c.q. activiteitsponsoring, waar met name de vereniging baat bij heeft. Hoe meer bedrijven er mee doen, hoe meer geld er voor de vereniging binnenkomt.

Ook kunnen er evenementen en activiteiten worden georganiseerd, al dan niet betaald, die het voor sponsors mogelijk maakt om voor het eigen personeel, dan wel hun relaties een keer ‘mee uit’ te nemen. Gedacht moet dan worden aan bijvoorbeeld synchro-shows, waterpolodemo’s, (duik)clinics, enz.

materiaalsponsoring

Een vereniging heeft voor al zijn afdelingen regelmatig nieuwe materialen nodig en vaak wordt dan meteen gedacht aan het laten sponsoren daarvan. Toch moet men daar mee oppassen. Getracht moet worden om zoveel mogelijk reguliere aanschaf uit de regulier begroting te financieren. Alleen in die gevallen, dat er onverwachte of omvangrijke materialen aangeschaft moeten worden is het goed om af te wegen: “Kunnen we dit betalen uit de begroting of zoeken we hiervoor een sponsor.” Zie hiervoor ook 5.2.

bordsponsoring e.d.

Bordsponsoring is eigenlijk een verbijzonderde vorm van algemene verenigings- en/of afdelingssponsoring. Al het geld dat wordt betaald voor de borden, komt ten goede aan de gehele vereniging en/of een afdeling.

In de propositie voor de algemene verenigings- en teamsponsors kunnen ook één of meerdere borden worden opgenomen. Gelet op de financiële bijdrage van die sponsors zullen de borden tijdens wedstrijden op de meest in het oog springende plekken worden aangebracht. Die plekken behoeven op voorhand niet in het zwembad te zijn. Het clubhuis biedt bijvoorbeeld ook plaatsen voor het maken van reclame voor de grotere sponsors.

adverteren

Adverteren komt bij elke vereniging als eerste in de gedachten op als gesproken wordt over het binnenhalen van extra financiële middelen. Een advertentie in een verenigingsblad, daar zijn altijd wel (kleine) middenstanders voor te vinden. En dat is ook nog steeds zo.

Er kan ook op andere manieren door de bedoelde middenstanders reclame worden gemaakt. Veel advertenties e.d. verschijnen tegenwoordig op de website van een vereniging, al dan niet met een doorverwijzing naar de site van de adverteerder. Een mooie ruimte om reclame te maken, maar dan moet de website wel op een dermate manier zijn opgebouwd, dat leden en andere belangstellenden minimaal één keer in de week de site bezoeken. Als dat niet zo is, dan is het effect minimaal.

Het komt overigens ook steeds meer voor dat verenigingsbladen via e-mail worden verzonden. Ook dat biedt weer extra mogelijkheden voor een adverteerder.

De algemene verenigings- en teamsponsors krijgen automatisch een advertentie in het verenigingsblad en op de website.

Overige mogelijkheden

supporter van V.Z.C.

Bij menig vereniging in Nederland, in welke sport dan ook, is het hebben van een ‘Club van Honderd’ of ‘De vrienden van …’ een veel voorkomend fenomeen. Leden worden voornamelijk geworven onder familie, vrienden, kennissen, collegae, relaties en ga zo maar door. VZC heeft zo verenigingsbrede donateurs, maar iedere afdeling kan zo ook haar eigen invulling hieraan geven. Supporters betalen allen jaarlijks een vastgesteld bedrag van bijvoorbeeld € 50. Bij 100 leden dus zo eventjes € 5.000!

wedstrijdsponsor

Wedstrijdsponsoring kan interessant zijn voor grotere bedrijven. Wedstrijdsponsor in andere zin valt onder de evenementen- c.q. activiteitensponsoring.

ballenactie e.d.

In de meeste balsporten wordt er voor gekozen om wedstrijdbal sponsors te zoeken. Vaak wordt met name de middenstand benaderd om een bal beschikbaar te stellen. Daarnaast zijn er ook vaak leden die een bal beschikbaar stellen.

Nagedacht kan worden of er binnen het wedstrijdzwemmen een vergelijkbare actie is te houden. Dan geen bal, maar bijvoorbeeld voor alle deelnemers iets te drinken of iets dergelijks.

loterijen e.d.

Loterijen opzetten kost tijd, maar kan ook zeer lucratief zijn. Eén ding is zeker, het brengt altijd geld op! Afhankelijk van het moment en het aantal aanwezigen kan de opbrengst aardig oplopen. Dit valt en staat natuurlijk wel met het aanbod aan prijzen dat wordt geboden. Vooral toernooien lenen zich goed voor het opzetten van een loterij of bijvoorbeeld een tombola. Juist ook voor dit soort evenementen zijn middenstanders gauw geneigd prijzen beschikbaar te stellen.

Onder de noemer loterijen vallen ook geldacties waarbij een deel van het geld naar een goed doel gaat, maar ook de vereniging er financieel beter van wordt.

verkoop- en inzamelacties

Hele grote professionele verenigingen doen vrijwel altijd aan merchandising, met andere woorden het verkopen van verenigingsartikelen met het oogmerk extra financiële middelen binnen te halen. Bij verenigingen als AJAX, Manchester United en ga zo maar door worden hiermee gigantische bedragen verdiend en merchandising maakt zelfs een belangrijk onderdeel uit van de begroting. De vereniging probeert hiermee ook nog eens de naamsbekendheid te vergroten.

Gedacht kan worden aan het verkopen van bijvoorbeeld petten, sleutelhangers of welk ander ‘hebbedingetje’ dan ook, met de verenigingsnaam erop. Leden vinden dat leuk, maar als actie voor, tijdens of na een toernooi, op of rond een speciaal evenement of tijd van het jaar is dit ook interessant. De leden kunnen bijvoorbeeld proberen het een en ander aan familie, vrienden enz. te verkopen om de verenigingskas te spekken.

Naast de verkoop van nieuwe artikelen, kan hierbij ook gedacht worden aan bijvoorbeeld een rommelmarkt, al dan niet ten tijde van Koninginnedag.

Vroeger werden door heel veel verenigingen ‘oud papier’-acties gehouden. Dit bracht toentertijd, afhankelijk van de papierprijs, vaak behoorlijk geld op. Tegenwoordig komt dit bijna niet meer voor. Niet alleen door het dalen van de papierprijs, maar ook omdat het inzamelen van oud papier een vrij arbeidsintensieve bezigheid is en veel menskracht (vrijwilligers) kost.

Toch zijn er wel inzamelacties die de vereniging geld op kunnen leveren. Flessen bijvoorbeeld: 500 leden, één fles per week levert met de nieuwe statiegeldprijs bijna € 6500 op!

diverse acties van derden

Steeds meer bedrijven zien in de leden van een vereniging potentiële nieuwe klanten. Via bepaalde constructies ontvangt de vereniging op basis van bezoeken, afgesloten overeenkomsten, aanbrengen nieuwe klanten enz. een financiële tegemoetkoming, die in sommige gevallen behoorlijk hoog uit kunnen vallen. Voorbeelden hiervan zijn telefonie-, stroom- en soortelijke aanbieders, maar ook financiële instellingen zien mogelijkheden.

Onder deze noemer kunnen ook geschaard worden de zegel- of andere spaaracties die door winkelketens worden georganiseerd.

Kortom, er zijn meer dan voldoende mogelijkheden om geld binnen te halen, maar het is nu nog de vraag: “Wie stappen er in” en “Wie wil welke actie (anders dan het werven van daadwerkelijke sponsors) trekken.” En wat krijgt de sponsor daarvoor dus als tegenprestatie?

_____________________________________________________________________________________________

Hoofdmenu

Over VZC

Leden

Volg ons